Một bản tự đánh giá cuối năm tốt nêu được ba thứ: những kết quả quan trọng nhất so với mục tiêu đã đặt, có bằng chứng cụ thể; cách bạn đạt được chúng thể hiện qua hành vi; và những gì chưa đạt kèm lý do và hướng xử lý. Nó ngắn, đọc nhanh được, và dùng ngôn ngữ của khung đánh giá công ty.
Nhiều người coi bản tự đánh giá là thủ tục, viết vội trong một buổi tối trước hạn. Thật ra đây là một trong số ít chỗ bạn được tự kể về năm làm việc của mình bằng văn bản, và văn bản đó có thể được đọc bởi những người không làm việc trực tiếp với bạn: sếp của sếp, hội đồng xét nhân sự, bộ phận nhân sự. Bài này đi qua cách chuẩn bị, cấu trúc, cách viết từng phần, và những lỗi làm bản tự đánh giá mất tác dụng.
Bản tự đánh giá được dùng vào việc gì
Ở nhiều công ty, bản tự đánh giá là đầu vào cho buổi họp đánh giá với sếp trực tiếp. Sếp đọc trước, so với ghi nhận của mình, rồi dùng nó làm khung cho cuộc trò chuyện. Nếu bạn nêu được một kết quả mà sếp quên, sếp có cơ hội bổ sung vào đánh giá cuối cùng.
Ở những công ty có vòng hiệu chỉnh, nơi các quản lý ngồi với nhau để so và cân các đánh giá trong cùng cấp, sếp bạn phải bảo vệ đánh giá của bạn trước những người không biết bạn. Bản tự đánh giá tốt cung cấp cho sếp những câu cụ thể để nói. Bản tự đánh giá chung chung khiến sếp phải tự nhớ, và trong buổi họp nhiều người, trí nhớ thường không đủ.
Ngoài ra, bản tự đánh giá thường được lưu trong hồ sơ nhân sự. Vài năm sau, khi có người mới xem xét bạn cho một vị trí, đây là một trong những văn bản họ có thể đọc. Viết cẩn thận là đầu tư cho cả những lần xét sau.
Chuẩn bị nguyên liệu trước khi viết
Phần lớn bản tự đánh giá yếu không phải vì viết kém mà vì thiếu nguyên liệu. Trước khi viết, gom những thứ sau:
- Mục tiêu đã đặt đầu năm và các thay đổi trong năm nếu có. Đánh giá được đọc so với mục tiêu, nên phải bắt đầu từ đó.
- Nhật ký thành tích nếu bạn có thói quen ghi hằng tuần. Nếu không, lướt lại lịch, thư điện tử đã gửi, báo cáo, biên bản họp để dựng lại danh sách việc.
- Số liệu kết quả: doanh số, thời gian xử lý, số lỗi, mức hài lòng của khách hàng, tiết kiệm chi phí. Lấy số gốc, ghi rõ nguồn.
- Lời ghi nhận từ người khác: thư cảm ơn của khách hàng, lời khen của bộ phận khác, nhận xét của sếp trong năm.
- Khung năng lực hoặc bộ giá trị của công ty, để biết phần "cách làm" sẽ được đo theo những tiêu chí nào.
Nếu năm nay bạn chưa có nhật ký thành tích, đây là lúc nhận ra giá trị của nó. Dựng lại một năm từ trí nhớ tốn nhiều giờ và vẫn bỏ sót. Mười phút ghi mỗi tuần trong năm tới sẽ làm lần viết sau nhẹ hơn nhiều.
Cấu trúc một bản tự đánh giá
Nếu công ty có mẫu sẵn, theo đúng mẫu. Nếu mẫu chỉ có ô trống, cấu trúc sau giúp người đọc nắm nhanh:
| Phần | Nội dung | Độ dài gợi ý | Câu ví dụ (giả định) |
|---|---|---|---|
| Tóm tắt | Hai ba câu về năm của bạn | 50–80 chữ | Năm nay tập trung vào rút ngắn thời gian chốt sổ và chuẩn hoá quy trình đối chiếu công nợ với ba chi nhánh. |
| Kết quả chính | Ba đến năm kết quả quan trọng nhất so với mục tiêu | Mỗi kết quả 40–80 chữ | Rút thời gian chốt sổ tháng từ bảy ngày xuống bốn ngày, nhờ lập bảng đối chiếu tự động với kho. |
| Cách làm | Hành vi theo khung năng lực, có ví dụ | 2–3 ví dụ ngắn | Phát hiện sai lệch số liệu kho từ tháng ba, báo sớm và đề xuất cách đối chiếu mới. |
| Chưa đạt | Mục tiêu chưa xong, lý do, hướng xử lý | 1–2 mục | Chưa hoàn thành đào tạo cho nhân viên chi nhánh mới do lịch khai trương lùi; dự kiến làm trong quý một. |
| Năm tới | Mong muốn phát triển, việc muốn nhận | 50–80 chữ | Muốn được tham gia dự án triển khai phần mềm kế toán mới và học thêm về phân tích chi phí. |
Toàn bộ bản tự đánh giá nên đọc được trong năm đến mười phút. Người đọc thường phải đọc nhiều bản cùng lúc; bản dài, lan man sẽ bị đọc lướt, và phần quan trọng nhất có thể bị bỏ qua.
