Kỹ năng mềm chỉ thuyết phục khi được chứng minh bằng hành vi cụ thể và hệ quả của hành vi đó, không phải bằng tính từ. “Giao tiếp tốt” không nói gì; “thuyết phục được ba trưởng phòng đồng ý dùng chung một mẫu báo cáo sau hai năm mỗi phòng một kiểu” cho người đọc thấy bạn giao tiếp tốt ở đâu, với ai, ra kết quả gì.
Người đã đi làm nhiều năm thường có rất nhiều ví dụ như vậy nhưng không ghi lại, nên khi viết hồ sơ lại quay về các tính từ quen thuộc. Bài này đề xuất một cách làm: xây một kho ví dụ cho năm sáu kỹ năng mềm quan trọng nhất với nghề của bạn, viết mỗi ví dụ theo khung ngắn, rồi rút ra dùng trong CV, hồ sơ trực tuyến, tự đánh giá cuối năm. Cách trả lời câu hỏi hành vi trong buổi phỏng vấn là chuyện khác; ở đây chỉ bàn phần hồ sơ viết.
Vì sao tính từ không còn tác dụng
Thử hình dung người tuyển dụng đọc năm mươi CV cho một vị trí trưởng nhóm. Bốn mươi lăm CV có mục kỹ năng ghi “giao tiếp tốt, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, chịu được áp lực”. Những từ đó không giúp họ phân biệt ai với ai, nên mắt họ tự động lướt qua. Nhiều người tuyển dụng nói thẳng rằng họ bỏ qua hoàn toàn mục kỹ năng mềm dạng liệt kê.
Vấn đề không nằm ở chỗ kỹ năng mềm không quan trọng. Ngược lại, ở cấp càng cao, kỹ năng làm việc với người khác càng quyết định. Vấn đề là kỹ năng mềm không tự hiện ra trên giấy. Một kỹ năng cứng như kế toán thuế có chứng chỉ, có số năm, có loại doanh nghiệp đã làm; kỹ năng thuyết phục thì không có thứ gì tương tự, trừ những câu chuyện cụ thể.
Ngoài ra, chữ “mềm” dễ gây hiểu lầm rằng đây là năng khiếu bẩm sinh, có hoặc không. Thực tế, những kỹ năng như điều phối, đàm phán, nhận và đưa phản hồi đều thể hiện qua hành vi quan sát được và rèn được. Viết hồ sơ theo hành vi giúp người đọc thấy điều đó, và giúp chính bạn thấy mình đã tiến bộ ở đâu.
Từ tính từ đến hành vi: một bảng chuyển đổi
Mỗi kỹ năng mềm phổ biến có thể dịch thành những hành vi cụ thể. Bảng dưới gợi ý câu hỏi để tìm ví dụ trong trí nhớ của bạn, kèm một dòng viết lại giả định:
| Kỹ năng hay ghi | Câu hỏi để tìm ví dụ | Dòng viết lại (giả định) |
|---|---|---|
| Giao tiếp tốt | Lần nào bạn làm cho người không cùng chuyên môn hiểu và đồng ý một việc khó? | Trình bày rủi ro thuế cho ban giám đốc không chuyên tài chính, được duyệt ngân sách thuê tư vấn |
| Làm việc nhóm | Lần nào bạn gánh phần việc không phải của mình để cả nhóm kịp hạn, hoặc gỡ một mâu thuẫn trong nhóm? | Nhận thêm phần kiểm thử khi nhóm thiếu người, giữ ngày phát hành đúng hạn |
| Giải quyết vấn đề | Vấn đề nào bạn tìm ra nguyên nhân gốc mà người khác bỏ sót? | Lần ra lỗi đồng bộ dữ liệu giữa hai chi nhánh gây chênh tồn kho kéo dài ba tháng |
| Thuyết phục | Lần nào bạn đổi được ý kiến của một người có quyền hơn mình? | Thuyết phục trưởng phòng giữ một khách hàng nhỏ có tiềm năng, khách tăng đơn gấp ba sau một năm |
| Chịu áp lực | Tình huống căng nhất bạn từng giữ được bình tĩnh và kết quả ra sao? | Điều phối xử lý sự cố mất điện kho lạnh trong đêm, không hỏng lô hàng nào |
| Thích ứng | Lần nào bạn phải học một thứ mới rất nhanh vì hoàn cảnh bắt buộc? | Tiếp quản mảng khách hàng nước ngoài sau khi đồng nghiệp nghỉ đột ngột, giữ toàn bộ hợp đồng |
Dòng viết lại không cần chữ “giao tiếp”, “thuyết phục” nào. Người đọc tự suy ra kỹ năng từ hành vi. Đó chính là điều làm nó đáng tin hơn.
