Đào tạo nội bộ có ích khi bạn chọn khoá gắn với bước tiến của mình, đến lớp với một vấn đề cụ thể cần giải, và áp dụng ít nhất một điều vào công việc trong vòng hai tuần sau buổi học. Làm ba việc đó, một khoá nội bộ vài giờ có thể đem lại nhiều hơn một khoá bên ngoài tốn tiền. Không làm, nó chỉ là vài giờ ngồi điểm danh rồi quên.
Nhiều người đi làm coi đào tạo nội bộ là thủ tục: bộ phận nhân sự cần đủ giờ đào tạo, người học cần chữ ký. Thái độ đó dễ hiểu khi khoá học được thiết kế chung chung. Nhưng đào tạo nội bộ có những lợi thế mà khoá bên ngoài không có: nội dung gắn với hệ thống và quy trình của chính công ty, giảng viên thường là người trong nghề ở công ty, bạn cùng lớp đến từ các bộ phận khác, và việc tham gia được ghi nhận trong hồ sơ. Bài này viết từ phía người học: chọn gì, học thế nào, và cách biến đào tạo nội bộ thành bước tiến.
Vì sao đào tạo nội bộ hay bị lãng phí
Có vài lý do khiến đào tạo nội bộ thường không đem lại nhiều. Lý do thứ nhất là người học bị cử đi mà không biết vì sao. Quản lý đăng ký cho cả phòng một khoá vì có chỉ tiêu giờ đào tạo, người học đến với tâm thế làm nghĩa vụ. Không có câu hỏi trong đầu, khó có câu trả lời nào đọng lại.
Lý do thứ hai là không có chỗ áp dụng. Học xong một khoá về kỹ năng phản hồi, quay về bàn làm việc với hai mươi email chờ, không ai nhắc, không có tình huống để thử, sau hai tuần kiến thức đã phai. Các tài liệu về chuyển giao đào tạo thường nhấn mạnh rằng môi trường sau lớp học, như sự hỗ trợ của quản lý và cơ hội áp dụng, ảnh hưởng lớn tới việc kiến thức có được dùng hay không.
Lý do thứ ba là khoá học quá chung. Những khoá như kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian dành cho mọi người thường không chạm tới vấn đề cụ thể của ai. Lúc này, phần việc của người học là tự kéo nội dung chung về vấn đề riêng, thứ mà không giảng viên nào làm hộ được.
Hiểu ba lý do này giúp bạn biết cần làm gì khác: tự đặt câu hỏi trước khi đến lớp, tự tạo chỗ áp dụng sau lớp, và tự nối nội dung chung với việc của mình.
Chọn khoá nào khi được chọn
Ưu tiên khoá gắn với khoảng cách trong kế hoạch học của bạn. Nếu bạn đang nhắm lên trưởng nhóm, khoá về quản lý người mới, phản hồi, giao việc đáng hơn khoá kỹ năng chuyên môn bạn đã vững.
Ưu tiên khoá do người trong nghề ở công ty dạy. Một buổi chia sẻ của trưởng phòng tài chính về cách đọc báo cáo của chính công ty thường hữu ích hơn khoá tài chính cho người không chuyên do đơn vị bên ngoài dạy chung chung.
Ưu tiên khoá có bạn học từ bộ phận khác. Đây là cơ hội xây quan hệ liên phòng ban hiếm có trong giờ làm.
Ưu tiên khoá có phần thực hành hoặc dự án. Khoá chỉ nghe giảng ít để lại hơn khoá có bài tập trên tình huống của công ty.
Ưu tiên chương trình được chọn lọc. Một số công ty có chương trình dành cho nhân viên tiềm năng, như chương trình phát triển quản lý kế cận. Được chọn vào đã là một tín hiệu; hỏi quản lý tiêu chí và xin được cân nhắc nếu bạn quan tâm.
Trước, trong và sau một buổi đào tạo
Cách làm dưới đây áp dụng được cho cả khoá vài giờ lẫn chương trình nhiều buổi. Phần trước và sau buổi học thường quyết định nhiều hơn phần trong lớp:
- Trước buổi học: đọc mô tả khoá, viết ra một hai vấn đề cụ thể trong công việc bạn hy vọng khoá giúp giải quyết. Nói ngắn với quản lý về khoá bạn sắp học và hỏi họ mong bạn mang về điều gì.
