Nhiều công ty ưu tiên ứng viên do nhân viên nội bộ giới thiệu vì người giới thiệu nắm được cả hai phía mà hồ sơ không nói hết: họ biết công việc thật sự đòi hỏi gì, và biết ứng viên làm việc ra sao. Thông tin hai chiều đó giúp công ty sàng lọc nhanh hơn, và ứng viên vào làm thường bắt nhịp nhanh vì đã được nghe kể thật về công việc từ trước.
Với người đi làm, điều này có nghĩa là một lời giới thiệu đúng người có giá trị hơn nhiều lần nộp đơn qua kênh chung. Nhưng giới thiệu nội bộ không phải đi cửa sau: bạn vẫn qua đủ các vòng, và người giới thiệu đang đặt một phần uy tín của họ vào bạn. Bài này giải thích cơ chế đó, ai là người nên nhờ, cách nhờ để người giúp không khó xử, và những việc nên làm sau khi được giới thiệu.
Vì sao doanh nghiệp coi trọng ứng viên được giới thiệu
Thông tin mà hồ sơ không có. Một bản CV cho biết bạn đã làm ở đâu, chức danh gì. Một đồng nghiệp từng làm cùng bạn biết bạn có giữ lời không, xử lý áp lực thế nào, có dễ làm việc chung không. Với nhà tuyển dụng, đó là loại thông tin khó lấy nhất qua phỏng vấn.
Ứng viên hiểu việc từ trước. Người được giới thiệu thường đã nghe kể về công việc, sếp, nhịp làm việc từ người bên trong. Họ ít bị "sốc" khi vào làm hơn, nên khả năng nghỉ sớm cũng thấp hơn. Các nghiên cứu xã hội học về tuyển dụng qua mạng lưới quan hệ thường giải thích lợi thế này bằng chính dòng thông tin hai chiều đó.
Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển. Một tin đăng có thể nhận hàng trăm hồ sơ, phần lớn không phù hợp. Một lời giới thiệu đến kèm sẵn một bước sàng lọc. Nhiều công ty có chương trình thưởng cho nhân viên giới thiệu thành công, vì chi phí đó vẫn thấp hơn các kênh tuyển khác.
Người giới thiệu tự sàng lọc. Vì uy tín của họ gắn với người được giới thiệu, nhân viên thường chỉ giới thiệu người họ tin. Đây là bộ lọc tự nhiên mà công ty không phải tốn công dựng.
Mặt trái công ty cũng phải để ý. Tuyển quá nhiều qua giới thiệu dễ khiến đội ngũ giống nhau về xuất thân, trường lớp, cách nghĩ, và người không có quen biết bị thiệt. Doanh nghiệp làm tốt thường dùng giới thiệu như một kênh song song, vẫn giữ quy trình đánh giá chung cho mọi ứng viên.
Ai có thể giới thiệu bạn, và lời giới thiệu nặng đến đâu
Không phải lời giới thiệu nào cũng có cùng sức nặng. Điều quyết định là người giới thiệu biết bạn qua đâu và biết công việc đến mức nào:
| Người giới thiệu | Họ biết gì về bạn | Sức nặng thường thấy | Nên nhờ thế nào |
|---|---|---|---|
| Đồng nghiệp, sếp cũ từng làm cùng | Cách bạn làm việc thật | Cao nhất | Nhờ giới thiệu kèm nhận xét cụ thể |
| Bạn học, người quen thân | Tính cách, ít biết năng lực nghề | Trung bình | Nhờ chuyển hồ sơ và kể thật về công ty |
| Người cùng nghề quen qua hội nhóm | Kiến thức chuyên môn qua trao đổi | Trung bình | Nhờ chuyển hồ sơ, nói rõ quen qua đâu |
| Người quen sơ, mới gặp một hai lần | Gần như chưa biết | Thấp | Hỏi thông tin trước, chưa nhờ giới thiệu ngay |
Với người biết bạn ít, nhờ họ "giới thiệu" thật ra là nhờ họ đứng ra bảo đảm cho một người họ không biết rõ. Cách lịch sự hơn là nhờ họ chuyển hồ sơ và nói đúng mức quen biết, hoặc chỉ hỏi họ về công ty trước. Một lời giới thiệu trung thực kiểu "quen qua hội thảo, chưa làm cùng" vẫn có ích: hồ sơ của bạn được đọc kỹ hơn, và người giới thiệu không bị đặt vào thế khó.
