Luân chuyển công việc là việc làm một thời gian, thường vài tháng đến một năm, ở một bộ phận hay vị trí khác trong cùng công ty, rồi quay về hoặc tiếp tục lên vị trí mới. Với người đi làm muốn tiến trong nghề, nó giúp hiểu doanh nghiệp như một tổng thể, xây quan hệ với các bộ phận mình sẽ phải làm việc cùng khi lên quản lý, và thử sức ở môi trường mới mà không phải đổi công ty.
Luân chuyển ở đây khác với chuyển hẳn sang vị trí khác để đổi nghề trong nội bộ. Người luân chuyển vẫn đi tiếp trên con đường nghề hiện tại, chỉ mượn thời gian ở bộ phận khác để mở rộng tầm nhìn. Nhiều công ty có chương trình luân chuyển chính thức cho quản lý tiềm năng hay cho nhân viên mới tuyển; nhiều công ty khác không có, nhưng vẫn có thể xin được. Bài này bàn khi nào luân chuyển đáng, cách xin, cách học nhiều nhất trong thời gian ngắn, và những rủi ro cần biết.
Vì sao người sắp lên quản lý nên hiểu bộ phận khác
Khi còn là chuyên viên, bạn nhìn công ty qua lăng kính của bộ phận mình. Phòng kinh doanh thấy phòng kế toán chậm duyệt chi; phòng kế toán thấy phòng kinh doanh không nộp chứng từ đúng hạn; phòng kho thấy cả hai đều không báo trước đơn hàng lớn. Mỗi bên đều đúng một phần, và mỗi bên đều không thấy phần còn lại.
Lên quản lý, đặc biệt quản lý cấp trung trở lên, phần lớn công việc là giải quyết chính những chỗ giao nhau đó. Một trưởng phòng kinh doanh hiểu vì sao kế toán cần chứng từ theo cách nhất định sẽ thiết kế quy trình bán hàng giảm xung đột ngay từ đầu. Một trưởng kho từng làm vài tháng ở phòng kế hoạch sẽ hiểu dự báo được làm ra sao và biết hỏi gì để chuẩn bị tốt hơn.
Ngoài hiểu biết, luân chuyển để lại thứ quý không kém: quan hệ. Những người bạn làm cùng trong mấy tháng luân chuyển sẽ là người bạn gọi điện khi cần giải quyết việc liên phòng ban sau này. Quan hệ xây trong lúc làm việc chung bền hơn nhiều so với quan hệ qua các buổi họp.
Luân chuyển đi đâu thì học được gì
Chọn nơi luân chuyển theo kỹ năng và hiểu biết bạn đang thiếu cho bước tiến tiếp theo. Bảng gợi ý dưới đây dùng cho người làm văn phòng ở doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ:
| Bạn đang ở | Có thể luân chuyển sang | Thường học được |
|---|---|---|
| Kinh doanh, bán hàng | Kế hoạch, tài chính, chăm sóc khách hàng | Biên lợi nhuận thật của đơn hàng, dòng tiền, điều gì xảy ra sau khi ký hợp đồng |
| Kế toán, tài chính | Kinh doanh, vận hành, mua hàng | Con số đến từ đâu, áp lực ở tuyến đầu, chi phí phát sinh như thế nào |
| Kỹ thuật, sản xuất | Kinh doanh, chất lượng, kế hoạch | Khách hàng cần gì thật, chi phí của lỗi, cách lập kế hoạch sản xuất |
| Nhân sự | Một bộ phận nghiệp vụ lớn của công ty | Công việc thật của những người mình tuyển và đánh giá |
| Công nghệ thông tin | Bộ phận dùng hệ thống nhiều nhất | Người dùng làm việc ra sao, vì sao họ đi đường vòng quanh hệ thống |
Nguyên tắc chung là luân chuyển sang bộ phận bạn sẽ phải làm việc cùng nhiều nhất khi lên vị trí tiếp theo, hoặc bộ phận mà bạn hiểu ít nhất nhưng ảnh hưởng nhiều nhất tới kết quả của bạn.
Xin luân chuyển khi công ty không có chương trình chính thức
Ở công ty không có chương trình luân chuyển, việc xin cần chuẩn bị kỹ hơn, vì nó đụng tới hai quản lý: quản lý hiện tại phải cho bạn đi, quản lý bộ phận nhận phải đồng ý nhận. Một cách tiếp cận:
- Xác định rõ bạn muốn học gì và vì sao điều đó có ích cho công ty, không chỉ cho bạn. Ví dụ: hiểu quy trình kế hoạch để giảm hàng trễ của phòng kinh doanh.
