Một sự kiện ngành có ích cho sự nghiệp khi bạn chọn đúng loại sự kiện cho mục tiêu của mình, đặt trước hai ba mục tiêu cụ thể như gặp những ai và hỏi điều gì, rồi theo dõi trong vòng 48 giờ sau khi về. Phần lớn người đi hội thảo bỏ qua bước đầu và bước cuối: đi vì được mời, nghe vài phiên, nhận vài tấm danh thiếp, rồi không liên lạc lại với ai. Kết quả là một ngày nghỉ việc mà không để lại gì.
Bài này nói về sự kiện ngành nhìn từ phía người đi làm: các loại sự kiện và cái mỗi loại cho, cách chọn, chuẩn bị gì trước, làm gì trong ngày để tận dụng các phiên và giờ giải lao, theo dõi sau đó ra sao, và cách xin công ty cử đi. Kỹ năng bắt chuyện, giới thiệu bản thân hay kết thúc cuộc trò chuyện là chủ đề giao tiếp riêng, chỉ nhắc ở đây.
Các loại sự kiện ngành và cái mỗi loại cho
Mỗi loại sự kiện có một điểm mạnh riêng. Biết mình cần gì giúp không lãng phí một ngày ở sai chỗ:
| Loại sự kiện | Quy mô thường gặp | Điểm mạnh | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Hội nghị, diễn đàn lớn của ngành | Hàng trăm đến hàng nghìn người | Nắm xu hướng, gặp nhiều công ty | Khó trò chuyện sâu, nhiều phần quảng bá |
| Hội thảo chuyên đề | Vài chục đến vài trăm người | Nội dung sâu một chủ đề, người tham dự cùng mối quan tâm | Chất lượng phụ thuộc diễn giả |
| Buổi chia sẻ, gặp mặt nhỏ | Dưới năm mươi người | Trao đổi thật, dễ quen | Phạm vi hẹp, ít người cấp cao |
| Triển lãm, hội chợ chuyên ngành | Lớn, nhiều gian hàng | Hiểu thị trường, sản phẩm, nhà cung cấp | Phần lớn là bán hàng |
| Hội thảo đào tạo, workshop | Nhỏ đến vừa | Học kỹ năng cụ thể, làm cùng nhau | Tốn thời gian, thường có phí |
Với mục tiêu mở rộng quan hệ nghề, các buổi nhỏ và hội thảo chuyên đề thường hiệu quả hơn hội nghị lớn, vì người tham dự có cùng mối quan tâm và có thời gian nói chuyện. Hội nghị lớn hợp khi bạn muốn hiểu bức tranh chung của ngành hoặc gặp một số công ty cụ thể.
Chọn sự kiện đáng đi
Lịch sự kiện ngành có thể dày đặc. Vài câu hỏi giúp lọc nhanh:
- Ai là diễn giả, và họ là người làm nghề thật hay chủ yếu là nhà tài trợ trình bày sản phẩm?
- Ai sẽ tham dự? Nhiều ban tổ chức nói rõ đối tượng; nếu là sự kiện có đăng ký, đôi khi có thể đoán qua đơn vị đồng tổ chức.
- Có thời gian trao đổi không: giờ giải lao dài, phiên thảo luận nhóm, buổi gặp mặt sau sự kiện?
- Chi phí thật: phí tham dự, đi lại, và quan trọng nhất là ngày công bạn nghỉ việc.
- Lần trước sự kiện này ra sao? Hỏi một người đã từng đi.
- Có liên quan tới việc bạn đang làm hoặc muốn làm trong một hai năm tới không? Một hội thảo hay về chủ đề không liên quan là một buổi giải trí, không phải đầu tư sự nghiệp.
Một nhịp hợp lý cho nhiều người đi làm là vài sự kiện chọn lọc mỗi năm, cộng các buổi gặp mặt nhỏ thường kỳ của cộng đồng nghề. Đi quá nhiều sự kiện lớn dễ thành thói quen thu thập danh thiếp hơn là xây quan hệ.
Trước sự kiện: chuẩn bị trong một buổi tối
Chuẩn bị không cần lâu, nhưng tạo khác biệt lớn giữa người đi có chủ đích và người đi cho biết:
- Đặt hai ba mục tiêu cụ thể. Ví dụ: hiểu cách các nhà máy khác áp dụng bảo trì dự báo; nói chuyện được với ít nhất hai người làm kế hoạch sản xuất ở công ty khác; hỏi diễn giả X một câu về trường hợp của nhóm mình.
