Khi lần đầu tự tuyển người cho nhóm, trưởng nhóm cần làm rõ trước nhất nhóm đang thiếu gì (kỹ năng, kinh nghiệm, cách làm việc), không chỉ thiếu bao nhiêu người; sau đó chia rõ việc với bộ phận nhân sự, tự kiểm thói quen chọn người giống mình, và chuẩn bị cho người mới trước khi họ đến. Phần lớn quyết định tuyển sai của quản lý mới không nằm ở buổi phỏng vấn mà ở chỗ chưa rõ mình cần ai.
Bài viết từ góc người quản lý nhóm nhỏ lần đầu đứng ở phía tuyển: phần việc nào của mình, phần nào của nhân sự, làm sao để chọn người hợp với nhóm mà không thành nhóm toàn người giống nhau. Kỹ thuật phỏng vấn có cấu trúc, thiết kế quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp đã có ở các trang chuyên về nhân sự; ở đây là những quyết định thuộc về trưởng nhóm.
Bắt đầu từ chỗ trống, không từ bản mô tả cũ
Khi có người nghỉ, phản xạ đầu tiên là lấy bản mô tả công việc của người đó ra đăng lại. Cách này nhanh nhưng bỏ lỡ một cơ hội hiếm: cơ hội nhìn lại nhóm đang cần gì. Người cũ có thể đã đảm nhận những việc không nằm trong mô tả, hoặc ngược lại, mô tả có những việc từ lâu không ai làm.
Một cách nhìn lại đơn giản là liệt kê việc của nhóm trong ba tháng gần nhất, đánh dấu ai làm việc gì, rồi tìm những ô trống: việc không ai làm tốt, việc chỉ một người làm được nên thành điểm nghẽn, việc sắp tăng lên trong năm tới. Người mới nên lấp những ô đó, không nhất thiết là bản sao của người vừa đi.
Ví dụ giả định: nhóm marketing năm người vừa có một người viết nội dung nghỉ. Nhìn lại, trưởng nhóm thấy viết nội dung thì hai người còn lại làm được, nhưng phân tích số liệu chiến dịch thì không ai làm tốt, toàn phải nhờ bộ phận khác. Vị trí tuyển mới nên là người viết được và đọc số liệu tốt, hoặc thậm chí là người phân tích biết viết, chứ không phải tìm một người viết nữa.
Câu hỏi nên viết ra trước khi gặp nhân sự: nếu người mới làm rất tốt sau sáu tháng, nhóm sẽ khác bây giờ ở điểm nào? Câu trả lời cụ thể bao nhiêu thì tiêu chí tuyển rõ bấy nhiêu.
Chia việc với bộ phận nhân sự
Mỗi công ty chia việc tuyển dụng khác nhau. Bảng dưới là cách chia thường gặp; nên hỏi nhân sự công ty mình ngay từ đầu để không ai chờ ai:
| Việc | Thường do ai | Trưởng nhóm cần làm gì |
|---|---|---|
| Xác định nhu cầu, tiêu chí | Trưởng nhóm, duyệt bởi cấp trên | Viết rõ việc chính, kỹ năng bắt buộc, kỹ năng có thì tốt |
| Viết tin tuyển dụng | Nhân sự viết, trưởng nhóm duyệt | Đọc kỹ phần mô tả việc, sửa chỗ nghe chung chung |
| Tìm và lọc hồ sơ vòng đầu | Nhân sự | Cho nhân sự vài ví dụ hồ sơ đạt và không đạt để lọc sát hơn |
| Phỏng vấn chuyên môn | Trưởng nhóm, có thể kèm một thành viên | Chuẩn bị câu hỏi theo tiêu chí, ghi chép ngay sau buổi |
| Bài kiểm tra, bài tập | Trưởng nhóm thiết kế, nhân sự gửi | Giữ bài vừa sức, có giới hạn thời gian hợp lý |
| Quyết định chọn | Trưởng nhóm đề xuất, cấp trên duyệt | Viết lý do chọn theo tiêu chí, không chỉ "cảm thấy hợp" |
| Đề nghị lương, điều kiện | Nhân sự và cấp trên | Cho biết mức độ cần người này để nhân sự cân nhắc |
| Chuẩn bị đón người mới | Cả hai | Lên kế hoạch tuần đầu, chọn người kèm trong nhóm |
Một sai lầm hay gặp là trưởng nhóm giao hết cho nhân sự rồi chỉ xuất hiện ở buổi phỏng vấn. Nhân sự giỏi đến đâu cũng không biết nhóm bạn thiếu gì bằng bạn. Ngược lại, trưởng nhóm can thiệp vào những phần thuộc chuyên môn của nhân sự như mức lương, thủ tục, cũng làm quy trình chậm và rối.
