Một kỳ thực tập văn phòng thường thành lời mời làm việc chính thức khi người hướng dẫn thấy được ba điều: việc giao cho bạn xong mà không phải nhắc, bạn hỏi đúng lúc thay vì im lặng làm sai, và cuối kỳ bạn để lại một thứ cụ thể mà nhóm còn dùng. Điểm số ở trường, độ hoạt bát hay số giờ ngồi lại muộn ít khi là lý do quyết định.
Điều kiện cần là chỗ thực tập có nhu cầu tuyển thật. Nhiều nơi nhận thực tập sinh theo đợt mà không có vị trí trống, nên dù làm tốt bạn vẫn có thể không được giữ. Bài này giúp bạn nhận ra điều đó sớm, làm những việc khiến người hướng dẫn sẵn lòng đề xuất giữ bạn lại, và nếu không có chỗ thì vẫn ra về với lời giới thiệu và một mạng lưới nhỏ đáng giá. Phần chuẩn bị trước khi đi thực tập và tuần đầu ở chỗ làm mới là chuyện kỹ năng tác nghiệp, bài này chỉ nhắc khi cần.
Ai quyết định giữ bạn lại, và họ nhìn vào đâu
Ở phần lớn doanh nghiệp, quyết định tuyển thực tập sinh lên chính thức không nằm ở phòng nhân sự mà ở trưởng nhóm nơi bạn ngồi. Nhân sự lo thủ tục và ngân sách; người đề xuất là người hướng dẫn trực tiếp, và người gật đầu là quản lý của nhóm đó. Vì vậy câu hỏi thực tế không phải "công ty đánh giá thực tập sinh thế nào" mà là "người hướng dẫn của mình sẽ nói gì khi sếp hỏi có nên giữ bạn này không".
Người hướng dẫn trả lời câu đó bằng những gì họ nhớ được trong vài tuần cuối, không phải bằng bảng tiêu chí. Họ nhớ lần bạn nộp bảng tổng hợp đúng hạn kèm một dòng ghi chú rằng hai số liệu chưa khớp, lần bạn tự kiểm lại trước khi gửi khách, lần bạn hỏi một câu khiến họ nhận ra yêu cầu ban đầu bị hiểu sai. Họ cũng nhớ lần phải nhắc ba lần mới nhận được báo cáo.
Vì vậy mục tiêu của bạn trong kỳ thực tập là tạo ra những khoảnh khắc dễ nhớ theo hướng tốt, và loại bỏ những khoảnh khắc khiến người khác phải tốn công theo dõi bạn. Một thực tập sinh làm được ít nhưng không bao giờ để việc rơi giữa chừng thường được đánh giá cao hơn một bạn làm được nhiều nhưng phải có người đi sau gom lại.
Hỏi sớm: chỗ này có tuyển sau thực tập không
Đừng đợi tuần cuối mới biết chỗ thực tập không có vị trí trống. Trong hai tuần đầu, có thể hỏi người hướng dẫn hoặc anh chị trong nhóm một cách tự nhiên. Những dấu hiệu sau giúp bạn đoán khả năng có lời mời:
- Đợt trước có ai được giữ lại không. Hỏi thẳng "các anh chị trong nhóm có ai bắt đầu từ thực tập không" là câu hỏi bình thường, người ta thường vui lòng kể.
- Nhóm đang thiếu người hay đang đủ. Nhóm đang tuyển, có người sắp nghỉ hoặc vừa nhận dự án mới thì khả năng cao hơn nhóm vừa cắt giảm.
- Chương trình thực tập có định hướng tuyển hay chỉ là trách nhiệm với trường. Một số nơi nhận thực tập sinh vì hợp tác với trường, mỗi năm nhận đều, không gắn với tuyển dụng.
- Bạn được giao việc thật hay việc dựng sẵn. Việc thật của nhóm, có người dùng kết quả, là dấu hiệu họ đang thử bạn như một nhân viên tương lai.
- Thời điểm tốt nghiệp của bạn khớp với kế hoạch tuyển của họ không. Thực tập năm ba thì lời mời, nếu có, thường là "quay lại khi ra trường", không phải ký hợp đồng ngay.
Nếu các dấu hiệu đều cho thấy không có chỗ, mục tiêu đổi từ "được giữ lại" sang "ra về với lời giới thiệu tốt và hai ba người trong ngành nhớ tên mình". Mục tiêu thứ hai vẫn rất đáng làm, vì lần tìm việc đầu tiên thường đi qua chính những người này.
Kỹ năng mềm mà người hướng dẫn thật sự để ý
Báo trước khi bị hỏi. Việc giao sáng thứ Hai hạn thứ Tư, đến chiều thứ Ba bạn gửi một tin ngắn: đã xong phần nào, còn vướng gì, có kịp không. Người hướng dẫn không phải nhớ để hỏi bạn, và đó là điều họ đánh giá cao nhất ở người mới.