Viết phần kết quả: cụ thể, có số, gắn với mục tiêu
Bắt đầu bằng kết quả, không bằng công việc. Thay vì "phụ trách đối chiếu công nợ ba chi nhánh", viết "giảm số khoản công nợ lệch cuối tháng từ hàng chục xuống vài khoản sau khi chuẩn hoá cách đối chiếu". Công việc là thứ bạn được giao; kết quả là thứ bạn tạo ra.
Có con số khi có thể, có hệ quả khi không có số. Không phải việc nào cũng đo bằng số. Khi không có số, nêu hệ quả: "quy trình mới được hai chi nhánh khác áp dụng", "khách hàng lớn gia hạn hợp đồng sau sự cố được xử lý".
Nói rõ phần của mình trong việc của nhóm. Phần lớn kết quả là của nhóm. Ghi rõ vai trò của bạn: "đề xuất và dựng bảng đối chiếu, phối hợp với kho để chạy thử" rõ hơn "nhóm đã rút ngắn thời gian chốt sổ". Ghi nhận đóng góp của người khác cũng là điểm cộng, không làm giảm phần của bạn.
Chọn lọc. Ba đến năm kết quả mạnh tốt hơn mười lăm việc liệt kê. Danh sách dài làm loãng những gì quan trọng nhất.
Viết phần chưa đạt mà không tự hạ mình
Phần chưa đạt là phần nhiều người né hoặc viết qua loa. Nhưng sếp thường biết rõ những gì chưa xong; né đi làm bản tự đánh giá kém tin cậy. Viết thẳng, ngắn, theo ba ý: điều gì chưa đạt, vì sao, và bạn sẽ xử lý thế nào.
Phần "vì sao" cần cân bằng. Có những nguyên nhân ngoài tầm tay, như dự án bị lùi, ngân sách bị cắt, ưu tiên thay đổi; nêu ra là hợp lý. Nhưng nếu có phần do mình, như ước lượng sai thời gian hay chưa báo sớm, nhận phần đó một cách bình tĩnh sẽ tạo được sự tin cậy. Người đọc tin bản tự đánh giá có cả điểm yếu hơn bản toàn điểm mạnh.
Tránh hai cực. Cực thứ nhất là tự hạ quá mức, viết như đang xin lỗi, liệt kê mọi thiếu sót nhỏ. Cực thứ hai là biến mọi điều chưa đạt thành lỗi của người khác. Cả hai đều làm người đọc khó đánh giá đúng. Câu mẫu giả định: "Chưa hoàn thành mục tiêu đào tạo chi nhánh mới do lịch khai trương lùi hai tháng. Phần của em là chưa chủ động đề xuất đào tạo trực tuyến sớm hơn; quý một sẽ làm theo hình thức đó."
Ví dụ giả định: một đoạn viết yếu và cách sửa
Đoạn viết yếu: "Trong năm, em đã luôn nỗ lực hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, phối hợp tốt với các phòng ban, có tinh thần trách nhiệm cao và luôn học hỏi để nâng cao chuyên môn." Đoạn này đúng với gần như mọi nhân viên, nên không giúp người đọc phân biệt được gì. Sau khi đọc, sếp của sếp vẫn không biết người viết đã làm được điều gì cụ thể.
Đoạn sửa lại: "Kết quả lớn nhất của em năm nay là rút thời gian chốt sổ tháng từ bảy ngày xuống bốn ngày (số liệu từ tháng sáu đến tháng mười hai). Em đề xuất và dựng bảng đối chiếu tự động với kho, chạy thử ở hai chi nhánh rồi áp dụng chung. Việc này cần phối hợp nhiều với bộ phận kho; anh trưởng kho đã góp nhiều ý cho cách đối chiếu." Các con số là ví dụ giả định, nhưng cấu trúc thì dùng được: kết quả, bằng chứng, vai trò của mình, ghi nhận người khác.
