Kế hoạch học 12 tháng hiệu quả bắt đầu từ một bước tiến cụ thể trong nghề mà bạn muốn đạt được sau một hai năm, rồi lùi về hai ba kỹ năng còn thiếu để đạt bước tiến đó, chia mỗi kỹ năng thành việc theo quý, và đo tiến bộ bằng những việc làm được chứ không bằng số khoá đã học. Kế hoạch như vậy thường chỉ vừa một trang giấy.
Nhiều người đi làm học rất chăm nhưng không thấy mình tiến: tháng này học phân tích dữ liệu vì đọc được bài viết hay, tháng sau học kỹ năng thuyết trình vì sếp nhắc, tháng sau nữa đăng ký một khoá quản lý vì bạn bè rủ. Mỗi thứ đều hữu ích, nhưng không cộng dồn thành một bước tiến nào. Bài này đưa ra cách lập kế hoạch có hướng, một mẫu ví dụ, và cách giữ kế hoạch sống qua những tháng công việc căng.
Bắt đầu từ bước tiến, không từ khoá học
Câu hỏi đầu tiên của kế hoạch không phải “năm nay học gì” mà “sau một đến hai năm, mình muốn đang làm gì mà bây giờ chưa làm được”. Câu trả lời phải cụ thể: lên trưởng nhóm; nhận phụ trách mảng khách hàng doanh nghiệp; chuyển sang công ty đa quốc gia ở cùng vị trí; được giao dẫn dự án triển khai hệ thống. Bước tiến mơ hồ như “giỏi hơn”, “phát triển bản thân” không cho ra kế hoạch dùng được.
Nếu chưa chắc chọn bước tiến nào, có ba nguồn để hỏi. Một là quản lý trực tiếp: hỏi thẳng họ thấy bạn có thể đảm nhận gì trong hai năm tới và còn thiếu gì. Hai là người đang ở vị trí bạn nhắm tới: hỏi họ một ngày làm việc gồm những gì, kỹ năng nào họ dùng nhiều nhất. Ba là tin tuyển dụng cho vị trí đó ở vài công ty: những yêu cầu lặp lại nhiều lần là những thứ thị trường thật sự cần.
Chọn một bước tiến chính cho 12 tháng. Có thể có một bước tiến phụ, nhưng hơn hai là quá nhiều đối với người đi làm toàn thời gian.
Lùi từ bước tiến về kỹ năng cần học
Khi đã có bước tiến, lùi về kỹ năng theo các bước sau. Phần này tốn một buổi tối nhưng quyết định chất lượng cả năm học:
- Viết ra năm đến bảy việc chính mà người ở vị trí đó phải làm, dựa trên những gì đã hỏi và đọc.
- Với mỗi việc, tự chấm mình theo ba mức: đã làm được tốt; làm được nhưng chưa vững; chưa làm được.
- Gạch bỏ những việc đã làm được tốt. Những việc còn lại là khoảng cách.
- Trong số khoảng cách, chọn hai đến ba thứ quan trọng nhất: thứ mà nếu không có, bạn chắc chắn không được giao vị trí đó.
- Với mỗi thứ đã chọn, viết ra bằng chứng cho thấy bạn đã có nó: một việc cụ thể bạn sẽ làm được vào cuối năm. Ví dụ “tự xây được mô hình dự báo doanh số cho một dòng sản phẩm và trình bày cho trưởng phòng”.
- Chỉ đến lúc này mới chọn cách học: khoá học, sách, dự án, người kèm, luân chuyển công việc.
Thứ tự này ngược với thói quen của nhiều người, vốn bắt đầu từ khoá học. Bắt đầu từ việc cần làm được giúp bạn chọn đúng thứ, và thường phát hiện rằng con đường nhanh nhất không phải khoá học mà là xin được làm một phần việc thật.