- Đề xuất hình thức nhẹ nhất trước: vài tuần làm bán thời gian, hay một dự án chung, thay vì đòi chuyển hẳn sáu tháng.
- Nói chuyện với quản lý hiện tại trước, trình bày mục tiêu và kế hoạch đảm bảo việc của bạn có người lo trong thời gian vắng.
- Khi quản lý hiện tại đồng ý, cùng họ tiếp cận quản lý bộ phận nhận. Nói rõ bạn sẽ đóng góp gì cho bộ phận đó, không chỉ đến để học.
- Thống nhất bằng văn bản: thời gian, nhiệm vụ, người hướng dẫn, cách đánh giá, và vị trí của bạn khi quay về.
- Báo bộ phận nhân sự để việc luân chuyển được ghi nhận trong hồ sơ, nhất là khi ảnh hưởng tới chế độ hay kỳ đánh giá.
Nếu đề xuất bị từ chối, hỏi xem có hình thức thay thế không, như tham gia dự án chung với bộ phận đó, dự một số cuộc họp của họ, hay ngồi cùng một người bên đó vài buổi. Học được một phần vẫn hơn không học được gì.
Học được nhiều nhất trong vài tháng
Đến như người mới, không như khách. Nhận việc thật, có trách nhiệm thật. Người luân chuyển chỉ đứng nhìn sẽ không học được nhiều và bị bộ phận nhận coi là gánh nặng.
Hỏi “vì sao” trước khi đề xuất “nên”. Những gì trông vô lý từ bên ngoài thường có lý do bên trong. Hiểu lý do trước, rồi mới góp ý. Người mới đến mà chê ngay sẽ mất lòng tin nhanh chóng.
Ghi chép hằng tuần. Cuối mỗi tuần, ghi lại ba điều đã hiểu mới về cách bộ phận này vận hành, và một điều có thể áp dụng khi quay về. Sau vài tháng, bạn có một tài liệu giá trị cho chính mình và có thể cho cả bộ phận cũ.
Xây quan hệ có chủ đích. Ăn trưa với người ở bộ phận mới, hỏi về công việc của họ, giúp họ khi có thể. Đây là mạng lưới nội bộ bạn sẽ dùng nhiều năm.
Kết thúc bằng một buổi chia sẻ. Trước khi quay về, đề nghị trình bày ngắn cho cả hai bộ phận những gì bạn thấy, những chỗ hai bên có thể phối hợp tốt hơn. Việc này biến kinh nghiệm cá nhân thành giá trị cho công ty và để lại ấn tượng tốt.
Một ví dụ: ba tháng ở phòng kế hoạch
Ví dụ giả định. Anh T., giám sát bán hàng năm năm kinh nghiệm ở một công ty sản xuất đồ gia dụng, thường xuyên căng thẳng với phòng kế hoạch vì hàng giao trễ cho các đại lý lớn. Nhắm vị trí trưởng phòng kinh doanh khu vực trong hai năm tới, anh nhận ra mình không hiểu vì sao kế hoạch sản xuất lại cứng nhắc đến vậy.
Anh đề xuất với quản lý làm ba tháng ở phòng kế hoạch, bán thời gian: ba ngày mỗi tuần ở phòng kế hoạch, hai ngày giữ các khách hàng lớn nhất của mình, phần còn lại giao cho một nhân viên đang được kèm. Ở phòng kế hoạch, anh được giao lập dự báo nhu cầu cho một dòng sản phẩm, dự các cuộc họp điều độ hằng tuần và làm việc với bộ phận mua nguyên liệu.
Sau ba tháng, anh hiểu ra rằng phần lớn đơn hàng trễ bắt nguồn từ việc phòng kinh doanh báo đơn lớn quá muộn so với thời gian đặt nguyên liệu. Anh đề xuất một mẫu báo trước đơn hàng hằng tuần từ phía kinh doanh, được hai phòng thống nhất áp dụng. Thứ anh mang về không chỉ là một quy trình mới mà là quan hệ với trưởng phòng kế hoạch, và một câu chuyện cụ thể về giải quyết vấn đề liên phòng ban để kể trong lần xét vị trí quản lý.