Khác biệt không nằm ở văn hay mà ở thông tin. Đoạn sửa ngắn hơn đoạn yếu bao nhiêu thì cụ thể hơn bấy nhiêu. Khi viết xong, đọc lại từng câu và hỏi: câu này có đúng với bất kỳ ai trong phòng không? Nếu có, câu đó cần ví dụ hoặc nên bỏ.
Những lỗi làm bản tự đánh giá mất tác dụng
Viết chung chung. "Luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ", "tinh thần trách nhiệm cao" là những câu ai cũng viết được và không ai nhớ. Mỗi nhận định cần một ví dụ.
Chấm điểm mình quá cao hoặc quá thấp so với thực tế. Các nghiên cứu về đánh giá hiệu suất cho thấy tự đánh giá thường cao hơn đánh giá của cấp trên, và hai bên chỉ khớp ở mức vừa phải. Biết điều đó, nên để bằng chứng nói thay cho mức điểm.
Chỉ kể những tháng gần đây. Trí nhớ thiên về sự kiện gần. Nhật ký thành tích giúp kể đủ cả năm, kể cả những kết quả quan trọng từ quý một.
Dùng bản tự đánh giá để đòi lên cấp hoặc tăng lương. Có thể nêu mong muốn phát triển ở phần cuối, nhưng đàm phán lương hay chức danh nên là cuộc trò chuyện riêng với sếp, có chuẩn bị riêng. Đặt nó vào bản tự đánh giá thường làm người đọc phòng thủ.
Sau khi nộp: chuẩn bị cho buổi họp đánh giá
Bản tự đánh giá là nửa đầu của câu chuyện; nửa sau là buổi họp với sếp. Trước buổi họp, đọc lại bản của mình và chọn ra hai ba điều bạn muốn chắc chắn được nói tới: một kết quả quan trọng nhất, một điểm bạn muốn được góp ý, và mong muốn phát triển cho năm tới. Ghi ngắn ra giấy để không quên khi cuộc trò chuyện rẽ hướng.
Chuẩn bị luôn tâm thế cho khả năng sếp nhìn khác bạn. Có thể sếp đánh giá cao một việc bạn coi là nhỏ, và xem nhẹ việc bạn tự hào nhất. Đó là thông tin quý về cách tổ chức nhìn công việc của bạn. Hỏi lại vì sao, thay vì cố thuyết phục ngay trong buổi họp.
Cuối buổi họp, nếu được, thống nhất bằng văn bản hai ba mục tiêu cho năm tới và cách đo. Đây sẽ là điểm xuất phát cho bản tự đánh giá năm sau, và giúp tránh tình huống cuối năm hai bên nhớ mục tiêu khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tự chấm điểm cao nhất nếu thấy mình xứng đáng?
Có thể, nếu bằng chứng đủ mạnh và bạn sẵn sàng giải thích. Nhưng ở nhiều công ty, mức cao nhất được dành cho số ít người vượt kỳ vọng rõ rệt. Chấm cao mà thiếu bằng chứng dễ khiến sếp đọc phần còn lại với con mắt nghi ngờ.
Nếu mục tiêu đầu năm đã thay đổi giữa chừng thì viết thế nào?
Nêu rõ mục tiêu ban đầu, thời điểm và lý do thay đổi, rồi đánh giá theo mục tiêu mới. Nếu thay đổi chỉ được thoả thuận miệng, đây là dịp ghi lại bằng văn bản để người đọc hiểu đúng bối cảnh.
Có nên nhắc đến lời khen của khách hàng hay bộ phận khác?
Có, ngắn gọn, kèm bối cảnh. Lời ghi nhận từ người ngoài nhóm là bằng chứng có sức nặng, vì nó cho thấy đóng góp của bạn được thấy rộng hơn phạm vi sếp trực tiếp.
Viết bằng ngôi thứ nhất hay giọng khách quan?
Dùng ngôi thứ nhất theo cách xưng hô thông thường ở công ty bạn, như "em" khi viết cho sếp, hoặc câu không chủ ngữ theo kiểu báo cáo. Quan trọng là nhất quán, rõ ai làm gì, không dùng giọng quá khiêm tốn hay quá tự tin.
Có nên nhờ đồng nghiệp đọc trước không?
Nhờ một đồng nghiệp tin cậy đọc giúp là ý hay, nhất là người hiểu công việc của bạn. Họ thường nhắc lại một kết quả bạn quên hoặc chỉ ra chỗ viết quá chung. Tránh nhờ người đang cùng được xét lên cấp với bạn.