Trước khi tự làm chủ, những vị trí đáng làm qua nhất là những vị trí bắt bạn đối diện trực tiếp với năm việc mà công ty nhỏ không thể thuê ai làm hộ trong năm đầu: bán hàng, vận hành hằng ngày, giữ dòng tiền, chăm sóc khách sau bán và quản lý vài người. Chức danh không quan trọng bằng việc bạn có thật sự chịu trách nhiệm về kết quả của các khâu đó hay không.
Không ai cần làm đủ cả năm vị trí. Mục đích là chọn đúng một hai vị trí bù vào chỗ bạn thiếu nhất, làm đủ lâu để gặp chuyện khó, và rút ra bài học dùng được khi tự làm. Bài này đi qua từng loại vị trí: học được gì, làm bao lâu thì đủ, và cách xin chuyển sang khi đang ở công ty hiện tại.
Vì sao chuyên môn giỏi chưa đủ để tự làm chủ
Một người làm chủ doanh nghiệp nhỏ trong năm đầu thường dành phần lớn thời gian cho những việc không phải chuyên môn chính: đi tìm khách, trả lời khách phàn nàn, đuổi theo công nợ, xếp lịch giao hàng, xử lý khi người làm nghỉ đột ngột. Chuyên môn vẫn cần, nhưng nó chỉ là một khâu trong chuỗi.
Người đi làm nhiều năm thường đã rất sâu ở một khâu và gần như chưa chạm vào các khâu còn lại. Một kỹ sư phần mềm có thể chưa từng báo giá cho khách. Một chuyên viên marketing có thể chưa từng nhìn bảng công nợ. Một kế toán có thể chưa từng phải nói "không" với khách đang tức giận. Những khoảng trống này không lộ ra khi còn ở công ty vì có người khác làm.
Làm qua đúng vị trí trước khi tự làm chủ là cách học rẻ nhất: bạn mắc lỗi bằng tiền và uy tín của tổ chức, có người hướng dẫn, và vẫn nhận lương. Khi tự làm, cùng những lỗi đó sẽ trả bằng tiền tiết kiệm của chính bạn.
Năm loại vị trí và thứ chúng dạy
Bảng dưới gợi ý vị trí nên tìm, thứ học được và thời gian tối thiểu để gặp đủ chuyện khó. Thời gian chỉ là gợi ý thực tế, tuỳ ngành:
| Loại vị trí | Học được gì | Làm bao lâu thì bắt đầu đủ | Vị trí cụ thể thường gặp |
|---|---|---|---|
| Bán hàng có chỉ tiêu | Tìm khách, chịu bị từ chối, báo giá, chốt và đòi tiền | Ít nhất trọn một chu kỳ bán của ngành, thường 6–12 tháng | Nhân viên kinh doanh dự án, bán hàng cho doanh nghiệp, quản lý tài khoản khách |
| Vận hành | Biến đơn hàng thành sản phẩm giao đúng hạn, xử lý sự cố, làm việc với nhà cung cấp | Qua ít nhất một mùa cao điểm | Điều phối, kho vận, quản lý cửa hàng, quản lý dự án giao hàng |
| Tài chính, dòng tiền | Đọc lãi lỗ và dòng tiền, công nợ, định giá, ngân sách | 6–12 tháng có trách nhiệm số thật | Kế toán quản trị, phân tích tài chính, quản lý ngân sách một đơn vị |
| Chăm sóc khách sau bán | Hiểu vì sao khách bỏ đi, xử lý phàn nàn, giữ khách quay lại | Vài tháng là thấy được các kiểu khách | Chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, quản lý quan hệ khách |
| Quản lý vài người | Tuyển, giao việc, phản hồi khó, cho nghỉ | Đủ để trải qua ít nhất một lần tuyển và một lần xử lý người không đạt | Trưởng nhóm 3–8 người, trưởng ca, trưởng cửa hàng |
Nếu chỉ chọn được một, phần lớn người khởi nghiệp sau này đều nói bán hàng là thứ họ ước được học sớm hơn. Nhưng cách chọn đúng là nhìn vào kế hoạch của chính bạn: mô hình định làm phụ thuộc nhiều nhất vào khâu nào, và đó có phải khâu bạn chưa từng chạm vào không.
Học gì ở từng vị trí cho đáng thời gian
Ở vị trí bán hàng: ghi lại lý do khách từ chối. Đừng chỉ ghi khách nào chốt. Lý do khách nói "không" cho bạn biết nhiều nhất về thị trường: giá, thời điểm, niềm tin, người quyết định thật trong nhà khách. Sau một năm, cuốn sổ đó là tài liệu nghiên cứu thị trường quý hơn mọi báo cáo.
