Người đi làm nên giữ một bộ hồ sơ sự nghiệp riêng gồm bốn nhóm: giấy tờ pháp lý của từng lần làm việc (hợp đồng, phụ lục, quyết định nghỉ việc), giấy tờ về bảo hiểm và thuế, giấy tờ chứng minh sự lớn lên (quyết định bổ nhiệm, nâng lương, kết quả đánh giá), và bằng chứng năng lực (bằng cấp, chứng chỉ, thư nhận xét). Bộ hồ sơ này cần đến vào những lúc không báo trước: khi làm thủ tục bảo hiểm, khi tranh chấp quyền lợi, khi xin việc ở nơi kiểm tra lý lịch kỹ, khi vay vốn cần chứng minh thu nhập.
Nhiều người chỉ nhận ra thiếu giấy tờ khi đã cần, lúc công ty cũ đã đổi chủ, sếp cũ đã nghỉ, hoặc phòng nhân sự không còn lưu hồ sơ từ mười năm trước. Bài này liệt kê từng nhóm giấy tờ, vì sao cần, lúc nào nên xin, và cách xếp để tìm ra trong năm phút. Phần giấy tờ khi nộp hồ sơ xin việc ban đầu đã quen thuộc với nhiều người; ở đây là bộ hồ sơ tích luỹ suốt quá trình đi làm.
Bốn nhóm giấy tờ và vì sao cần
Bảng dưới gom các loại giấy tờ thường gặp. Không phải ai cũng có đủ mọi loại; điều quan trọng là biết mình nên có gì để xin khi còn ở công ty.
| Nhóm | Giấy tờ thường gặp | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Pháp lý từng lần làm việc | Hợp đồng lao động và các phụ lục, thư mời nhận việc, quyết định chấm dứt hợp đồng hoặc biên bản thoả thuận nghỉ việc, biên bản bàn giao | Tranh chấp quyền lợi, chứng minh thời gian làm việc, hiểu nghĩa vụ còn lại như bảo mật hay không cạnh tranh |
| Bảo hiểm và thuế | Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi nghỉ, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, giấy tờ quyết toán thuế | Hưởng chế độ bảo hiểm, cộng nối thời gian đóng, quyết toán thuế, chứng minh thu nhập |
| Chứng minh sự lớn lên | Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, nâng lương; kết quả đánh giá hiệu suất; quyết định khen thưởng | Đàm phán ở công ty mới, xác nhận kinh nghiệm cho chứng chỉ hoặc hồ sơ nước ngoài, viết CV chính xác |
| Bằng chứng năng lực | Bằng cấp, chứng chỉ, giấy chứng nhận hoàn thành khoá học, thư nhận xét, thư giới thiệu, giấy xác nhận quá trình công tác | Ứng tuyển, kiểm tra lý lịch, xin chứng chỉ hành nghề đòi số năm kinh nghiệm |
Nhóm thứ ba hay bị bỏ quên nhất. Quyết định nâng lương hay bổ nhiệm thường được phát một lần rồi nằm trong ngăn kéo; đến khi cần chứng minh mình đã là trưởng nhóm từ năm nào thì không ai tìm được.
Lúc còn ở công ty: những gì nên xin ngay
Thời điểm dễ xin giấy tờ nhất là khi bạn còn đang làm việc và quan hệ với công ty còn tốt. Sau khi nghỉ, mọi thứ chậm hơn: người phụ trách đổi, hồ sơ chuyển kho, thậm chí công ty giải thể.
Mỗi khi ký hợp đồng mới hoặc phụ lục, giữ một bản có chữ ký và dấu. Nhiều người ký xong để lại cho phòng nhân sự rồi quên xin bản của mình. Hợp đồng lao động thường được lập thành ít nhất hai bản, người lao động giữ một bản; nếu chưa nhận, hỏi ngay.
Mỗi khi có quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, nâng lương, chụp hoặc quét lại bản có dấu. Nếu công ty chỉ thông báo qua email, lưu email đó vào thư mục cá nhân, chú ý không chuyển kèm tài liệu nội bộ không liên quan.
Cuối mỗi năm, công ty thường cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu bạn yêu cầu, nay nhiều nơi dùng chứng từ điện tử. Xin và lưu lại, kể cả khi bạn uỷ quyền công ty quyết toán thay. Đây là bằng chứng thu nhập có giá trị cao.