Rủi ro cần biết trước khi đi
Rủi ro thứ nhất là mất chỗ khi quay về. Trong thời gian bạn vắng, bộ phận cũ có thể đã sắp xếp lại, người thay bạn làm tốt hơn mong đợi, hoặc quản lý đổi. Vì vậy cần thoả thuận rõ bằng văn bản vị trí của bạn khi quay về.
Rủi ro thứ hai là kỳ đánh giá bị ảnh hưởng. Nếu kỳ đánh giá cuối năm rơi vào giữa thời gian luân chuyển, ai sẽ đánh giá bạn, theo tiêu chí nào? Không thống nhất trước, bạn có thể bị đánh giá thấp vì không đạt chỉ tiêu cũ mà cũng chưa có thành tích rõ ở chỗ mới.
Rủi ro thứ ba là bị coi là người không có chỗ đứng. Ở một số môi trường, luân chuyển chưa phổ biến, người đi luân chuyển có thể bị hiểu nhầm là bị đẩy đi. Cách giảm rủi ro là để quản lý giới thiệu việc luân chuyển như một phần kế hoạch phát triển, và tự bạn nói rõ mục tiêu với đồng nghiệp.
Rủi ro cuối là ở lại luôn bộ phận mới. Đôi khi bạn phát hiện mình thích công việc mới hơn. Điều đó không xấu, nhưng nếu xảy ra, hãy nói thẳng với cả hai quản lý thay vì để mọi người phải đoán.
Luân chuyển như một chặng trên lộ trình sự nghiệp
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp, khi kể lại sự nghiệp của mình, nhắc tới một hai lần luân chuyển như bước ngoặt: lần đầu hiểu khách hàng thật sự, lần đầu thấy công ty kiếm tiền ở đâu, lần đầu làm việc với người có cách nghĩ khác hẳn. Những trải nghiệm này thường không đến từ việc ngồi lâu ở một vị trí.
Nếu bạn đang ở giai đoạn ba đến tám năm đi làm, chuyên môn đã vững và đang nhắm vị trí quản lý trong vài năm tới, đây thường là thời điểm luân chuyển đem lại nhiều nhất. Sớm hơn, bạn chưa đủ nền để hiểu sâu bộ phận khác; muộn hơn, khi đã ở vị trí quản lý, việc rời đi vài tháng khó sắp xếp hơn nhiều.
Hãy đưa luân chuyển vào kế hoạch học 12 tháng như một lựa chọn bên cạnh khoá học và dự án khó. Đối với không ít người, vài tháng ở bộ phận khác dạy nhiều về cách doanh nghiệp vận hành hơn bất kỳ khoá quản trị nào.
Câu hỏi thường gặp
Luân chuyển có làm thay đổi lương không?
Thường không, nếu là luân chuyển ngắn hạn để học. Một số công ty có phụ cấp nếu luân chuyển sang địa điểm khác. Thoả thuận rõ trước khi đi, nhất là khi vị trí mới có cơ cấu thưởng khác, ví dụ từ văn phòng sang kinh doanh có thưởng theo doanh số.
Luân chuyển có cần ký phụ lục hợp đồng không?
Nếu thay đổi công việc, địa điểm hay điều kiện làm việc so với hợp đồng lao động, nên có văn bản ghi nhận. Bộ luật Lao động hiện hành có quy định về việc chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng; hỏi bộ phận nhân sự về thủ tục phù hợp.
Chương trình quản trị viên tập sự có giống luân chuyển không?
Nhiều chương trình quản trị viên tập sự dành cho người mới tốt nghiệp có phần luân chuyển qua các bộ phận. Bài này nói về luân chuyển cho người đã đi làm nhiều năm, chủ động xin để chuẩn bị cho bước tiến, khác ở chỗ mục tiêu học cụ thể hơn.
Bao lâu thì đủ cho một lần luân chuyển?
Tuỳ mục tiêu. Để hiểu quy trình cơ bản của một bộ phận, vài tuần làm việc thật đã có ích. Để thật sự làm được việc và xây quan hệ, thường cần ba đến sáu tháng. Dài hơn một năm thì gần với chuyển vị trí hơn là luân chuyển.
Quản lý không muốn cho đi vì sợ thiếu người thì sao?
Đề xuất giải pháp cho nỗi lo đó: đào tạo người thay thế trước khi đi, luân chuyển bán thời gian, chọn thời điểm bộ phận ít việc. Nếu vẫn không được, hỏi khi nào có thể xem xét lại và chuẩn bị đề xuất tốt hơn cho lần sau.