Cái bẫy tuyển người giống mình
Trong tuyển dụng có một hiện tượng được bàn nhiều: người tuyển có xu hướng đánh giá cao ứng viên giống mình, cùng trường, cùng quê, cùng cách nói chuyện, cùng sở thích. Các nhà nghiên cứu tổ chức gọi đây là sự tương đồng thu hút, và nó đã được ghi nhận trong nhiều nghiên cứu về phỏng vấn tuyển dụng. Cảm giác "người này hợp với nhóm" nhiều khi chỉ là cảm giác "người này giống mình".
Với trưởng nhóm mới, cái bẫy này mạnh hơn vì hai lý do. Thứ nhất, bạn thường được đề bạt nhờ làm giỏi theo một cách nhất định, nên dễ coi cách đó là chuẩn. Thứ hai, tuyển người giống mình cho cảm giác an toàn: dễ nói chuyện, dễ giao việc. Nhưng một nhóm toàn người cùng kiểu sẽ cùng giỏi một thứ và cùng hổng một thứ.
Cách giảm bẫy này không cần phức tạp. Viết tiêu chí trước khi xem hồ sơ và đánh giá từng ứng viên theo đúng tiêu chí đó. Hỏi tất cả ứng viên cùng một bộ câu hỏi chính. Ghi điểm và nhận xét ngay sau mỗi buổi, trước khi bàn với người khác. Mời một thành viên khác trong nhóm, tốt nhất là người có cách làm việc khác bạn, cùng phỏng vấn.
Sau mỗi đợt tuyển, nên nhìn lại danh sách những người đã chọn trong một hai năm: họ có đến từ cùng một kiểu trường, cùng một kiểu công ty, cùng một kiểu tính cách không. Nếu có, đó chưa chắc là lỗi, nhưng là câu hỏi đáng đặt ra trước đợt tuyển tiếp theo.
"Hợp với văn hoá nhóm" vẫn là tiêu chí chính đáng, nhưng nên định nghĩa bằng hành vi cụ thể như cách nhận góp ý, cách xử lý khi việc trễ, chứ không bằng cảm giác chung chung.
Câu hỏi giúp thấy ứng viên sẽ làm việc thế nào trong nhóm
Ngoài câu hỏi chuyên môn, trưởng nhóm nên có vài câu giúp thấy cách ứng viên làm việc với người khác. Vài câu hữu ích:
- Kể về lần bạn phải làm việc với một người có cách làm rất khác mình. Hai người đã thống nhất thế nào?
- Lần gần nhất bạn nhận góp ý khó nghe về công việc là khi nào, bạn đã làm gì sau đó?
- Khi thấy một việc sẽ trễ hạn, bạn thường báo lúc nào và báo cho ai?
- Trong công việc trước, bạn học được điều gì từ một đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn mình?
- Bạn mong người quản lý trực tiếp làm gì để bạn làm việc tốt nhất? Điều gì làm bạn khó chịu nhất ở một người quản lý?
Câu hỏi cuối có hai tác dụng. Nó giúp bạn biết ứng viên cần gì, và nó cho ứng viên thấy bạn quan tâm đến cách mình sẽ quản lý họ. Nếu câu trả lời mô tả đúng kiểu quản lý bạn biết mình không làm được, tốt nhất nên nói thật trong buổi phỏng vấn.
Tránh những câu hỏi về hôn nhân, kế hoạch sinh con, niềm tin riêng, quê quán khi không liên quan đến công việc. Ngoài chuyện có thể vi phạm quy định về không phân biệt đối xử, những câu này cũng không cho thấy người đó làm việc thế nào.
Khi phân vân giữa hai ứng viên, hoặc không ai đủ tốt
Tình huống phân vân giữa hai ứng viên tốt khá phổ biến. Thay vì chọn theo cảm tính, quay lại câu hỏi ban đầu: nhóm đang thiếu gì? Người nào lấp chỗ thiếu đó tốt hơn? Nếu cả hai ngang nhau ở tiêu chí chính, nhìn tiêu chí phụ, hoặc nhìn ai có khả năng phát triển trong nhóm cụ thể này, với người kèm cụ thể này.