Kết quả đánh giá hiệu suất hằng năm, nếu công ty cho phép nhân viên giữ bản của mình, cũng nên lưu. Nếu không được mang ra ngoài, ít nhất chép lại vào nhật ký thành tích những nhận xét chính bằng lời của bạn.
Lúc nghỉ việc: danh sách kiểm trước ngày cuối
Ngày nghỉ việc thường bận rộn với bàn giao và chia tay. Giấy tờ dễ bị bỏ sót. Danh sách dưới đây nên kiểm trong tuần cuối cùng:
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc văn bản thoả thuận nghỉ việc có chữ ký, dấu, ghi rõ ngày chấm dứt.
- Biên bản bàn giao công việc và tài sản có chữ ký hai bên. Nó bảo vệ bạn nếu sau này có câu hỏi về tài sản hay tài liệu.
- Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và các giấy tờ gốc công ty đang giữ của bạn (nếu có). Theo Bộ luật Lao động hiện hành, khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ gốc; thời hạn cụ thể nên kiểm trong văn bản hiện hành.
- Hỏi thời điểm công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế cho phần thu nhập năm đó.
- Giấy xác nhận quá trình công tác hoặc thư nhận xét, nếu công ty có cấp. Người lao động cũng có thể đề nghị công ty cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của mình; hỏi bộ phận nhân sự về cách làm.
- Thư nhận xét cá nhân từ quản lý trực tiếp, nếu quan hệ tốt. Xin lúc này dễ hơn nhiều so với hai năm sau.
- Thông tin liên lạc cá nhân của quản lý và vài đồng nghiệp thân, để sau này nhờ làm người tham chiếu.
Nếu công ty chậm trả giấy tờ hoặc chậm xác nhận bảo hiểm, giữ liên lạc bằng văn bản (email, tin nhắn) để có dấu vết. Khi cần, có thể hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan quản lý lao động nơi công ty đặt trụ sở.
Xếp hồ sơ để tìm ra trong năm phút
Chia theo công ty, rồi theo nhóm. Mỗi công ty một thư mục, bên trong bốn thư mục con theo bốn nhóm ở trên. Bằng cấp và chứng chỉ không gắn với công ty nào thì để một thư mục riêng.
Đặt tên tệp có năm tháng ở đầu. Ví dụ “2023-04 quyet dinh bo nhiem truong nhom”. Sắp theo tên là ra thứ tự thời gian, không cần mở từng tệp.
Giữ cả bản giấy lẫn bản số. Bản gốc có dấu cất trong một bìa hồ sơ ở nhà; bản quét lưu ở dịch vụ lưu trữ cá nhân có sao lưu. Với giấy tờ chỉ có bản điện tử như chứng từ thuế điện tử, tải về lưu, đừng chỉ để trong hộp thư.
Có một trang tổng. Một bảng đơn giản liệt kê từng công ty, thời gian làm việc, chức danh từng giai đoạn, giấy tờ đã có và còn thiếu. Trang này cũng là nguồn đối chiếu khi viết CV, giúp ngày tháng luôn chính xác.
Bảo vệ thông tin cá nhân. Bộ hồ sơ chứa số định danh, thu nhập, thông tin bảo hiểm. Lưu ở nơi có mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp, không gửi qua các nhóm trò chuyện, không để trên máy tính công ty.
Những tình huống cần đến bộ hồ sơ
Tình huống phổ biến nhất là thủ tục bảo hiểm xã hội: hưởng trợ cấp thất nghiệp, cộng nối thời gian đóng khi chuyển công ty, hay sau này là hưởng lương hưu. Thông tin quá trình đóng hiện có thể tra cứu qua ứng dụng chính thức của cơ quan bảo hiểm xã hội, nhưng khi có sai sót như thiếu tháng, sai mức đóng, giấy tờ từ công ty cũ là căn cứ để đề nghị điều chỉnh.
Tình huống thứ hai là tranh chấp. Nếu có bất đồng về lương còn nợ, thưởng, trợ cấp thôi việc, hay về điều khoản không cạnh tranh sau khi nghỉ, hợp đồng và quyết định nghỉ việc là thứ đầu tiên luật sư hoặc hoà giải viên lao động hỏi tới.
