Để được ghi nhận mà không phải khoe, cách hiệu quả nhất là làm cho kết quả tự hiện ra qua những kênh bình thường của công việc: cập nhật tiến độ bằng kết quả, chia sẻ bài học cho nhóm khác dùng, ghi nhận đóng góp của người khác, và chọn nhận những việc mà kết quả được nhiều người thấy. Đó là việc truyền đạt thông tin, không phải tự quảng cáo.
Nhiều người làm tốt nhưng cảm thấy vô hình: kết quả được ghi vào tên nhóm, sếp không nhắc tới khi xét lên cấp, đồng nghiệp hay nói hơn lại được chú ý nhiều hơn. Họ ngại nói về mình vì sợ bị coi là khoe khoang. Bài này phân biệt khoe với làm cho đóng góp được thấy, chỉ ra những loại việc dễ bị vô hình, và đưa ra những cách cụ thể hợp với cả người kín đáo.
Vì sao làm tốt chưa đủ để được thấy
Ở một tổ chức có nhiều người, những người ra quyết định về bạn, như sếp của sếp, hội đồng xét nhân sự, trưởng bộ phận khác, chỉ thấy một phần rất nhỏ công việc hằng ngày của bạn. Họ dựa vào những gì được kể lại, những gì nổi bật, và những gì gắn với tên một người cụ thể. Một kết quả tốt không có tên ai thường thành kết quả của nhóm, và trong trí nhớ của người ngoài, của trưởng nhóm.
Hiện tượng này không phải vì ai đó cố ý giành công. Phần lớn là vì thông tin không đi tới. Sếp trực tiếp có thể biết bạn làm tốt, nhưng khi báo cáo lên, họ tóm tắt bằng kết quả chung. Nếu bạn không để lại dấu vết cụ thể, câu chuyện về đóng góp của bạn bị mất ở mỗi lần tóm tắt.
Có những người nói nhiều về công việc của mình hơn mức đóng góp thật. Điều đó làm nhiều người kín đáo càng ngại nói, vì không muốn giống họ. Nhưng lựa chọn không chỉ có hai cực: khoe quá mức hoặc im lặng hoàn toàn. Ở giữa là truyền đạt thông tin chính xác về những gì mình đã làm, cho đúng người cần biết.
Khoe khác với làm cho đóng góp được thấy ở đâu
Hai cách có thể dùng cùng một kênh nhưng khác hẳn nhau về nội dung và tác động:
| Khía cạnh | Khoe khoang | Làm cho đóng góp được thấy |
|---|---|---|
| Trọng tâm | Bản thân mình | Kết quả và giá trị cho người khác |
| Ngôn ngữ | Tính từ: xuất sắc, vất vả, một mình gánh | Sự kiện và con số: đã làm gì, kết quả ra sao |
| Người khác | Bị bỏ qua hoặc hạ thấp | Được ghi nhận đúng phần của họ |
| Thời điểm | Bất cứ lúc nào có người nghe | Khi thông tin có ích cho người nhận |
| Tác dụng lâu dài | Người nghe dần mất tin tưởng | Người nghe biết tìm ai khi cần |
Kiểm tra đơn giản: nếu người nhận thông tin có thể dùng nó vào việc gì đó, như biết tiến độ, học một cách làm, biết tìm ai khi gặp vấn đề tương tự, thì đó là truyền đạt. Nếu thông tin chỉ để người nghe nghĩ tốt về bạn, đó gần với khoe.
Cùng một kết quả, ba cách cập nhật
Ví dụ giả định: bạn vừa phát hiện và sửa một lỗi trong quy trình xuất hoá đơn khiến nhiều hoá đơn bị sai thông tin. Ba cách báo lại cho sếp và nhóm:
| Cách viết | Nội dung | Người đọc hiểu gì |
|---|---|---|
| Im lặng | Sửa xong, không nói gì | Không ai biết từng có lỗi, cũng không biết ai đã sửa |
| Khoe | Em đã phải thức tới khuya mấy hôm để gỡ một lỗi rất nghiêm trọng mà không ai phát hiện ra | Bạn vất vả, nhưng không rõ lỗi gì, kết quả ra sao, người khác cần làm gì |
| Truyền đạt | Lỗi ở bước nhập mã số thuế làm khoảng ba mươi hoá đơn tháng này sai thông tin. Đã sửa quy trình, đã xuất lại toàn bộ, đã báo khách. Đề xuất thêm bước kiểm tra chéo ở khâu nhập | Có vấn đề gì, đã xử lý đến đâu, ai đã làm, cần làm gì để không lặp lại |
Cách thứ ba không có tính từ nào tự khen, nhưng người đọc hiểu rõ đóng góp của bạn, và quan trọng hơn, có thông tin để hành động. Đây là dạng cập nhật mà sếp có thể chuyển tiếp lên trên gần như nguyên văn, và mỗi lần chuyển tiếp, tên bạn đi theo kết quả.
