Người có kinh nghiệm vấp ở công ty mới hiếm khi vì thiếu năng lực, mà thường vì mang nguyên cách làm của chỗ cũ sang quá sớm, chưa hiểu luật ngầm của chỗ mới, và chưa thống nhất với sếp thế nào là làm tốt. Ba tháng đầu, vốn trùng với thời gian thử việc ở nhiều nơi, nên dành theo thứ tự: nghe và quan sát, hiểu cách mọi thứ thật sự vận hành, có một kết quả nhỏ mà chắc, rồi chốt kỳ vọng cho phần còn lại của năm.
Bài này viết cho người đã đi làm vài năm trở lên, vừa chuyển sang công ty mới trong cùng nghề. Người mới ra trường có những ưu tiên khác; người lên vị trí quản lý lần đầu có lộ trình riêng cho đội nhóm. Ở đây là người được tuyển vì kinh nghiệm, và chính kinh nghiệm đó là thứ vừa giúp vừa cản trong những tuần đầu.
Vì sao người có kinh nghiệm lại hay vấp ở chỗ mới
Nhà tuyển dụng trả cho bạn mức cao hơn người mới vì bạn biết làm. Áp lực ngầm là phải chứng minh ngay, và cách nhanh nhất mà nhiều người nghĩ ra là làm theo cách đã thành công ở chỗ cũ. Vấn đề là cách làm đó được xây trên một hệ thống khác: khách hàng khác, mức độ chấp nhận rủi ro khác, người quyết định khác.
Có một hiện tượng quen thuộc trong giới quản trị nhân sự: người chuyển sang công ty mới thường không mang theo được trọn vẹn thành tích cũ, vì một phần thành tích đó đến từ đồng nghiệp, quy trình và quan hệ ở chỗ cũ chứ không chỉ từ năng lực cá nhân. Nhận ra điều này sớm giúp bạn khiêm tốn đúng chỗ: năng lực cá nhân mang đi được, nhưng hệ thống đỡ phía sau thì phải xây lại.
Lỗi phổ biến nhất là câu "ở chỗ cũ mình làm thế này". Nói một hai lần, người nghe thấy hữu ích. Nói mười lần trong tháng đầu, người nghe thấy bạn đang chê chỗ mới. Ý tưởng tốt vẫn nên đưa ra, nhưng sau khi đã hiểu vì sao chỗ mới đang làm khác, và đưa ra dưới dạng đề xuất cho chỗ mới chứ không phải so sánh với chỗ cũ.
Lộ trình ba tháng
Các mốc dưới đây là khung tham khảo; điều chỉnh theo độ dài thử việc và tốc độ của công ty bạn:
| Giai đoạn | Trọng tâm | Việc cụ thể | Dấu hiệu đang đi đúng |
|---|---|---|---|
| Tuần 1–3 | Nghe và học | Gặp riêng từng người trong nhóm và các phòng liên quan, đọc tài liệu cũ, hỏi lịch sử các quyết định lớn | Bạn vẽ được ai làm gì, ai quyết gì |
| Tuần 4–6 | Hiểu luật ngầm | Quan sát cách đề xuất được duyệt, cách xử lý sai sót, nhịp làm việc thật | Bạn đoán đúng phản ứng của sếp trước khi đề xuất |
| Tuần 6–9 | Kết quả đầu tiên | Chọn một việc nhỏ, nhìn thấy được, trong phạm vi của bạn và làm thật gọn | Có người ngoài nhóm nhắc tới việc bạn làm |
| Tuần 10–12 | Chốt kỳ vọng | Họp riêng với sếp: điều gì là làm tốt sau sáu tháng, một năm | Có vài mục tiêu cụ thể được hai bên thống nhất |
Giai đoạn đầu dễ bị bỏ qua nhất vì cảm giác "mình được tuyển để làm chứ không phải để hỏi". Thực tế, vài tuần nghe kỹ giúp tránh được những sai lầm tốn kém hơn nhiều về sau, và người cũ thường đánh giá cao người mới biết hỏi.
Luật ngầm: những thứ không ai viết ra nhưng ai cũng làm theo
Ai thật sự có tiếng nói. Sơ đồ tổ chức cho biết ai báo cáo cho ai, nhưng không cho biết ý kiến của ai được nghe nhiều nhất. Đôi khi đó là một chuyên viên lâu năm, một trợ lý giám đốc, hoặc trưởng một phòng khác. Quan sát xem trong các cuộc họp, sếp hay quay sang hỏi ai.