- Xem danh sách diễn giả và chương trình, chọn trước các phiên sẽ dự. Nếu có nhiều phòng song song, ưu tiên phiên nhỏ, nơi dễ hỏi đáp.
- Tìm hiểu trước vài người muốn gặp: họ làm gì, gần đây có chia sẻ gì. Không phải để diễn kịch, mà để có câu hỏi thật.
- Chuẩn bị một câu giới thiệu ngắn về công việc theo kiểu người cùng nghề nghe là hiểu, không phải bài chào hàng.
- Chuẩn bị cách trao đổi liên lạc: danh thiếp, mã kết nối trên điện thoại, hoặc đơn giản là hỏi số điện thoại công việc.
Nếu đi cùng đồng nghiệp, thoả thuận chia nhau dự các phiên khác nhau và không đi cùng nhau suốt buổi. Đứng mãi với người quen là cách nhanh nhất để không gặp được ai mới.
Trong sự kiện: dùng các phiên và giờ giải lao
Ngồi gần phía trước ở phiên nhỏ. Dễ đặt câu hỏi, dễ tiếp cận diễn giả khi phiên kết thúc. Người ngồi cuối phòng thường rời đi trước khi có cơ hội nói chuyện.
Đặt một câu hỏi tốt. Một câu hỏi cụ thể, ngắn, cho thấy bạn hiểu vấn đề, làm nhiều người trong phòng nhớ tới bạn. Sau phiên, những người cùng quan tâm thường chủ động tới nói chuyện.
Tiếp cận diễn giả sau phiên. Cảm ơn ngắn, nêu một điểm bạn thấy hữu ích, hỏi một câu tiếp nối hoặc xin phép liên hệ sau. Giữ ngắn vì nhiều người đang chờ.
Giờ giải lao là phần chính. Nhiều người dùng giờ giải lao để kiểm tra điện thoại. Đây lại là lúc dễ bắt đầu cuộc trò chuyện nhất, quanh bàn cà phê, với một câu về phiên vừa nghe.
Ghi chú ngay. Sau mỗi cuộc trò chuyện đáng nhớ, ghi vào điện thoại tên, nơi làm, điều đã nói và điều đã hứa. Đến cuối ngày, những chi tiết này lẫn vào nhau rất nhanh.
Sau sự kiện: 48 giờ quyết định
Phần lớn giá trị của một sự kiện bị mất trong vài ngày sau đó. Người bạn gặp cũng gặp hàng chục người khác; tin nhắn đến trong vòng hai ngày có cơ hội được nhớ cao hơn hẳn tin nhắn đến sau hai tuần.
Tin nhắn theo dõi nên ngắn và cụ thể: nhắc lại nơi gặp, một chi tiết của cuộc trò chuyện, và việc bạn đã hứa nếu có, như gửi một tài liệu, giới thiệu một người. Nếu không có gì để gửi, một lời cảm ơn kèm câu "nếu có dịp ghé nhà máy bên anh, em rất muốn học hỏi thêm" là đủ. Đừng dùng tin nhắn đầu tiên để chào bán hay xin việc.
Với diễn giả, một lời cảm ơn kèm một điều bạn đã áp dụng hoặc định áp dụng từ bài nói thường được trân trọng, vì diễn giả hiếm khi biết bài nói của mình có tác dụng gì.
Cuối cùng, dành nửa giờ viết lại những gì học được, và chia sẻ cho nhóm ở công ty. Bản tóm tắt này vừa giúp bạn nhớ lâu, vừa là lý do chính đáng để lần sau công ty sẵn lòng cử bạn đi tiếp.
Triển lãm chuyên ngành: đi thế nào cho khác đi hội thảo
Triển lãm, hội chợ chuyên ngành là nơi phần lớn người có mặt đang bán hàng. Với người đi làm, điều đó không làm nó kém giá trị, chỉ là giá trị nằm ở chỗ khác. Đây là nơi hiểu thị trường nhanh nhất: trong một buổi sáng, bạn thấy được các nhà cung cấp chính, sản phẩm mới, cách các công ty khác giới thiệu mình, và nghe được những câu hỏi mà khách hàng đang quan tâm.
Cách đi hiệu quả là chọn trước mười gian hàng liên quan nhất tới công việc, và đến vào giờ vắng, thường là đầu buổi hoặc sau giờ ăn trưa, khi nhân viên gian hàng có thời gian nói chuyện kỹ. Người đứng gian hàng thường là kỹ sư ứng dụng, chuyên viên kỹ thuật, không chỉ nhân viên bán hàng; họ hiểu sâu sản phẩm và biết nhiều khách hàng trong ngành.