Ví dụ một kế hoạch 12 tháng
Ví dụ giả định: một chuyên viên phân tích kinh doanh ba năm kinh nghiệm muốn lên trưởng nhóm phân tích trong khoảng hai năm. Khoảng cách chính được xác định là dẫn dắt người khác, trình bày cho cấp quản lý, và kỹ năng xử lý dữ liệu nâng cao.
| Quý | Trọng tâm | Việc học | Bằng chứng cuối quý |
|---|---|---|---|
| Quý 1 | Xử lý dữ liệu nâng cao | Khoá trực tuyến buổi tối, áp dụng vào báo cáo hằng tháng | Tự động hoá được báo cáo tháng, rút thời gian làm từ hai ngày xuống nửa ngày |
| Quý 2 | Trình bày cho cấp quản lý | Xin trình bày phần phân tích trong họp tháng, nhờ quản lý nhận xét sau mỗi lần | Trình bày ba lần, có nhận xét bằng lời và một thay đổi được áp dụng |
| Quý 3 | Dẫn dắt người khác | Xin kèm một nhân viên mới; đọc một cuốn sách về quản lý người mới | Người được kèm tự làm được báo cáo cơ bản sau sáu tuần |
| Quý 4 | Ghép ba kỹ năng | Xin dẫn một dự án phân tích nhỏ có hai người tham gia | Hoàn thành dự án, trình bày kết quả, cập nhật vào hồ sơ |
Để ý cột “việc học”: chỉ có một khoá học chính thức. Phần lớn việc học diễn ra trong công việc, có người nhận xét. Đây là cách học hiệu quả với người đi làm, vì kỹ năng được dùng ngay và để lại bằng chứng có thể cho người khác thấy.
Giữ kế hoạch sống qua cả năm
Viết trên một trang. Kế hoạch dài mười trang sẽ không ai đọc lại, kể cả bạn. Một trang với bước tiến, hai ba kỹ năng, bốn quý và bằng chứng là đủ.
Chia sẻ với quản lý. Khi quản lý biết kế hoạch, họ có thể giao việc phù hợp, như cho bạn trình bày, cho kèm người mới. Nhiều công ty có buổi trao đổi về phát triển cá nhân; đây là dịp tốt để đưa kế hoạch ra.
Rà soát cuối mỗi quý. Ba mươi phút cuối quý: đạt bằng chứng chưa, vì sao, quý tới điều chỉnh gì. Cùng lúc tổng kết nhật ký thành tích là tiện nhất.
Chấp nhận quý bị trượt. Công việc có những quý rất căng. Khi một quý trượt, đừng cố dồn gấp đôi quý sau; đẩy lùi toàn bộ kế hoạch một quý là đủ.
Đổi kế hoạch khi bước tiến đổi. Nếu giữa năm bạn nhận ra bước tiến đã chọn không còn phù hợp, ví dụ công ty tái cơ cấu, hãy làm lại từ đầu với bước tiến mới. Kế hoạch phục vụ bạn, không phải ngược lại.
Học trong công việc: những nguồn ít tốn tiền nhất
Với người đi làm, phần lớn kỹ năng cho bước tiến tiếp theo học được ngay trong công việc, nếu biết xin và biết nhìn. Một số nguồn thường bị bỏ qua:
- Xin làm một phần việc của cấp trên. Soạn bản nháp báo cáo quý, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp với đối tác, thay mặt quản lý trong một cuộc họp nội bộ. Quản lý bận thường vui lòng chia bớt việc.
- Ngồi dự những cuộc họp bạn chưa từng dự. Xin dự họp với khách hàng, với phòng tài chính, với ban điều hành, dù chỉ ngồi nghe. Bạn học được cách người ở vị trí cao hơn suy nghĩ và trao đổi.
- Đọc lại tài liệu tốt của người đi trước. Đề xuất được duyệt, báo cáo được khen, kế hoạch dự án chạy tốt. Phân tích vì sao chúng tốt.
- Xin nhận xét sau mỗi lần làm việc mới. Một câu hỏi ngắn sau buổi trình bày, “có điều gì em nên làm khác không?”, giá trị bằng một buổi học.
- Kèm người mới. Dạy lại cho người khác buộc bạn hiểu sâu hơn và luyện kỹ năng dẫn dắt.
- Dự án liên phòng ban. Tình nguyện vào nhóm dự án có nhiều phòng tham gia để học cách các bộ phận khác làm việc.
Những nguồn này gần như không tốn tiền, nhưng tốn một thứ khác: sự chủ động. Không ai tự động giao chúng cho bạn; bạn phải xin. Khi xin, nói rõ đó là một phần kế hoạch phát triển của mình, người quản lý sẽ hiểu và dễ đồng ý hơn.
Ghép kế hoạch học với lịch sống thật
Kế hoạch học trên giấy thường giả định một tuần làm việc lý tưởng. Tuần thật thì có con ốm, có dự án gấp, có đợt kiểm toán, có Tết. Kế hoạch không tính đến những điều đó sẽ vỡ ngay tháng thứ hai.