Tình huống thứ ba là xin việc ở nơi kiểm tra lý lịch kỹ: tập đoàn đa quốc gia, ngân hàng, tổ chức tài chính. Họ có thể yêu cầu giấy xác nhận làm việc từ các công ty cũ; nếu công ty cũ đã giải thể, bộ hồ sơ cá nhân là cách duy nhất để chứng minh.
Tình huống thứ tư là hồ sơ đi làm việc hoặc định cư ở nước ngoài, hay xin chứng chỉ hành nghề đòi số năm kinh nghiệm ở vị trí nhất định. Những hồ sơ này thường yêu cầu văn bản xác nhận có chức danh, nhiệm vụ và thời gian; quyết định bổ nhiệm và hợp đồng giúp chứng minh chính xác từng giai đoạn.
Khi công ty cũ đã giải thể hoặc không còn liên lạc được
Đây là tình huống khó nhất và cũng là lý do chính để tự giữ hồ sơ. Khi công ty cũ không còn, thông tin quá trình đóng bảo hiểm vẫn nằm ở cơ quan bảo hiểm xã hội, có thể tra cứu và xin xác nhận. Thông tin thu nhập đã khấu trừ thuế có thể tra trên hệ thống của cơ quan thuế theo mã số thuế cá nhân. Hai nguồn này chứng minh được thời gian làm việc và thu nhập, nhưng không chứng minh được chức danh và nhiệm vụ.
Phần chức danh và nhiệm vụ khi đó dựa vào giấy tờ bạn tự giữ, cùng với người tham chiếu là sếp hay đồng nghiệp cũ. Vì vậy giữ liên lạc với vài người từng làm cùng có giá trị thực tế, không chỉ là chuyện tình cảm. Một lời xác nhận từ quản lý trực tiếp cũ, kèm thông tin liên hệ của họ, thường được chấp nhận khi công ty không còn.
Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu xác nhận từ công ty đã giải thể, hãy nói rõ hoàn cảnh, đưa ra những gì có: bản sao hợp đồng, quyết định, chứng từ thuế, xác nhận bảo hiểm, và thông tin người tham chiếu. Phần lớn nhà tuyển dụng hiểu và chấp nhận cách chứng minh thay thế này.
Câu hỏi thường gặp
Mất hợp đồng lao động cũ thì có xin lại được không?
Có thể đề nghị công ty cũ cấp bản sao nếu họ còn lưu hồ sơ. Gửi đề nghị bằng văn bản hoặc email, nêu rõ thời gian làm việc và lý do cần. Nếu không được, thông tin bảo hiểm xã hội và thuế vẫn chứng minh được thời gian làm việc và thu nhập.
Có nên giữ bảng lương hằng tháng không?
Nên giữ ít nhất phiếu lương của vài tháng gần nhất ở mỗi công ty, cùng chứng từ khấu trừ thuế hằng năm. Chúng dùng để chứng minh thu nhập khi vay vốn, khi đối chiếu bảo hiểm, và giúp bạn nắm chính xác cơ cấu thu nhập khi so sánh lời mời nhận việc mới.
Giấy tờ công việc nên giữ trong bao lâu?
Giấy tờ về hợp đồng, bảo hiểm, bổ nhiệm và nghỉ việc nên giữ suốt đời đi làm và cả sau khi nghỉ hưu, vì liên quan đến quyền lợi bảo hiểm. Phiếu lương từng tháng có thể bỏ sau vài năm nếu đã có chứng từ thuế cả năm.
Công ty có quyền giữ bằng gốc của nhân viên không?
Theo nguyên tắc chung của Bộ luật Lao động hiện hành, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Nếu gặp trường hợp này, đề nghị trả lại bằng văn bản và hỏi cơ quan quản lý lao động địa phương khi cần.
Thư nhận xét có cần dấu công ty không?
Thư nhận xét cá nhân của quản lý không bắt buộc có dấu; giá trị nằm ở nội dung cụ thể và thông tin liên hệ của người viết. Giấy xác nhận quá trình công tác do công ty cấp thì nên có chữ ký người có thẩm quyền và dấu công ty.
Có nên lưu email công việc cũ làm bằng chứng không?
Chỉ lưu những email liên quan trực tiếp đến bạn như thư khen, quyết định gửi qua email, phân công nhiệm vụ, và chỉ khi không vi phạm quy định bảo mật. Không chuyển hàng loạt email công việc ra hộp thư cá nhân; việc này có thể bị coi là vi phạm nội quy.