Ở vị trí vận hành: tìm điểm nghẽn. Mỗi quy trình có một khâu chậm nhất quyết định tốc độ của cả chuỗi. Tập nhìn ra khâu đó và hiểu vì sao nó nghẽn: thiếu người, thiếu thông tin, phụ thuộc một nhà cung cấp. Đây là kỹ năng dùng hằng ngày khi bạn tự vận hành.
Ở vị trí tài chính: đi theo một đồng tiền. Chọn một đơn hàng và lần theo từ lúc báo giá, xuất hoá đơn, khách trả tiền, đến lúc trả nhà cung cấp và lương. Khoảng thời gian giữa tiền ra và tiền vào chính là thứ làm doanh nghiệp nhỏ thiếu tiền dù có lãi.
Ở vị trí chăm sóc khách: phân loại phàn nàn. Phàn nàn lặp lại nhiều nhất thường chỉ ra lỗi của sản phẩm hoặc lời hứa bán hàng, không phải lỗi của người chăm sóc khách. Hiểu điều này giúp bạn sau này thiết kế dịch vụ tránh được chúng từ đầu.
Ở vị trí quản lý: chịu trách nhiệm về một người cụ thể. Bài học thật không nằm ở việc giao việc trơn tru mà ở lần đầu phải nói chuyện với người làm không đạt. Kinh nghiệm đó rất khó học qua sách.
Xin chuyển sang vị trí cần học khi đang ở công ty
Không cần nghỉ việc để học những vị trí trên. Nhiều công ty sẵn sàng cho nhân viên luân chuyển nếu được đề xuất đúng cách:
- Chọn vị trí công ty đang thiếu người hoặc đang mở rộng, không xin vào chỗ đã đủ người, để đề xuất của bạn giải quyết một vấn đề cho công ty.
- Nói chuyện với quản lý trực tiếp trước, trình bày lý do theo hướng phát triển: muốn hiểu khách hàng, muốn nắm toàn bộ chuỗi, muốn chuẩn bị cho vai trò lớn hơn. Không cần, và thường không nên, nói rằng mục đích là để sau này tự mở công ty.
- Đề xuất bắt đầu nhỏ: kiêm một phần việc trong một quý, tham gia một dự án chung với phòng kia, đi cùng nhân viên kinh doanh vài buổi gặp khách.
- Thoả thuận rõ cách đánh giá trong thời gian thử, để việc học không bị coi là làm kém ở vị trí mới.
- Ghi chép đều đặn những gì học được, vì đó là tài sản bạn mang theo khi rời đi, còn tài liệu và thông tin của công ty thì không.
Nếu công ty hiện tại không có cơ hội luân chuyển, đổi sang một công ty nhỏ hơn cùng ngành ở vị trí rộng việc hơn cũng là một bước chuẩn bị hợp lý. Ở công ty nhỏ, một người thường phải chạm vào nhiều khâu cùng lúc.
Làm ở công ty nhỏ hay công ty lớn thì học được nhiều hơn
Hai môi trường dạy hai thứ khác nhau. Công ty lớn dạy quy trình, tiêu chuẩn, cách một tổ chức vận hành ổn định với nhiều người, cách làm việc với khách lớn. Công ty nhỏ dạy sự thiếu thốn: làm nhiều việc cùng lúc, ra quyết định nhanh khi thiếu dữ liệu, thấy tận mắt mỗi đồng tiền đi đâu.
Với người định khởi nghiệp, khoảng thời gian ở một doanh nghiệp nhỏ đang tăng trưởng thường rất giá trị, nhất là nếu được làm gần người sáng lập. Bạn thấy được những quyết định khó ở cự ly gần, thấy chuyện gì xảy ra khi một khách lớn bỏ đi, khi một nhân sự chủ chốt nghỉ. Đổi lại, thu nhập và sự ổn định thường kém hơn, và không có gì đảm bảo công ty đó sẽ tồn tại.
Kinh nghiệm ở công ty lớn lại có giá trị khi mô hình bạn định làm phục vụ khách doanh nghiệp lớn: bạn hiểu họ mua thế nào, ai duyệt, quy trình thanh toán ra sao. Chọn môi trường theo khách hàng tương lai của mình là một cách nghĩ thực tế hơn so với câu hỏi chung chung "lớn hay nhỏ tốt hơn".
Những dấu hiệu bạn đã học đủ ở một vị trí
Ở lại quá lâu một vị trí học cũng là một cái bẫy, vì nó dễ trở thành chỗ trú an toàn. Vài dấu hiệu cho thấy bạn đã lấy được phần cốt lõi:
- Bạn có thể giải thích cho người khác các tình huống khó thường gặp và cách bạn đã xử lý, bằng ví dụ thật.
- Bạn đã tự mắc ít nhất một lỗi đáng kể ở vị trí đó và hiểu vì sao nó xảy ra.
