Khi nhận kết quả đánh giá thấp hơn mình nghĩ, việc quan trọng nhất trong buổi họp là hiểu rõ lý do bằng ví dụ cụ thể, không tranh cãi ngay. Sau buổi họp, cho mình một hai ngày để bình tĩnh, rồi quyết định: chấp nhận và lập kế hoạch cải thiện, hay phản hồi chính thức nếu có căn cứ cho rằng đánh giá chưa đúng.
Cú hẫng này là thật, nhất là với người đã cố gắng cả năm. Phản ứng tự nhiên là phòng thủ, giải thích, hoặc im lặng rồi về nhà nghĩ mãi. Không phản ứng nào trong số đó giúp được nhiều. Bài này đi qua cách xử lý trong buổi họp, cách đọc đúng nguyên nhân, khi nào nên phản hồi chính thức, và một kế hoạch ba mươi ngày sau đó.
Trong buổi họp: nghe, hỏi, ghi lại
Để sếp nói hết trước. Ngắt lời để giải thích khi sếp mới nói được một nửa thường khiến cuộc họp chuyển thành tranh luận, và bạn mất cơ hội nghe trọn lý do. Ghi chép trong lúc nghe giúp giữ bình tĩnh và nhớ chính xác.
Hỏi ví dụ cụ thể. "Anh chị có thể cho em ví dụ cụ thể về điểm này không?" là câu hỏi hợp lý và quan trọng nhất. Nhận xét chung chung như "chưa chủ động" khó sửa; ví dụ cụ thể mới cho biết sếp đang nhìn thấy điều gì.
Hỏi chuẩn mong đợi. "Để đạt mức kỳ vọng ở điểm này, anh chị mong em làm khác đi thế nào?" Câu này chuyển cuộc trò chuyện từ quá khứ sang tương lai, và cho bạn một thước đo rõ cho năm tới.
Nói ngắn những điểm bạn thấy khác. Nếu có kết quả quan trọng mà sếp chưa nhắc, nêu ngắn gọn, bình tĩnh: "Em muốn bổ sung một việc có thể anh chị chưa có thông tin." Không cần tranh luận ngay về mức điểm.
Kết thúc bằng việc hẹn bước tiếp. "Em cần thời gian suy nghĩ về những gì anh chị nói. Tuần sau em xin trao đổi thêm được không?" Câu này cho bạn khoảng lùi mà vẫn thể hiện thái độ nghiêm túc.
Những câu nên tránh nói trong buổi họp
"Nhưng bạn X còn làm kém hơn em." So sánh với đồng nghiệp đặt sếp vào thế phải bảo vệ một người không có mặt, và làm cuộc trò chuyện lệch khỏi công việc của bạn. Dù có thể đúng, câu này hầu như không bao giờ giúp được.
"Em không đồng ý" ngay khi sếp vừa nói xong. Bất đồng có thể chính đáng, nhưng nói ngay khi chưa hỏi rõ ví dụ sẽ khiến bạn tranh luận với một nhận xét mà mình còn chưa hiểu hết. Hỏi trước, đồng ý hay không đồng ý sau.
"Vậy em nên nghỉ việc à?" Câu này thường bật ra trong lúc tổn thương, nhưng nó đẩy cuộc trò chuyện sang hướng mà cả hai chưa muốn. Nếu thật sự nghĩ tới chuyện rời đi, đó là quyết định cần thời gian, không phải câu hỏi giữa buổi họp.
"Không ai nói với em điều này cả năm." Có thể là sự thật, và là một phản hồi đáng nói cho sếp. Nhưng nói theo cách khác sẽ hiệu quả hơn: "Em mong trong năm tới mình có trao đổi giữa kỳ để em biết sớm những điểm cần chỉnh." Câu này nêu được vấn đề mà không biến thành lời trách.
Một hai ngày sau: bình tĩnh và đọc đúng nguyên nhân
Cảm xúc sau một kết quả đánh giá thấp thường đi qua vài pha: sốc, bực bội, tự nghi ngờ, rồi mới tới lúc suy nghĩ được rõ. Đừng gửi thư phản hồi hay nói chuyện với đồng nghiệp về chuyện này trong pha bực bội. Những gì nói ra lúc đó thường khó rút lại, và tin tức trong công ty đi nhanh hơn bạn nghĩ.
Khi đã bình tĩnh, đọc lại ghi chép và tự hỏi: trong những điểm sếp nêu, điểm nào mình thấy đúng, dù khó chịu? Điểm nào mình chưa từng biết là vấn đề? Điểm nào mình thấy sai, và có bằng chứng gì? Phân loại như vậy giúp tách phần cần sửa khỏi phần cần trao đổi lại.