Cách nhờ giới thiệu để người giúp dễ nhận lời
Người được nhờ thường sẵn lòng giúp nếu việc giúp đơn giản và không đặt họ vào thế khó. Một lời nhờ tốt làm sẵn gần hết phần việc cho họ:
- Chọn vị trí cụ thể. "Có chỗ nào phù hợp với mình không" là câu hỏi khó trả lời. "Bên anh đang tuyển chuyên viên kế hoạch sản xuất, em muốn ứng tuyển" là câu dễ hành động.
- Gửi kèm đủ tài liệu: đường dẫn hoặc mô tả vị trí, CV đã chỉnh cho vị trí đó, và ba bốn dòng tóm tắt vì sao bạn hợp. Người giới thiệu có thể chép nguyên đoạn này khi chuyển cho phòng nhân sự.
- Cho họ lối thoát. Viết rõ: "Nếu anh thấy không tiện hoặc chưa đủ hiểu về em để giới thiệu thì không sao, anh chỉ cần chỉ em người phụ trách tuyển là được." Câu này giữ được quan hệ dù họ từ chối.
- Hỏi họ kể thật về công việc. Nhịp làm việc, sếp nhóm đó, điều gì khó. Thông tin này giúp bạn quyết có nên ứng tuyển không, và chuẩn bị tốt hơn nếu có.
- Không ép, không nhắc liên tục. Một lần nhắc nhẹ sau một tuần là đủ.
Điều nên tránh nhất là nhờ người giới thiệu "nói giúp" để bỏ qua vòng nào đó hoặc để được ưu ái. Ở nhiều công ty, việc này còn có thể khiến người giới thiệu vi phạm quy định về xung đột lợi ích.
Giới thiệu nội bộ vận hành khác nhau ở từng kiểu tổ chức
Doanh nghiệp lớn có chương trình chính thức. Thường có biểu mẫu hoặc hệ thống nội bộ để nhân viên nhập thông tin ứng viên, kèm quy định về thưởng, điều kiện được tính, và những trường hợp không áp dụng như giới thiệu người thân vào cùng bộ phận. Hồ sơ vẫn đi qua phòng nhân sự và các vòng như ứng viên khác; điểm khác là được đánh dấu nguồn và thường được xem sớm hơn.
Công ty nhỏ đi đường tắt hơn. Ở công ty vài chục người, lời giới thiệu thường đến thẳng tai người sáng lập hoặc trưởng bộ phận. Sức nặng lớn hơn, nhưng cũng vì thế mà người giới thiệu cân nhắc kỹ hơn. Nếu được giới thiệu vào môi trường này, chuẩn bị như thể buổi trò chuyện đầu tiên đã là phỏng vấn.
Công ty có vốn nước ngoài. Nhiều nơi có quy trình giới thiệu thống nhất toàn cầu, kèm quy định chặt về xung đột lợi ích và quan hệ gia đình. Người giới thiệu thường chỉ được nhập hồ sơ vào hệ thống và không được can thiệp vào kết quả.
Cơ quan, đơn vị tuyển theo thi tuyển hoặc xét tuyển. Ở những nơi tuyển dụng theo quy trình công khai bắt buộc, giới thiệu nội bộ không thay được quy trình đó. Người bên trong chỉ nên giúp bạn hiểu yêu cầu và cách chuẩn bị, không nên được nhờ làm gì hơn.
Người giới thiệu cần biết gì, và bạn nên minh bạch điều gì
Nhiều công ty có chương trình thưởng cho nhân viên giới thiệu ứng viên được tuyển. Điều này không có gì sai, nhưng nên để người giới thiệu tự quyết việc có nhận hay không; đừng biến lời nhờ thành "anh giới thiệu em thì anh cũng được thưởng". Nhắc tới tiền làm một lời giúp đỡ giữa người quen trở thành giao dịch, và người được nhờ có thể thấy khó chịu.
Bạn cũng nên minh bạch với người giới thiệu về những gì có thể ảnh hưởng tới họ: bạn đang ứng tuyển nhiều nơi cùng lúc, bạn có điều khoản không cạnh tranh với công ty hiện tại, hoặc bạn từng có xích mích với ai đó trong nhóm sắp vào. Những điều này nếu lộ ra sau sẽ làm người giới thiệu bất ngờ và mất uy tín.
Nếu bạn biết một người quen đang làm ở công ty mà có quan hệ căng với chính nhóm bạn ứng tuyển, nhờ người đó giới thiệu có thể phản tác dụng. Hỏi người giới thiệu xem lời giới thiệu của họ có giúp được không, thay vì mặc định là có.