Những loại việc dễ bị vô hình
Có những loại việc rất quan trọng nhưng hiếm khi được thấy khi xét lên cấp. Biết chúng giúp bạn chủ động hơn:
- Việc phòng ngừa: vấn đề được ngăn trước khi xảy ra thì không ai biết nó từng có thể xảy ra. Người phát hiện lỗi trong hợp đồng trước khi ký hiếm khi được khen bằng người xử lý khủng hoảng sau khi ký sai.
- Việc kết nối: giữ cho các bộ phận nói chuyện được với nhau, nhắc lịch, gom thông tin, đón người mới. Có người gọi đây là "việc keo dán": thiếu nó thì mọi thứ rời rạc, nhưng nó hiếm khi được tính là thành tích.
- Việc hỗ trợ người khác: giúp đồng nghiệp gỡ một vấn đề kỹ thuật, kèm người mới. Kết quả nằm trong sản phẩm của người khác.
- Việc hậu cần nội bộ: tổ chức sự kiện, ghi biên bản, sắp xếp tài liệu chung. Các nghiên cứu của nhà kinh tế học Linda Babcock và cộng sự cho thấy những việc ít giúp thăng tiến như vậy thường được giao cho, và được nhận bởi, phụ nữ nhiều hơn.
- Việc làm tốt đều đặn: mọi thứ chạy trơn tru tháng này qua tháng khác trở thành mặc định, chỉ được chú ý khi hỏng.
Không nên từ chối hết những việc này, vì chúng thật sự quan trọng với tổ chức. Nhưng nên cân bằng: nhận một phần, nói rõ khi mình đang gánh nhiều, đề xuất luân phiên, và tìm cách để kết quả của những việc này được ghi nhận.
Những cách cụ thể để đóng góp được thấy
Cập nhật tiến độ bằng kết quả. Thay vì "tuần này em làm báo cáo tồn kho", viết "báo cáo tồn kho tuần này phát hiện ba mã lệch, đã xử lý xong hai, mã còn lại chờ kho xác nhận". Một dòng như vậy vừa là cập nhật, vừa để lại dấu vết cụ thể.
Chia sẻ bài học cho nhóm khác. Viết ngắn cách bạn giải quyết một vấn đề, hoặc trình bày mười lăm phút trong buổi họp chung. Người khác có thứ để dùng, và tên bạn gắn với chuyên môn đó.
Ghi nhận người khác một cách cụ thể. Khi dự án xong, nói rõ ai đã đóng góp phần nào, kể cả phần của bạn. Người hay ghi nhận người khác được tin hơn khi nói về phần của mình.
Nhận việc có tầm nhìn. Thỉnh thoảng nhận một việc mà kết quả được nhiều người thấy: trình bày trước cấp trên, dự án liên phòng ban, đại diện nhóm làm việc với khách hàng lớn.
Giữ nhật ký thành tích. Ghi mỗi tuần vài dòng. Khi có buổi trò chuyện với sếp hay kỳ đánh giá, bạn có sẵn ví dụ cụ thể thay vì phải nhớ lại.
Ví dụ giả định: một năm làm việc được thấy
Anh Hùng, nhân vật hư cấu, là kỹ sư bảo trì ở một nhà máy. Anh giỏi, ít nói, và năm nào cũng được nhận xét "làm tốt" nhưng chưa lần nào được đề xuất lên trưởng ca. Năm nay anh thử thay đổi vài thói quen nhỏ.
Thay vì sửa xong máy rồi thôi, anh ghi một dòng vào nhóm chung: máy nào, lỗi gì, nguyên nhân, đã làm gì để không lặp lại. Sau ba tháng, trưởng xưởng bắt đầu dùng các dòng ghi đó trong buổi họp tháng. Anh viết một hướng dẫn hai trang về cách xử lý lỗi hay gặp ở một dòng máy, các ca khác dùng theo. Khi một bạn mới vào, anh nhận kèm và khi bạn đó tự xử lý được sự cố đầu tiên, anh nói với trưởng ca rằng bạn ấy tiến bộ nhanh.