- Những việc từng làm bạn lo lắng giờ đã thành thói quen, không còn mới.
- Bạn có thể ước lượng được con số chính của khâu đó trong mô hình định làm, ví dụ tỷ lệ chốt khách, thời gian thu tiền, chi phí giữ một khách.
- Bạn đã có vài người trong lĩnh vực đó có thể hỏi lại khi tự làm.
Khi đánh dấu được phần lớn các ý trên, đó là lúc chuyển sang khâu tiếp theo, hoặc quay về bảng tự đánh giá năng lực để quyết định đã đến lúc rời đi chưa.
Học từ người đã làm chủ khi chưa đổi được vị trí
Không phải ai cũng có cơ hội làm qua đủ các vị trí trên. Một cách bổ sung là học gián tiếp từ những người đang điều hành doanh nghiệp nhỏ trong đúng ngành bạn định làm. Không phải nghe họ kể chuyện thành công, mà hỏi về những việc rất cụ thể: tuần trước họ dành thời gian cho việc gì, khoản chi nào làm họ đau đầu nhất, lần gần nhất suýt không trả kịp lương là vì sao.
Một buổi cà phê với chủ một xưởng nhỏ, một văn phòng dịch vụ vài người hay một cửa hàng có thể cho bạn biết nhiều hơn vài tháng đọc tài liệu, nếu bạn hỏi đúng câu và chịu khó nghe phần không hào nhoáng. Đổi lại, hãy chuẩn bị điều gì đó giúp ích cho họ: một góp ý chuyên môn, một mối giới thiệu, hay đơn giản là tôn trọng thời gian của họ bằng câu hỏi đã soạn kỹ.
Ghi lại những gì nghe được thành một danh sách "việc của chủ" trong ngành đó, rồi đánh dấu việc nào bạn đã từng làm, việc nào chưa. Danh sách này nối thẳng sang việc chọn vị trí cần học tiếp, và cũng là cách kiểm tra lại xem bạn có thật sự muốn làm những việc đó mỗi ngày hay không.
Câu hỏi thường gặp
Người làm kỹ thuật có cần học bán hàng trước khi khởi nghiệp không?
Rất nên, vì công ty kỹ thuật nhỏ cũng sống nhờ khách trong năm đầu. Không nhất thiết phải chuyển hẳn sang làm kinh doanh; có thể đi cùng nhóm bán hàng gặp khách, làm hỗ trợ kỹ thuật trước bán, hoặc tự bán một sản phẩm nhỏ ngoài giờ trong phạm vi hợp đồng cho phép.
Có nên nói với sếp rằng mình muốn học để sau này khởi nghiệp không?
Thường không cần. Lý do muốn hiểu khách hàng hay nắm toàn chuỗi là đủ và cũng là thật. Nói sớm về kế hoạch rời đi có thể khiến bạn bị loại khỏi những cơ hội học tốt nhất. Khi thật sự quyết rời, hãy báo đúng hạn và bàn giao tử tế.
Làm quản lý cửa hàng có giúp ích nếu muốn mở doanh nghiệp dịch vụ không?
Có, khá nhiều. Quản lý cửa hàng chạm tới gần như đủ các khâu: doanh số, nhân viên ca, tồn kho, khách phàn nàn, chi phí vận hành hằng ngày. Đó là một phiên bản thu nhỏ của việc làm chủ, chỉ khác ở chỗ bạn chưa phải tự chịu tiền thuê và vốn.
Đã ngoài 35 tuổi thì có quá muộn để xin chuyển sang vị trí khác học không?
Không có độ tuổi nào quá muộn để luân chuyển nội bộ. Người nhiều kinh nghiệm thường có lợi thế vì hiểu tổ chức và có uy tín để đề xuất. Điều cần tính là chấp nhận một giai đoạn làm chậm hơn ở vị trí mới, và thoả thuận rõ cách đánh giá trong thời gian đó.
Học quản lý dòng tiền qua khoá học có thay được làm thật không?
Khoá học giúp bạn hiểu khái niệm và cách đọc báo cáo, nhưng cảm giác thiếu tiền cuối tháng chỉ đến khi có trách nhiệm với số thật. Cách kết hợp tốt là học khái niệm rồi áp ngay vào một ngân sách thật, dù nhỏ như ngân sách một dự án hay của gia đình.
Nếu không thể chuyển vị trí ở công ty hiện tại thì làm gì?
Có thể tham gia dự án chung với phòng ban khác, làm tình nguyện ở một tổ chức nghề nghiệp, nhận một dự án nhỏ ngoài giờ trong phạm vi hợp đồng cho phép, hoặc cân nhắc đổi sang một công ty nhỏ hơn ở vị trí rộng việc. Mỗi cách học được một phần, cộng lại vẫn có giá trị.