Hỏi đúng lúc và gom câu hỏi. Hỏi ngay khi chưa hiểu yêu cầu thì tốt; hỏi lẻ tẻ mười lần một ngày thì gây mệt. Ghi các câu hỏi không gấp vào một chỗ và hỏi một lượt vào lúc người hướng dẫn rảnh. Trước khi hỏi, thử tự tìm trong tài liệu nhóm năm phút.
Nhận góp ý mà không phân bua. Khi bài bị sửa nhiều, câu trả lời tốt nhất là cảm ơn, hỏi lại một chỗ chưa hiểu vì sao phải sửa, và lần sau không mắc lại lỗi đó. Giải thích dài vì sao mình làm vậy ít khi giúp ích.
Giữ lời với việc nhỏ. Hứa gửi tài liệu cuối ngày thì gửi cuối ngày. Thực tập sinh ít khi có việc lớn để chứng minh mình, nên độ tin cậy được xây từ hàng chục lời hứa nhỏ được giữ.
Hiểu việc mình làm phục vụ ai. Bảng số liệu bạn tổng hợp sẽ được ai dùng, cho cuộc họp nào. Biết điều đó, bạn tự biết số nào cần chính xác tuyệt đối, chỗ nào cần trình bày rõ. Người hướng dẫn nhận ra ngay thực tập sinh nào nghĩ tới người dùng kết quả.
Lịch một kỳ thực tập 8–12 tuần nhìn từ đích "được giữ lại"
Một kỳ thực tập văn phòng phổ biến kéo dài hai đến ba tháng. Có thể chia thành ba chặng với mục tiêu khác nhau:
| Chặng | Mục tiêu | Việc nên làm | Dấu hiệu đang đi đúng |
|---|---|---|---|
| Tuần 1–3 | Hiểu nhóm làm gì, ai làm gì | Ghi sơ đồ người và việc; hỏi về đợt thực tập trước; nhận việc nhỏ và làm thật gọn | Được giao việc thứ hai mà không cần hướng dẫn lại từ đầu |
| Tuần 4–8 | Được tin giao việc thật | Xin nhận một phần việc có người dùng kết quả; báo tiến độ chủ động; xin nhận xét giữa kỳ | Có người ngoài người hướng dẫn nhờ việc bạn |
| Tuần 9–12 | Để lại dấu ấn và nói rõ mong muốn | Hoàn thiện một sản phẩm cụ thể; viết tài liệu bàn giao; nói chuyện thẳng về khả năng ở lại | Người hướng dẫn chủ động hỏi kế hoạch sau tốt nghiệp của bạn |
Buổi xin nhận xét giữa kỳ là bước nhiều bạn bỏ qua. Chỉ cần hỏi: "Đến giờ có điều gì em nên làm khác đi không ạ?" Câu trả lời cho bạn sáu tuần để sửa, thay vì đến cuối kỳ mới biết.
Một sản phẩm để lại: thứ người ta còn dùng khi bạn đã về
Thực tập sinh dễ được nhớ nhất là người để lại một thứ dùng được. Không cần lớn: một bảng theo dõi khách hàng được chuẩn hoá lại, một bộ câu hỏi thường gặp cho bộ phận chăm sóc khách, một bản tổng hợp đối thủ cập nhật, một tài liệu hướng dẫn quy trình mà trước đó chỉ nằm trong đầu một người. Điều quan trọng là có người trong nhóm dùng nó sau khi bạn rời đi.
Cách tìm việc này là quan sát những lần nhóm than phiền về cùng một chuyện: lần nào cũng phải tìm lại một tệp, lần nào cũng phải giải thích một quy trình cho người mới. Đó thường là việc ai cũng biết nên làm nhưng không ai có thời gian. Thực tập sinh có thời gian và có góc nhìn của người mới, rất hợp để làm. Hãy hỏi người hướng dẫn trước khi bắt tay, để chắc việc này có ích và không đụng vào phần người khác đang lo.
Tuần cuối, viết một trang bàn giao cho mọi việc bạn đang cầm: đang ở bước nào, tệp nằm đâu, ai cần biết. Một trang bàn giao gọn gàng là bằng chứng rõ nhất về cách bạn làm việc, và nó thường được chuyển tiếp lên quản lý khi họ cân nhắc có giữ bạn lại không.
Nói chuyện về việc ở lại: nên mở lời thế nào
Nhiều bạn ngại hỏi, chờ công ty tự đề nghị. Nhưng người hướng dẫn bận, có khi không biết bạn muốn ở lại. Khoảng ba bốn tuần trước khi kết thúc, có thể làm theo thứ tự sau:
- Hẹn một buổi trao đổi ngắn với người hướng dẫn, nói rõ mục đích: em muốn nghe nhận xét và hỏi về khả năng làm việc sau thực tập.
- Mở đầu bằng việc hỏi nhận xét, nghe hết, ghi lại. Đừng mở đầu bằng câu xin việc.
- Nói mong muốn một cách thẳng và không gây áp lực: em rất muốn được làm tiếp ở nhóm sau khi tốt nghiệp, nếu nhóm có nhu cầu thì em mong được cân nhắc.