Đề xuất đi đường nào. Ở nơi này, đề xuất được thảo luận riêng trước rồi mới đưa ra họp; ở nơi khác, đưa thẳng vào họp được coi là minh bạch. Đưa một ý tưởng lớn vào cuộc họp mà chưa ai nghe trước có thể khiến nó bị bác chỉ vì người ta thấy bất ngờ.
Sai sót được xử lý ra sao. Có công ty muốn nghe sai sót ngay, có công ty quen giải quyết trước rồi báo sau. Biết điều này giúp bạn báo cáo đúng cách khi lần đầu có chuyện.
Nhịp giao tiếp. Tin nhắn trả lời trong bao lâu là bình thường, có làm việc tối và cuối tuần không, thư điện tử dài hay ngắn, gọi điện có bị coi là làm phiền không.
Những chủ đề nhạy cảm. Một dự án thất bại năm ngoái, một lần tái cơ cấu, một người vừa rời đi trong căng thẳng. Biết để tránh vô tình chạm vào trong tháng đầu.
Chọn kết quả đầu tiên cho đúng
Kết quả đầu tiên không cần lớn, nhưng nên có đủ các đặc điểm dưới đây:
- Nằm gọn trong phạm vi của bạn, không cần xin quyền của ba phòng ban.
- Có người hưởng lợi nhìn thấy được: đồng nghiệp đỡ mất thời gian, khách hàng nhận câu trả lời nhanh hơn, sếp có số liệu đúng hạn.
- Làm xong trong vài tuần, không phải dự án cả quý.
- Dựa trên thế mạnh mà bạn được tuyển vào, để củng cố lý do họ chọn bạn.
- Không đụng tới thứ mà ai đó đang tự hào. Sửa lại quy trình do chính sếp bạn dựng từ đầu, trong tháng thứ hai, là cách nhanh nhất để thắng một trận mà thua cả cuộc.
Ví dụ giả định: một chuyên viên mua hàng năm năm kinh nghiệm vào công ty mới, thấy bảng theo dõi nhà cung cấp đang làm thủ công và thường sai. Thay vì đề xuất đổi cả phần mềm mua hàng, chị dựng lại bảng theo dõi trong hai tuần, kèm cảnh báo hạn giao hàng. Trưởng phòng kho là người đầu tiên khen, vì kho đỡ bị động. Đề xuất phần mềm mới, nếu cần, sẽ dễ được nghe hơn nhiều sau kết quả này.
Buổi chốt kỳ vọng với sếp
Khoảng cuối tháng thứ hai hoặc đầu tháng thứ ba, xin một buổi riêng với sếp trực tiếp. Mục tiêu là biến những kỳ vọng mơ hồ trong buổi phỏng vấn thành vài mục cụ thể:
- Tóm tắt những gì bạn đã hiểu về nhóm, về công việc, về các vấn đề lớn, và hỏi sếp mình hiểu đúng chưa.
- Hỏi "sáu tháng nữa, điều gì khiến anh chị thấy tuyển em là đúng". Câu trả lời thường cho biết ưu tiên thật, có khi khác với mô tả công việc.
- Đề xuất hai ba mục tiêu dựa trên câu trả lời đó, kèm cách đo.
- Thống nhất nhịp trao đổi: gặp riêng bao lâu một lần, báo cáo theo hình thức nào.
- Gửi lại một tin tóm tắt sau buổi họp để cả hai cùng có một bản ghi nhớ.
Nếu công ty có đánh giá cuối thử việc, buổi này giúp bạn biết trước tiêu chí. Nếu đánh giá diễn ra mà không ai nói rõ tiêu chí, bạn đã có sẵn bản ghi nhớ để đối chiếu.
Những sai lầm hay gặp của người có kinh nghiệm
Nhận quá nhiều việc trong tháng đầu. Muốn chứng tỏ, nhiều người gật đầu với mọi yêu cầu. Kết quả là đến tháng thứ hai có năm việc dở dang và không việc nào xong gọn. Nhận ít hơn nhưng làm xong, rồi mới nhận thêm, tạo ấn tượng tốt hơn hẳn.
Im lặng khi không hiểu. Người có kinh nghiệm ngại hỏi vì sợ bị nghĩ là không biết. Nhưng câu hỏi về hệ thống riêng của công ty không ai trả lời được nếu chưa từng làm ở đó. Hỏi trong tháng đầu là bình thường; hỏi cùng câu đó ở tháng thứ sáu mới là vấn đề.
Đánh giá người quá sớm. Đồng nghiệp ít nói trong buổi họp đầu có thể là người hiểu hệ thống nhất. Người nhiệt tình nhất tuần đầu chưa chắc là người đáng tin nhất. Quan sát vài tuần trước khi xếp ai vào ô nào.