Xây kho ví dụ trong một tuần
Kho ví dụ là một tệp riêng, mỗi kỹ năng một mục, mỗi mục ba đến năm ví dụ. Nó khác nhật ký thành tích ở chỗ được sắp theo kỹ năng chứ không theo thời gian. Cách dựng lần đầu:
- Chọn năm sáu kỹ năng mềm quan trọng nhất với vị trí hiện tại và vị trí bạn nhắm tới. Đọc vài tin tuyển dụng cùng cấp để biết người ta hay đòi kỹ năng nào.
- Mỗi tối trong tuần, dành hai mươi phút cho một kỹ năng. Đặt câu hỏi gợi nhớ như ở bảng trên, ghi mọi ví dụ nghĩ ra, chưa cần chọn lọc.
- Lướt nhật ký thành tích, email đã gửi, báo cáo dự án để tìm thêm ví dụ bạn đã quên.
- Với mỗi ví dụ, viết ba dòng: tình huống, hành động của bạn, kết quả. Mỗi dòng một câu.
- Đánh dấu ví dụ nào có kết quả đo được hoặc có người xác nhận (email cảm ơn, nhận xét trong đánh giá). Đây là những ví dụ mạnh nhất.
- Cuối tuần, chọn ra một hai ví dụ mạnh nhất cho mỗi kỹ năng. Những ví dụ này là nguồn để viết dòng thành tích trong CV.
Sau lần dựng đầu, kho ví dụ được bổ sung cùng nhịp với nhật ký thành tích. Mỗi khi ghi một dòng nhật ký có yếu tố làm việc với người khác, tự hỏi nó thuộc kỹ năng nào và chép thêm vào mục tương ứng.
Đưa ví dụ vào từng loại hồ sơ
Trong CV. Không cần mục kỹ năng mềm riêng. Lồng ví dụ vào các dòng thành tích của từng vị trí. Một dòng thành tích tốt thường chứa cả kỹ năng cứng lẫn kỹ năng mềm: “dẫn nhóm ba phòng ban triển khai phần mềm kế toán mới, đưa vào vận hành sớm hai tuần”. Người đọc thấy cả năng lực chuyên môn lẫn năng lực điều phối.
Trong phần tóm tắt. Có thể nêu một kỹ năng mềm nổi bật nhất nếu nó là điểm khác biệt, nhưng gắn với bối cảnh: “quen làm cầu nối giữa đội kỹ thuật và khách hàng doanh nghiệp”. Câu đó cụ thể hơn nhiều so với “kỹ năng giao tiếp tốt”.
Trong hồ sơ trực tuyến. Mục giới thiệu cho phép kể dài hơn CV. Chọn một ví dụ tiêu biểu, kể trong ba bốn câu. Phần xác nhận kỹ năng do người khác bấm có giá trị thấp; lời nhận xét viết tay từ sếp cũ hay đồng nghiệp có giá trị cao hơn nhiều.
Trong bản tự đánh giá cuối năm. Nhiều khung đánh giá có tiêu chí về hành vi như hợp tác, chủ động, phát triển người khác. Lấy ví dụ trong kho, gắn đúng tiêu chí, kèm ngày tháng. Người quản lý sẽ dễ đồng ý hơn khi có ví dụ cụ thể.
Giữ ví dụ trung thực và nhất quán
Kho ví dụ được dùng nhiều lần, qua nhiều năm, cho nhiều người đọc khác nhau. Một ví dụ bị thổi phồng trong CV năm nay có thể mâu thuẫn với chính nó trong hồ sơ năm sau, hoặc với lời kể của người tham chiếu. Ngành càng nhỏ, khả năng người tuyển dụng quen ai đó từng làm cùng bạn càng cao.
Một số nguyên tắc giúp giữ sự nhất quán. Ghi đúng vai trò: “cùng với” khi là việc chung, “dẫn dắt” khi bạn thật sự dẫn. Giữ một phiên bản con số duy nhất cho mỗi kết quả, ghi rõ nguồn trong kho ví dụ để lần sau dùng đúng con số đó. Không gán kết quả của cả dự án cho kỹ năng của riêng mình; nói rõ phần đóng góp.
Cũng nên tránh những ví dụ phải kể xấu người khác mới nổi bật được mình, như “gỡ được mớ hỗn độn do quản lý cũ để lại”. Người đọc thường để ý câu đó nhiều hơn để ý kết quả, và tự hỏi bạn sẽ nói gì về họ sau này. Viết lại thành mô tả trung tính về tình trạng ban đầu, rồi tập trung vào việc bạn làm.
Để người khác nói thay bạn
Một ví dụ do chính bạn kể, dù cụ thể đến đâu, vẫn là lời tự nhận. Kỹ năng mềm thuyết phục nhất khi có người khác xác nhận. Người đi làm lâu năm có nhiều nguồn xác nhận hơn họ nghĩ, chỉ là chưa gom lại.