- Hỏi quy trình: nếu có vị trí thì thường xét thế nào, khi nào, em cần chuẩn bị gì thêm.
- Nếu câu trả lời là chưa có chỗ, hỏi xin được giới thiệu hoặc được liên hệ lại khi có vị trí, và xin phép giữ liên lạc.
- Gửi một tin cảm ơn ngắn sau buổi nói chuyện, nhắc lại một điều bạn học được từ người hướng dẫn.
Cách mở lời này không làm ai khó xử. Người hướng dẫn biết rõ bạn muốn gì, và nếu có chỗ, tên bạn sẽ là cái tên đầu tiên họ nghĩ tới.
Khi không được giữ lại: những gì vẫn mang theo được
Không có lời mời không có nghĩa là kỳ thực tập thất bại. Nhiều quyết định không giữ thực tập sinh đến từ ngân sách, cơ cấu nhóm hoặc thời điểm, không liên quan đến bạn. Thứ cần mang về là ba món: một lời nhận xét tốt có thể dùng khi xin việc, một danh sách những việc cụ thể bạn đã làm kèm kết quả đo được, và vài người trong ngành sẵn lòng trả lời tin nhắn của bạn sau này.
Hãy ghi lại các việc đã làm ngay tuần cuối, khi còn nhớ chi tiết: tổng hợp bao nhiêu hồ sơ, rút ngắn quy trình nào bao nhiêu bước, hỗ trợ dự án gì. Ba tháng sau khi viết hồ sơ xin việc, những con số này sẽ rất khó nhớ lại. Sau đó giữ liên lạc nhẹ nhàng: thỉnh thoảng báo tin bạn đã tốt nghiệp, đã có việc, hỏi thăm khi nhóm có tin vui.
Khi bắt đầu tìm việc sau tốt nghiệp, muốn hình dung các vị trí đang tuyển cho người mới ra trường trong ngành mình, có thể tham khảo mangvieclam.com bên cạnh việc hỏi lại chính những người đã hướng dẫn bạn.
Câu hỏi thường gặp
Thực tập không lương có nên nhận không nếu nơi đó có thể tuyển sau này?
Tuỳ khả năng tài chính và giá trị học được. Nếu nơi đó giao việc thật, có người hướng dẫn và có tiền lệ giữ người, kỳ thực tập vẫn đáng cân nhắc. Nếu chỉ làm việc vặt, không ai hướng dẫn, lời hứa "có thể tuyển" khó dựa vào. Hỏi thêm về hỗ trợ đi lại, ăn trưa và thời gian làm để biết cái giá thật.
Có nên nhận lời mời ở lại ngay khi chưa tốt nghiệp không?
Nếu công việc hợp và lịch học cho phép thì là cơ hội tốt, nhưng cần nói rõ thời gian còn lại ở trường, số buổi có thể làm và việc ưu tiên khi trùng lịch thi. Hoàn thành chương trình học vẫn nên là ưu tiên, vì lời hứa của một nhóm có thể thay đổi khi quản lý đổi người.
Người hướng dẫn quá bận, gần như không chỉ dẫn gì thì làm sao?
Tìm thêm một người trong nhóm sẵn lòng chỉ bạn, thường là người mới vào một hai năm. Gom câu hỏi để hỏi một lần, đề xuất họp ngắn mười lăm phút mỗi tuần. Nếu vẫn bị bỏ mặc, ghi lại những gì đã làm và tự đặt mục tiêu học, kỳ thực tập vẫn có ích.
Thực tập ở công ty lớn hay công ty nhỏ thì dễ được giữ lại hơn?
Không có quy luật chung. Công ty lớn hay có chương trình thực tập bài bản và đợt tuyển riêng, nhưng cạnh tranh nhiều. Công ty nhỏ ít quy trình hơn, nếu bạn làm được việc và họ đang thiếu người thì quyết định có thể đến nhanh. Hỏi tiền lệ của từng nơi sẽ chính xác hơn đoán theo quy mô.
Nên xin nhận xét thực tập bằng văn bản hay chỉ nói miệng?
Nhận xét miệng giúp bạn sửa mình, nhận xét bằng văn bản giúp khi xin việc. Trường thường yêu cầu phiếu nhận xét theo mẫu; ngoài ra có thể xin người hướng dẫn đồng ý làm người tham chiếu khi bạn ứng tuyển sau này. Hỏi trước, đừng tự ghi tên họ mà chưa xin phép.
Mắc một lỗi lớn trong kỳ thực tập thì còn cơ hội được giữ không?
Vẫn còn, nếu cách bạn xử lý lỗi tốt: báo ngay khi phát hiện, nói rõ ảnh hưởng, đề xuất cách sửa và không đổ lỗi. Người hướng dẫn thường nhớ cách xử lý lâu hơn nhớ bản thân lỗi. Điều làm mất cơ hội là giấu lỗi hoặc để người khác phát hiện thay.