- Trong buổi học: ngồi gần người ở bộ phận khác, đặt câu hỏi gắn với vấn đề đã chuẩn bị, ghi chú theo hai cột: điều mới học và điều sẽ áp dụng.
- Cuối buổi: chọn đúng một điều sẽ áp dụng trong hai tuần tới, viết cụ thể: áp dụng vào việc gì, khi nào, với ai.
- Trong hai tuần sau: làm điều đã chọn. Nếu cần, xin quản lý tạo cơ hội, như cho bạn dẫn một cuộc họp để thử kỹ năng mới.
- Sau hai tuần: ghi vào nhật ký thành tích điều đã thử và kết quả. Kể ngắn với quản lý.
- Sau một tháng: nếu khoá hữu ích, chia sẻ một tóm tắt ngắn với nhóm. Nếu không, góp ý cụ thể cho bộ phận đào tạo để khoá sau tốt hơn.
Chỉ một điều áp dụng mỗi khoá nghe có vẻ ít, nhưng sau mười khoá trong vài năm, đó là mười thay đổi thật trong cách bạn làm việc, nhiều hơn hẳn người học mười khoá mà không đổi gì.
Một ví dụ: biến khoá phản hồi hai giờ thành thay đổi thật
Ví dụ giả định. Anh K., chuyên viên chính phòng mua hàng, vừa được giao kèm hai nhân viên mới và bị cử đi một khoá nội bộ hai giờ về kỹ năng đưa phản hồi. Trước buổi học, anh viết ra một vấn đề cụ thể: một trong hai bạn mới thường gửi đề nghị báo giá thiếu thông tin, anh đã nhắc hai lần nhưng không đổi.
Trong buổi học, khi giảng viên trình bày mô hình phản hồi theo tình huống, hành vi và tác động, anh hỏi thẳng về trường hợp của mình và được gợi ý cách nói cụ thể hơn: không nói “em làm thiếu”, mà chỉ ra lần gần nhất, thông tin nào thiếu, và hệ quả là nhà cung cấp phải hỏi lại hai ngày. Cuối buổi, anh viết một dòng: “Thứ Năm này, buổi một-một với bạn mới, thử cách nói mới với đề nghị báo giá tuần trước.”
Hai tuần sau, các đề nghị báo giá của bạn mới đã đủ thông tin hơn. Anh ghi vào nhật ký thành tích, kể ngắn với trưởng phòng, và một tháng sau được nhờ chia sẻ cách kèm người mới cho các nhóm khác. Khoá học hai giờ, cộng mười phút chuẩn bị và một cuộc nói chuyện, đã thành một câu chuyện cụ thể về phát triển người khác, đúng thứ anh cần cho bước lên trưởng nhóm.
Từ người học thành người dạy
Một trong những cách tận dụng đào tạo nội bộ hiệu quả nhất là trở thành người dạy. Nhiều công ty cần người trong nghề chia sẻ: hướng dẫn quy trình cho nhân viên mới, buổi chia sẻ chuyên môn trong phòng, khoá nội bộ về một phần mềm hay một nghiệp vụ. Tình nguyện làm việc này đem lại nhiều lợi ích cho sự nghiệp.
Thứ nhất, dạy buộc bạn hiểu sâu hơn. Để giải thích cho người khác, bạn phải sắp xếp lại kiến thức, nhận ra chỗ mình hiểu mơ hồ. Thứ hai, bạn được nhìn thấy: người học từ nhiều bộ phận biết bạn là người giỏi mảng đó, quản lý cấp cao có thể dự hoặc nghe nhắc tới. Thứ ba, bạn luyện kỹ năng trình bày và truyền đạt, thứ cần cho mọi vai trò quản lý.
Bắt đầu nhỏ: một buổi ba mươi phút chia sẻ trong phòng về một quy trình bạn làm tốt. Chuẩn bị kỹ, xin nhận xét, rồi đề xuất với bộ phận đào tạo nếu nội dung hữu ích cho nhiều người hơn. Ghi lại các buổi đã dạy, số người học, nhận xét, vào hồ sơ của mình.