Trước khi chốt kế hoạch, mở lịch năm tới và đánh dấu những giai đoạn biết trước là căng: mùa cao điểm của ngành, kỳ chốt sổ cuối năm, kỳ nghỉ hè của con, các dịp lễ dài. Tránh xếp kỹ năng khó nhất vào những giai đoạn đó; thay vào đó, xếp việc học nhẹ như đọc, nghe hoặc tạm nghỉ.
Cũng nên biết mình học tốt vào khung giờ nào. Có người tỉnh táo nhất lúc sáng sớm trước khi nhà thức dậy, có người chỉ học được sau khi con ngủ. Đặt phần học khó, như làm bài tập, viết, luyện kỹ năng, vào khung giờ tỉnh táo nhất; phần học nhẹ để cho những khoảng thời gian vụn như lúc đi lại, lúc chờ.
Cuối cùng, nói chuyện với người trong gia đình. Kế hoạch học của một người đi làm thường lấy thời gian của cả nhà. Khi người thân hiểu mục tiêu và thời hạn, họ dễ hỗ trợ hơn, và bạn cũng ít cảm giác có lỗi khi vắng mặt.
Những cái bẫy khi lập kế hoạch học
Bẫy thứ nhất là đặt quá nhiều mục tiêu. Người đi làm toàn thời gian, nếu có gia đình, thường chỉ có vài giờ mỗi tuần cho việc học thật sự. Năm kỹ năng song song trong một năm nghĩa là mỗi kỹ năng chỉ được chút ít, không cái nào đủ sâu để thành bằng chứng.
Bẫy thứ hai là đo bằng đầu vào: số khoá học, số giờ học, số sách đã đọc. Những con số đó dễ đo nhưng không nói gì về việc bạn đã làm được gì mới. Luôn đo bằng đầu ra: việc mới làm được, có người thấy.
Bẫy thứ ba là học kỹ năng của vị trí hiện tại thay vì vị trí tiếp theo. Rất dễ dồn sức trau chuốt thêm thứ mình đã giỏi, vì nó cho cảm giác tiến bộ. Nhưng bước tiến thường đòi những kỹ năng khác hẳn, như từ làm giỏi một việc sang điều phối người khác làm việc đó.
Bẫy thứ tư là không nói với ai. Kế hoạch giữ trong đầu dễ trôi; kế hoạch nói với quản lý, với một người bạn cùng nghề, có thêm người nhắc và người tạo cơ hội.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch học cá nhân khác kế hoạch phát triển cá nhân ở công ty thế nào?
Nhiều công ty có biểu mẫu kế hoạch phát triển cá nhân gắn với kỳ đánh giá. Nếu có, hãy dùng chính kế hoạch học của mình để điền vào đó, nhờ vậy công ty hỗ trợ được. Kế hoạch riêng có thể có thêm những mục tiêu bạn chưa muốn chia sẻ, như chuẩn bị chuyển công ty.
Một tuần nên dành bao nhiêu giờ cho học tập?
Không có con số chung. Với người đi làm toàn thời gian, khoảng ba đến năm giờ mỗi tuần ngoài giờ làm, cộng phần học trong công việc, là mức nhiều người duy trì được lâu. Học đều đặn với lượng vừa phải tốt hơn dồn mười giờ một tuần rồi bỏ.
Chưa biết mình muốn lên vị trí nào thì lập kế hoạch thế nào?
Chọn mục tiêu ngắn hơn: ba tháng tìm hiểu bằng cách nói chuyện với người ở ba vị trí khác nhau và thử một phần việc của họ nếu được. Sau ba tháng, chọn bước tiến rồi lập kế hoạch đầy đủ. Tìm hiểu cũng là một kế hoạch.
Có nên học kỹ năng không liên quan đến công việc không?
Học vì yêu thích là điều tốt cho cuộc sống, nhưng nên tách khỏi kế hoạch sự nghiệp để khỏi lẫn lộn mục tiêu. Kế hoạch sự nghiệp cần tập trung; sở thích học tập riêng có thể đi song song mà không cần đo bằng bằng chứng công việc.
Học xong mà không được giao vị trí mong muốn thì sao?
Bằng chứng bạn đã tích luỹ vẫn có giá trị, ở công ty hiện tại vào kỳ sau hoặc ở công ty khác. Hỏi quản lý lý do cụ thể, xem có khoảng cách nào chưa nhìn thấy, rồi điều chỉnh. Đôi khi lý do nằm ở cơ cấu công ty, không ở năng lực của bạn.