Cũng nên nhìn bối cảnh rộng hơn. Ở một số công ty, kết quả đánh giá bị ràng buộc bởi tỷ lệ phân bố, nghĩa là chỉ một phần nhỏ được xếp mức cao dù nhiều người làm tốt. Ở những nơi khác, ngân sách hạn chế khiến mức đánh giá bị nén. Những yếu tố này không làm bạn bớt thất vọng, nhưng giúp hiểu rằng kết quả không hoàn toàn phản ánh giá trị của bạn.
Ba nguyên nhân hay gặp và hướng xử lý
Phần lớn kết quả đánh giá không như ý rơi vào một trong ba nhóm sau, hoặc kết hợp:
| Nhóm nguyên nhân | Dấu hiệu | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Khoảng cách kỳ vọng | Bạn nghĩ mình làm tốt, nhưng sếp kỳ vọng thứ khác: phạm vi rộng hơn, chủ động hơn, kiểu kết quả khác | Làm rõ kỳ vọng bằng văn bản cho năm tới, trao đổi định kỳ để kiểm tra |
| Thiếu thông tin | Sếp không biết hết những gì bạn làm, nhất là việc phối hợp với bộ phận khác hay việc ít hiện ra | Bổ sung bằng chứng, báo cáo đều hơn trong năm tới, giữ nhật ký thành tích |
| Hiệu suất thật sự chưa đạt | Có những việc chưa xong hoặc chưa đạt chất lượng, dù có lý do | Nhận phần của mình, lập kế hoạch cải thiện cụ thể, xin hỗ trợ nếu cần |
| Thiên lệch trong đánh giá | Đánh giá chỉ dựa vào vài tháng gần đây, một sự việc nổi bật, hoặc ấn tượng chung | Trao đổi lại với bằng chứng cả năm; nếu cần, dùng kênh phản hồi chính thức |
Những thiên lệch như chỉ nhớ giai đoạn gần đây, để một ấn tượng tốt hay xấu lan sang mọi tiêu chí, hay chấm mọi người ở mức giữa cho an toàn đã được nghiên cứu nhiều trong lĩnh vực đánh giá nhân sự. Chúng có thật và khó tránh hoàn toàn, kể cả với người quản lý có thiện chí. Bằng chứng ghi chép đều đặn là cách tốt nhất để giảm ảnh hưởng của chúng.
Những trường hợp đặc biệt: đổi sếp, đổi dự án, nghỉ dài ngày
Có những năm kết quả đánh giá thấp vì hoàn cảnh đặc thù. Nếu bạn đổi sếp giữa năm, người đánh giá có thể chỉ thấy vài tháng cuối. Trong trường hợp này, hợp lý khi đề nghị sếp mới tham khảo ý kiến sếp cũ, hoặc tự gửi kèm tóm tắt kết quả nửa đầu năm có xác nhận của sếp cũ nếu được.
Nếu dự án bạn phụ trách bị dừng, đổi hướng hay cắt ngân sách, mục tiêu ban đầu có thể không còn ý nghĩa. Nên nêu rõ trong bản tự đánh giá và buổi họp: mục tiêu đã thay đổi lúc nào, vì sao, và bạn đã làm gì sau đó. Nhiều sếp sẵn lòng điều chỉnh khi có bối cảnh rõ ràng.
Nếu bạn nghỉ dài ngày trong năm vì sinh con, ốm đau hay lý do gia đình, việc đánh giá cần tính tới thời gian làm việc thực tế. Quyền lợi của người lao động trong những trường hợp này được quy định trong Bộ luật Lao động hiện hành và quy chế công ty. Nếu thấy kết quả bị ảnh hưởng không hợp lý vì thời gian nghỉ hợp pháp, nên trao đổi với bộ phận nhân sự.
Khi nào nên phản hồi chính thức
Phản hồi chính thức, như gửi văn bản bổ sung vào hồ sơ đánh giá hay đề nghị xem xét lại theo quy chế công ty, là quyền của người lao động ở nhiều nơi. Nhưng đó là bước nên cân nhắc kỹ. Nó hợp lý khi bạn có bằng chứng cụ thể rằng đánh giá bỏ sót kết quả quan trọng hoặc dựa trên thông tin sai, và khi trao đổi trực tiếp với sếp đã không giải quyết được.