Nói rõ bạn đến tìm hiểu, chưa có nhu cầu mua, để cuộc trò chuyện thẳng thắn hơn. Nhiều mối quan hệ nghề nghiệp lâu năm bắt đầu từ một cuộc trò chuyện ở gian hàng triển lãm, khi cả hai bên không chịu áp lực phải chốt điều gì.
Những sai lầm hay gặp khi đi sự kiện
Đi để thu danh thiếp. Ba mươi tấm danh thiếp không ai nhớ bạn có giá trị thấp hơn ba cuộc trò chuyện thật. Đặt mục tiêu theo chất lượng cuộc trò chuyện, không theo số lượng người gặp.
Chào hàng ngay câu đầu. Người ta đến sự kiện để học và gặp đồng nghiệp, không phải để nghe bán hàng. Bắt đầu bằng chủ đề của phiên vừa nghe, công việc của họ, rồi chỉ nói về sản phẩm của bạn khi được hỏi.
Ở mãi với người quen. Đi sự kiện rồi đứng với đồng nghiệp cùng công ty cả ngày là bỏ lỡ lý do chính để đi.
Bỏ qua phiên hỏi đáp. Phần hỏi đáp thường là phần có giá trị nhất, vì nó đi vào tình huống cụ thể. Nhiều người rời phòng trước phần này để đi cà phê sớm.
Hứa rồi quên. Nói "em gửi anh tài liệu nhé" rồi không gửi là để lại ấn tượng tệ hơn không nói gì. Chỉ hứa điều bạn chắc sẽ làm trong vài ngày tới.
Xin công ty cử đi hoặc tài trợ
Nhiều công ty có ngân sách đào tạo nhưng ít người chủ động xin. Một đề xuất tốt thường gồm:
- Tên sự kiện, thời gian, chi phí dự kiến gồm phí, đi lại và số ngày công.
- Hai ba lý do cụ thể liên quan tới công việc của nhóm, ví dụ một vấn đề đang gặp mà sự kiện có phiên bàn về nó.
- Cam kết chia sẻ lại: một buổi trình bày ngắn hoặc bản tóm tắt cho nhóm trong tuần sau.
- Kế hoạch xử lý công việc trong ngày vắng mặt.
- Nếu là sự kiện của hội nghề, nêu thêm lợi ích quan hệ với các đơn vị trong ngành.
Đề xuất kiểu này cho sếp thấy bạn coi sự kiện là việc phục vụ công việc, không phải ngày nghỉ. Nếu bị từ chối vì ngân sách, có thể hỏi xin đi một nửa ngày, hoặc chọn các sự kiện miễn phí của cộng đồng nghề.
Câu hỏi thường gặp
Đi hội thảo một mình có nên không?
Nên, và nhiều khi còn tốt hơn đi theo nhóm, vì bạn buộc phải nói chuyện với người mới. Chuẩn bị trước hai ba mục tiêu và vài câu hỏi giúp việc bắt đầu cuộc trò chuyện tự nhiên hơn.
Sự kiện miễn phí có đáng đi không?
Có thể rất đáng, nhất là các buổi do cộng đồng nghề tự tổ chức. Nhưng cũng có nhiều sự kiện miễn phí mà nội dung chính là bán hàng. Xem kỹ ai là diễn giả và ai là nhà tài trợ trước khi đăng ký.
Gặp người cấp cao ở sự kiện thì nên nói gì?
Một câu hỏi thật về chuyên môn hoặc về bài nói của họ, ngắn gọn, thường tốt hơn mọi lời giới thiệu dài về bản thân. Người cấp cao nhớ những câu hỏi hay hơn những tấm danh thiếp.
Theo dõi sau sự kiện qua kênh nào là phù hợp?
Dùng kênh mà người đó đã đưa cho bạn khi trao đổi liên lạc. Với mạng nghề nghiệp trực tuyến, kèm một dòng nhắc nơi gặp trong lời mời kết nối. Tránh gọi điện bất ngờ trừ khi đã hẹn trước.
Có nên xin việc tại sự kiện ngành?
Không nên xin trực tiếp trong lần gặp đầu. Mục tiêu lần đầu là để lại ấn tượng chuyên môn tốt, theo dõi sau đó, và khi quan hệ đã có, hỏi về cơ hội một cách tự nhiên. Một số sự kiện có gian tuyển dụng riêng, đó mới là chỗ nộp hồ sơ.