Sau khi được giới thiệu
Phần sau lời giới thiệu quyết định người giới thiệu có sẵn lòng giúp bạn lần sau không:
- Báo tiến độ sau mỗi vòng, ngắn gọn. Người giới thiệu không nên phải nghe kết quả từ phòng nhân sự trước khi nghe từ bạn.
- Cảm ơn dù trượt. Một tin nhắn cảm ơn kèm vài dòng về những gì bạn học được từ quá trình tuyển là đủ.
- Nếu được nhận, làm tốt, vì hiệu suất của bạn những tháng đầu cũng là bằng chứng cho con mắt của người giới thiệu.
- Nếu từ chối lời mời, báo cho người giới thiệu trước hoặc cùng lúc với phòng nhân sự, kèm lý do ngắn gọn.
- Trả ơn bằng cách giúp lại: khi họ cần thông tin về ngành, cần giới thiệu người, hoặc khi chính bạn có thể giới thiệu ai đó phù hợp cho công ty mình.
Lời giới thiệu chỉ mở cửa phòng phỏng vấn. Sau đó, bạn được đánh giá như mọi ứng viên khác; nếu chưa có vị trí hợp để nhờ giới thiệu, có thể xem các vị trí đang tuyển theo ngành trên mangvieclam.com rồi dò xem trong mạng lưới của mình có ai đang làm ở đó.
Khi bạn là người được nhờ giới thiệu
Chỉ giới thiệu người mình biết đủ. Nếu chưa làm việc cùng, nói rõ mức độ quen biết khi chuyển hồ sơ. Đó là cách bảo vệ cả bạn và người được giới thiệu khỏi những kỳ vọng sai.
Kể thật về công việc. Người hỏi bạn về công ty đang tin bạn. Kể cả mặt khó, để họ tự quyết. Một người vào làm vì nghe kể toàn điều tốt rồi nghỉ sau ba tháng là thiệt cho cả ba bên.
Từ chối lịch sự khi cần. Một câu từ chối gọn: "Em chưa làm cùng anh nên không đủ cơ sở giới thiệu, nhưng em gửi anh tên người phụ trách tuyển và kể anh nghe về nhóm đó." Đây vẫn là một sự giúp đỡ thật.
Kiểm quy định nội bộ. Một số công ty có quy định về giới thiệu người thân, người có quan hệ gia đình vào cùng bộ phận. Biết trước để không vô tình vi phạm.
Câu hỏi thường gặp
Được nhân viên nội bộ giới thiệu có chắc được nhận không?
Không. Lời giới thiệu thường giúp hồ sơ được đọc kỹ hơn hoặc được mời phỏng vấn sớm hơn, nhưng bạn vẫn phải qua các vòng đánh giá như mọi ứng viên. Hiệu quả lớn nhất của nó là thông tin bạn có được về công việc trước khi phỏng vấn.
Nhờ người quen sơ giới thiệu có bị coi là làm phiền?
Có thể, nếu bạn nhờ họ đứng ra bảo đảm cho người họ không biết rõ. Bắt đầu bằng việc hỏi thông tin về công ty, nói chuyện vài lần, rồi mới nhờ chuyển hồ sơ kèm mô tả đúng mức quen biết sẽ dễ được giúp hơn.
Có nên gửi hồ sơ qua kênh chung nếu đã nhờ người giới thiệu?
Hỏi người giới thiệu trước. Một số công ty ghi nhận nguồn giới thiệu theo hồ sơ đầu tiên vào hệ thống, nên nộp song song có thể làm lời giới thiệu không được tính. Làm theo cách người bên trong hướng dẫn.
Người giới thiệu có chịu trách nhiệm nếu mình làm không tốt?
Không chịu trách nhiệm theo nghĩa pháp lý hay kỷ luật trong đa số trường hợp, nhưng uy tín của họ có thể bị ảnh hưởng trong mắt sếp và phòng nhân sự. Đó là lý do nên làm tốt và minh bạch với người đã giúp mình.
Có nên đề nghị chia tiền thưởng giới thiệu cho người giúp?
Không nên. Thưởng giới thiệu là chính sách của công ty dành cho nhân viên đó, và việc chia chác có thể vi phạm quy định nội bộ. Cách trả ơn tốt hơn là làm tốt việc, cảm ơn chân thành và giúp lại họ khi có dịp.