Cách làm nên bình tĩnh và dựa trên sự kiện: nêu rõ điểm bạn thấy chưa chính xác, bằng chứng kèm theo, và điều bạn đề nghị. Tránh giọng buộc tội, tránh so sánh với đồng nghiệp. Tìm hiểu quy chế đánh giá của công ty, thường có ở bộ phận nhân sự, để biết kênh và thời hạn phản hồi.
Nếu đánh giá có dấu hiệu liên quan đến phân biệt đối xử, trù dập hay vi phạm quyền lợi lao động, đó là chuyện khác hẳn một bất đồng thông thường. Lúc đó nên tìm hiểu quyền của mình theo Bộ luật Lao động hiện hành, liên hệ công đoàn cơ sở nếu có, hoặc hỏi luật sư lao động.
Kế hoạch ba mươi ngày sau buổi đánh giá
Dù chấp nhận hay phản hồi, ba mươi ngày sau buổi đánh giá là lúc biến cú hẫng thành điều có ích:
- Tuần đầu: bình tĩnh lại, phân loại nhận xét thành nhóm đúng, nhóm mới biết, nhóm cần trao đổi lại.
- Tuần thứ hai: hẹn sếp một buổi ngắn. Nói những gì bạn đồng ý, những gì bạn sẽ làm khác, và hỏi thêm ở những điểm chưa rõ. Nếu có điểm không đồng ý, nêu bằng chứng một cách bình tĩnh.
- Tuần thứ ba: viết hai ba mục tiêu cụ thể cho quý tới gắn với nhận xét, và gửi sếp để thống nhất bằng văn bản.
- Tuần thứ tư: bắt đầu nhật ký thành tích hằng tuần nếu chưa có, và đặt lịch trao đổi ngắn với sếp mỗi tháng để kiểm tra tiến độ.
Kế hoạch này có một tác dụng phụ quan trọng: nó cho sếp thấy cách bạn phản ứng trước tin không vui. Ở nhiều công ty, chính phản ứng sau một kết quả đánh giá thấp là thứ để lại ấn tượng lâu nhất, đôi khi còn hơn chính kết quả.
Nếu sau một năm làm theo kế hoạch mà kết quả vẫn không đổi dù bạn có bằng chứng tiến bộ, có thể vấn đề nằm ở sự không phù hợp giữa bạn và vị trí hoặc người quản lý. Đó là lúc cân nhắc chuyển vị trí trong công ty hoặc tìm môi trường khác, với một câu chuyện rõ ràng về những gì đã thử.
Câu hỏi thường gặp
Có nên khóc hoặc thể hiện cảm xúc trong buổi họp đánh giá không?
Cảm xúc là bình thường và không có gì đáng xấu hổ. Nếu thấy khó giữ bình tĩnh, có thể xin dừng vài phút hoặc đề nghị trao đổi tiếp vào hôm khác. Điều nên tránh là nói ra những câu gay gắt trong lúc xúc động.
Kết quả đánh giá thấp có ảnh hưởng đến lương thưởng không?
Ở nhiều công ty có, vì thưởng và điều chỉnh lương thường gắn với mức đánh giá. Hỏi bộ phận nhân sự hoặc xem quy chế lương thưởng để hiểu cụ thể. Đây là lý do nên trao đổi lại sớm nếu có bằng chứng đánh giá bỏ sót.
Có nên kể chuyện với đồng nghiệp để xem họ được đánh giá thế nào không?
Nên thận trọng. Nhiều công ty coi kết quả đánh giá là thông tin riêng. So sánh dễ dẫn tới bực bội mà không giúp sửa được gì. Nếu cần một góc nhìn khác, hỏi một người tin cậy ngoài nhóm hoặc người đi trước ở công ty khác.
Bị đưa vào kế hoạch cải thiện hiệu suất thì có phải sắp bị cho nghỉ không?
Không nhất thiết. Ở một số nơi đó là công cụ hỗ trợ thật sự, ở nơi khác nó là bước chuẩn bị cho việc chấm dứt hợp đồng. Hãy đọc kỹ mục tiêu, hỏi rõ tiêu chí, làm nghiêm túc, đồng thời tìm hiểu quyền lợi của mình theo quy định hiện hành.
Đánh giá thấp có làm hỏng cơ hội lên cấp năm sau không?
Một năm đánh giá thấp có cải thiện rõ ở năm sau thường không phải vết đen lâu dài. Người xét duyệt thường nhìn xu hướng qua nhiều năm và cách bạn phản ứng. Một năm tiến bộ rõ rệt sau kết quả thấp có khi còn là câu chuyện tốt.