Nguồn thứ nhất là nhận xét trong các kỳ đánh giá hiệu suất. Nhiều công ty lưu nhận xét bằng văn bản của quản lý; đọc lại các bản cũ, chép những câu nhận xét cụ thể về cách bạn làm việc với người khác vào kho ví dụ, ghi rõ năm. Nguồn thứ hai là email cảm ơn từ đồng nghiệp phòng khác, từ khách hàng, từ đối tác. Một câu cảm ơn cụ thể như “nhờ anh giải thích lại quy trình mà bên em không phải làm lại hồ sơ” là bằng chứng giao tiếp tốt hơn mọi tính từ. Nguồn thứ ba là nhận xét công khai trên hồ sơ trực tuyến do sếp cũ hay đồng nghiệp viết.
Khi xin người khác viết nhận xét, hãy làm cho việc đó dễ với họ: nhắc lại một hai dự án cụ thể hai bên từng làm cùng, gợi ý kỹ năng bạn mong họ nhắc tới, nhưng để họ tự viết bằng lời của mình. Một nhận xét chân thật, ngắn, có chi tiết luôn có giá trị hơn một đoạn dài toàn lời khen chung chung.
Cuối cùng là người tham chiếu. Khi đã chọn ai làm người tham chiếu, chia sẻ trước với họ những ví dụ bạn đã đưa vào hồ sơ để họ nhớ lại, nhờ vậy khi nhà tuyển dụng gọi, lời kể của họ khớp với hồ sơ của bạn.
Kỹ năng mềm nào được đánh giá cao ở từng chặng sự nghiệp
Ở vài năm đầu đi làm, kỹ năng mềm được nhìn nhiều nhất là độ tin cậy: làm đúng hạn, báo sớm khi có vấn đề, hỏi khi không rõ. Ví dụ phù hợp thường nhỏ nhưng đều.
Ở giai đoạn chuyên viên chính và trưởng nhóm, trọng tâm chuyển sang điều phối và ảnh hưởng không cần quyền: kéo các phòng ban cùng làm, thuyết phục người cùng cấp hoặc cấp trên. Ví dụ cần có nhiều bên tham gia và một kết quả chung.
Ở cấp quản lý, kỹ năng mềm gắn với con người và quyết định: đưa phản hồi khó, phát triển cấp dưới, dẫn đội qua thay đổi, đàm phán với đối tác. Ví dụ cần thể hiện bạn chịu trách nhiệm cho kết quả của người khác.
Vì vậy khi chuẩn bị hồ sơ cho bước tiếp theo, hãy chọn ví dụ cho kỹ năng của chặng bạn muốn lên, không chỉ của chặng hiện tại. Một ứng viên trưởng nhóm có nhiều ví dụ về điều phối và phát triển người khác sẽ thuyết phục hơn ứng viên chỉ có ví dụ về làm việc chăm chỉ, dù cả hai đều đúng sự thật.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bỏ hẳn mục kỹ năng mềm khỏi CV không?
Với người nhiều năm kinh nghiệm, nhiều người chọn bỏ mục liệt kê kỹ năng mềm và lồng ví dụ vào thành tích. Nếu biểu mẫu của công ty bắt buộc có mục này, chỉ ghi ba bốn kỹ năng kèm một cụm từ bối cảnh ngắn thay vì tính từ trơn.
Làm sao chứng minh kỹ năng mềm khi công việc không có số đo?
Dùng hệ quả quan sát được: quyết định được duyệt, quy trình được phòng khác áp dụng, khách hàng tiếp tục hợp tác, mâu thuẫn không lặp lại. Lời xác nhận của người khác như email cảm ơn hay nhận xét trong đánh giá cũng là bằng chứng tốt.
Kết quả bài trắc nghiệm tính cách có dùng để chứng minh kỹ năng mềm được không?
Không nên. Trắc nghiệm tính cách mô tả xu hướng, không chứng minh năng lực đã thể hiện trong công việc. Người tuyển dụng quan tâm bạn đã làm gì hơn là bạn thuộc nhóm tính cách nào. Giữ kết quả đó cho việc hiểu bản thân.
Ví dụ từ hoạt động ngoài công việc có dùng được không?
Dùng được nếu nó thể hiện rõ kỹ năng và bạn chưa có ví dụ tương đương ở chỗ làm, như điều phối một nhóm tình nguyện hay ban điều hành một câu lạc bộ nghề. Với người đi làm lâu năm, ví dụ từ công việc vẫn nên chiếm phần lớn.
Bao nhiêu ví dụ cho một kỹ năng là đủ?
Kho ví dụ nên có ba đến năm ví dụ cho mỗi kỹ năng để có lựa chọn theo từng vị trí. Trong một bản CV, mỗi kỹ năng chỉ cần một ví dụ mạnh lồng vào thành tích. Nhiều hơn làm CV dài mà không thêm sức thuyết phục.