Đào tạo nội bộ hay khoá học bên ngoài
Hai nguồn học này bổ sung cho nhau. Bảng dưới giúp bạn biết khi nào nên dùng nguồn nào:
| Tiêu chí | Đào tạo nội bộ | Khoá học bên ngoài |
|---|---|---|
| Chi phí với bạn | Thường miễn phí, trong giờ làm | Tự trả hoặc xin tài trợ, thường ngoài giờ |
| Độ gắn với công việc | Cao: quy trình, hệ thống, bối cảnh của chính công ty | Thấp hơn, cần tự nối với công việc |
| Góc nhìn mới | Hạn chế: thường theo cách công ty đang làm | Rộng hơn: cách làm của ngành, của công ty khác |
| Giá trị khi chuyển việc | Thấp hơn: ít được biết bên ngoài | Cao hơn nếu là chứng chỉ được ngành công nhận |
| Mạng lưới | Trong công ty, liên phòng ban | Ngoài công ty, trong ngành |
Chiến lược hợp lý là tận dụng tối đa đào tạo nội bộ cho những gì gắn với công việc hiện tại và quan hệ trong công ty, rồi dùng khoá bên ngoài có chọn lọc cho góc nhìn mới và những kỹ năng có giá trị trên thị trường lao động rộng hơn.
Khi công ty gần như không có đào tạo
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận đào tạo hay ngân sách cho khoá học. Ở đó, việc học trong công ty vẫn có, chỉ không mang tên đào tạo: học từ người giỏi hơn, học qua việc khó, học qua sai lầm.
Bạn có thể chủ động tạo ra một dạng đào tạo nội bộ nhỏ: đề xuất buổi chia sẻ chuyên môn mỗi tháng trong phòng, mỗi người lần lượt trình bày một điều mình biết; đề xuất cặp kèm giữa người mới và người lâu năm; đề xuất tài liệu hướng dẫn cho các quy trình hay bị hỏi. Những đề xuất này tốn ít tiền, đem lại lợi ích cho cả nhóm, và cho thấy bạn có tư duy của người quản lý.
Nếu sau một thời gian dài bạn thấy mình không học được gì mới ở công ty hiện tại, và không có cách nào tạo ra cơ hội học, đó là dữ kiện quan trọng cho quyết định sự nghiệp. Môi trường học được là một trong những tiêu chí đáng cân nhắc khi chọn công ty tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Có nên từ chối khoá đào tạo nội bộ khi đang bận không?
Có thể đề nghị dời sang đợt sau nếu khoá không gắn với nhu cầu hiện tại và công việc đang gấp. Tuy nhiên, với khoá bắt buộc như an toàn, tuân thủ, bảo mật, hoặc chương trình phát triển được chọn lọc, nên sắp xếp để tham gia vì chúng thường gắn với quy định hoặc cơ hội thăng tiến.
Giờ đào tạo nội bộ có tính vào hồ sơ nghề nghiệp không?
Trong công ty, nhiều nơi lưu số giờ và khoá đã học vào hồ sơ nhân viên, đôi khi được xem xét khi đánh giá hay thăng chức. Trong CV gửi ra ngoài, chỉ nên ghi khoá có giá trị nổi bật, như chương trình phát triển quản lý, kèm điều bạn đã áp dụng được.
Làm giảng viên nội bộ có được trả thêm không?
Tuỳ chính sách từng công ty. Một số nơi có thù lao hoặc tính vào đánh giá hiệu suất, một số coi là trách nhiệm chung. Dù có trả thêm hay không, giá trị lớn hơn thường là kỹ năng truyền đạt và việc được nhìn thấy trong công ty.
Khoá nội bộ nội dung kém thì nên góp ý thế nào?
Góp ý cụ thể và mang tính xây dựng qua phiếu đánh giá hoặc trao đổi riêng với bộ phận đào tạo: phần nào chưa gắn với công việc, tình huống nào nên thêm. Tránh phàn nàn chung chung. Góp ý tốt giúp khoá sau tốt hơn cho chính bạn và đồng nghiệp.
Đào tạo nội bộ có thay được việc tự học không?
Không. Đào tạo nội bộ thường phục vụ nhu cầu chung của công ty, còn kế hoạch sự nghiệp của bạn có thể cần những kỹ năng công ty chưa dạy. Coi đào tạo nội bộ là một nguồn trong kế hoạch học của mình, bên cạnh tự học, dự án khó và khoá bên ngoài.