Cuối năm, khi xét trưởng ca, không cần anh tự kể. Trưởng xưởng đã thấy tên anh gắn với hàng chục dòng xử lý sự cố, các ca khác nhắc tới bản hướng dẫn, và có một người mới mà anh đã kèm. Anh không nói nhiều hơn năm ngoái; anh chỉ để lại dấu vết nhiều hơn. Kết quả xét duyệt còn phụ thuộc nhiều yếu tố khác, nhưng lần này, đóng góp của anh đã nằm trên bàn.
Cho người kín đáo: những cách không cần nói nhiều
Người hướng nội hay kín đáo thường ngại nói về mình trước đám đông, nhưng làm rất tốt ở những kênh khác. Viết là một kênh mạnh: một báo cáo rõ ràng, một tài liệu hướng dẫn, một bản tóm tắt sau dự án có thể đi xa hơn và lâu hơn một lời nói trong cuộc họp. Người đọc có thể chuyển tiếp, lưu lại, nhắc tới sau này.
Trò chuyện một-một là kênh thứ hai. Thay vì nói trong cuộc họp lớn, có thể kể với sếp trong buổi trò chuyện định kỳ, hay chia sẻ với một trưởng bộ phận khác khi làm việc chung. Những cuộc trò chuyện nhỏ này thường để lại ấn tượng sâu hơn vì người nghe có thời gian hỏi lại.
Kênh thứ ba là để người khác nói thay. Khi bạn giúp một bộ phận khác giải quyết vấn đề, có thể đề nghị nhẹ nhàng: "Nếu anh chị thấy việc này có ích, nhắn giúp sếp em một câu nhé." Lời ghi nhận từ người ngoài nhóm thường có sức nặng hơn lời tự kể.
Những điều nên tránh
Kể công trong cuộc họp khi người khác đang được ghi nhận. Chen vào để nói phần của mình lúc đồng nghiệp đang được khen thường để lại ấn tượng xấu, dù phần của bạn có thật. Chọn lúc khác, kênh khác.
Gửi cập nhật cho quá nhiều người. Đưa sếp của sếp vào mọi thư điện tử nhỏ khiến người đọc thấy phiền và sếp trực tiếp thấy bị vượt mặt. Gửi đúng người cần biết; sếp trực tiếp sẽ chuyển lên khi phù hợp.
Phóng đại. Làm tròn con số lên, nhận phần việc của nhóm thành của mình, hay mô tả một sự cố nhỏ như khủng hoảng lớn. Phóng đại một lần bị phát hiện có thể làm mất uy tín của mọi lần cập nhật sau.
Biến mọi việc thành chuyện cần được khen. Không phải việc gì cũng cần báo lại. Việc thường ngày làm đúng thì cứ làm; chỉ nên cập nhật khi có kết quả, có vấn đề, có bài học, hoặc có điều người khác cần biết để làm việc của họ. Cập nhật quá dày khiến người đọc bỏ qua cả những dòng quan trọng.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để sếp biết đóng góp của mình mà không có vẻ kể công?
Gắn thông tin với công việc: cập nhật tiến độ có kết quả cụ thể, nêu bài học rút ra, đề xuất bước tiếp theo. Khi thông tin có ích cho sếp, nó không bị coi là kể công.
Bị đồng nghiệp nhận công việc của mình thì sao?
Trước hết, làm cho đóng góp của mình có dấu vết, như thư điện tử, tài liệu, cập nhật trong nhóm. Nếu xảy ra lặp lại, trao đổi riêng với đồng nghiệp đó một cách bình tĩnh, và nếu cần, nói với sếp bằng sự kiện cụ thể.
Có nên đăng thành tích công việc lên mạng xã hội không?
Cần cẩn thận với thông tin nội bộ của công ty. Chia sẻ bài học chuyên môn chung chung, không lộ số liệu hay khách hàng, thì có thể giúp bạn được biết đến trong ngành. Đăng chi tiết dự án của công ty thì nên hỏi trước.
Nhận nhiều việc keo dán có hại cho sự nghiệp không?
Nếu chiếm phần lớn thời gian mà không được ghi nhận, có thể làm chậm thăng tiến. Nên nói rõ với sếp những việc này tốn bao nhiêu thời gian, đề xuất luân phiên, và đưa chúng vào bản tự đánh giá như một đóng góp có giá trị.
Người hướng nội có bị thiệt thòi khi xét lên cấp không?
Ở môi trường đề cao nói nhiều trong họp, có thể thiệt hơn. Nhưng nhiều tổ chức đánh giá dựa trên kết quả và hành vi có bằng chứng. Người hướng nội làm tốt kênh viết, kênh một-một và có nhật ký thành tích thường không thua kém.