Xem nhẹ thủ tục. Quy trình phê duyệt, phân quyền tài liệu, quy định bảo mật có thể khác hẳn chỗ cũ. Vi phạm một quy định vì "ở chỗ cũ ai cũng làm vậy" là kiểu sai khó giải thích nhất trong thời gian thử việc.
Chỉ làm việc với sếp, bỏ qua đồng nghiệp ngang hàng. Sếp đánh giá bạn, nhưng phần lớn công việc trôi hay tắc là nhờ đồng nghiệp ở các phòng liên quan. Người chỉ chăm sếp mà lạnh nhạt với đồng nghiệp thường gặp khó khi cần phối hợp.
Xây quan hệ ở chỗ mới mà không gượng
Ở chỗ cũ, bạn có một mạng quan hệ xây qua nhiều năm. Ở chỗ mới, bạn bắt đầu lại, và quan hệ là thứ quyết định nhiều việc chạy nhanh hay chậm. Cách tự nhiên nhất là hỏi người khác về công việc của họ: họ làm gì, cái khó là gì, mình có thể giúp gì từ phía mình. Một cuộc trò chuyện hai mươi phút như vậy với mỗi người ở các phòng liên quan trong tháng đầu là khoản đầu tư rất rẻ.
Ăn trưa cùng nhóm, tham gia các hoạt động chung ở mức vừa phải, nhớ tên và việc của mọi người là những việc nhỏ nhưng có tác dụng. Tránh hai thái cực: đóng cửa làm việc một mình để chứng minh năng lực, hoặc cố gắng thân với tất cả mọi người trong tuần đầu.
Giữ liên lạc với đồng nghiệp ở chỗ cũ cũng quan trọng, nhưng đừng để những cuộc trò chuyện với họ trở thành nơi so sánh chỗ mới với chỗ cũ mỗi ngày. Cảm giác hụt hẫng trong tháng đầu là bình thường, và nó sẽ nặng hơn nếu ngày nào cũng nghe kể chuyện chỗ cũ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đề xuất cải tiến ngay trong tháng đầu không?
Có thể ghi lại mọi ý tưởng, nhưng nên chờ tới khi hiểu vì sao mọi thứ đang được làm như hiện tại. Đề xuất sau vài tuần, dựa trên hiểu biết về chỗ mới, có tỷ lệ được nghe cao hơn nhiều so với đề xuất dựa trên so sánh với chỗ cũ.
Thấy công việc khác với lúc phỏng vấn thì làm gì?
Ghi lại cụ thể khác ở đâu, rồi nói chuyện riêng với sếp trong buổi chốt kỳ vọng. Nhiều khi đó là hiểu lầm có thể điều chỉnh. Nếu khác biệt là căn bản và không thay đổi được, bạn có thông tin để quyết định sớm thay vì chờ đợi.
Đồng nghiệp cũ ở chỗ mới không hợp tác thì sao?
Tìm hiểu lý do trước: có thể họ từng muốn vị trí của bạn, hoặc từng bị người mới trước đó làm phiền. Hỏi ý kiến họ, ghi nhận đóng góp của họ một cách công khai thường làm dịu tình hình. Nếu kéo dài và ảnh hưởng công việc, nói chuyện với sếp kèm ví dụ cụ thể.
Thử việc khi đã có kinh nghiệm thì bị đánh giá thế nào?
Mỗi công ty một cách, nhưng thường dựa trên mức độ đáp ứng yêu cầu vị trí và sự phù hợp với nhóm. Hỏi rõ tiêu chí trong tuần đầu, và dùng buổi chốt kỳ vọng với sếp để biến tiêu chí chung thành mục tiêu cụ thể.
Sau ba tháng vẫn thấy không hợp thì có nên đi ngay không?
Ba tháng là đủ để có dữ liệu nhưng chưa chắc đủ để kết luận. Xác định cái không hợp là gì: con người, công việc, hay chỉ là cảm giác lạ của người mới. Nếu là vấn đề căn bản đã nói với sếp mà không đổi, rời đi sớm có thể hợp lý.
Có nên kể về công ty cũ với đồng nghiệp mới?
Kể vừa đủ khi được hỏi, và tránh nói xấu. Đồng nghiệp mới sẽ đoán rằng một ngày nào đó bạn cũng kể về họ như vậy. Thông tin nội bộ của công ty cũ thì không chia sẻ, kể cả khi nó hữu ích cho chỗ mới.