Tình huống khó hơn là không ai đủ tốt. Áp lực thiếu người khiến nhiều trưởng nhóm chọn người "tạm được". Câu hỏi nên tự đặt: nếu sáu tháng sau người này làm đúng như những gì mình thấy hôm nay, mình có hài lòng không? Nếu không, tuyển tạm thường tốn hơn chờ thêm vài tuần, vì phải kèm nhiều, phải xử lý hiệu suất, và có thể phải tuyển lại.
Một phép thử khác: hình dung người này sau một năm đang kèm người mới tiếp theo của nhóm. Bạn có muốn người mới học cách làm việc từ họ không? Nếu câu trả lời là không, đó là tín hiệu nên chờ thêm.
Khi quyết định chờ, nói rõ với cấp trên và nhân sự lý do, đề xuất cách bù tạm như dời bớt việc, nhờ hỗ trợ từ nhóm khác, hoặc thuê ngoài một phần việc trong thời gian chờ. Một quyết định chờ có lý do rõ thường được tôn trọng hơn một quyết định tuyển vội rồi hối hận.
Chuẩn bị trước khi người mới đến
Tuyển xong mới là nửa đường. Trải nghiệm của người mới trong vài tuần đầu ảnh hưởng nhiều đến việc họ có ở lại và làm tốt hay không. Phần trưởng nhóm cần chuẩn bị:
- Báo cho nhóm trước khi người mới đến. Người đó là ai, sẽ làm gì, ai sẽ kèm. Nhóm không bị bất ngờ sẽ đón người mới tốt hơn.
- Chọn một người kèm trong nhóm. Không nhất thiết là người giỏi nhất, mà là người kiên nhẫn và có thời gian. Nói rõ với người kèm việc này được tính vào công việc của họ.
- Chuẩn bị việc thật cho tuần đầu. Một việc nhỏ có kết quả cụ thể giúp người mới thấy mình có ích ngay, tốt hơn một tuần chỉ đọc tài liệu.
- Kiểm tra máy móc, quyền truy cập, chỗ ngồi. Nghe nhỏ nhưng người mới ngồi chờ máy ba ngày sẽ nhớ rất lâu.
- Hẹn lịch nói chuyện riêng. Cuối tuần đầu, cuối tháng đầu, và trước khi hết thời gian thử việc, để người mới biết mình đang ở đâu.
Trước khi hết thời gian thử việc, nên nói rõ với người mới về kết quả theo đúng các tiêu chí đã đặt từ đầu. Thời gian thử việc, quyền và nghĩa vụ hai bên trong thời gian này được quy định trong Bộ luật Lao động hiện hành và hợp đồng; chi tiết thủ tục là phần của bộ phận nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Trưởng nhóm có nên cho thành viên trong nhóm cùng phỏng vấn không?
Thường là nên, nhất là người sẽ làm việc gần nhất với người mới. Họ nhìn thấy những điều bạn có thể bỏ qua và cảm thấy được tham gia. Nên thống nhất trước ai hỏi gì, và quyết định cuối vẫn là của người chịu trách nhiệm tuyển.
Có nên tuyển người giỏi hơn mình về chuyên môn?
Nên, nếu nhóm cần chuyên môn đó. Một trưởng nhóm tuyển được người giỏi hơn mình ở một mảng là dấu hiệu tự tin và biết việc. Điều cần chuẩn bị là cách quản lý người giỏi hơn: dựa vào chuyên môn của họ và tập trung vào việc gỡ vướng cho họ.
Ứng viên hỏi về lương trong buổi phỏng vấn chuyên môn thì trả lời thế nào?
Nếu không phải người quyết định lương, nói rõ phần này do nhân sự trao đổi và bạn sẽ chuyển câu hỏi. Có thể chia sẻ khoảng chung nếu công ty cho phép. Không hứa con số khi không có quyền quyết, vì lời hứa đó sẽ thành áp lực cho nhân sự sau này.
Người quen giới thiệu ứng viên thì xử lý sao cho công bằng?
Cho ứng viên được giới thiệu đi qua đúng quy trình như mọi người, cùng tiêu chí, cùng câu hỏi. Nói rõ với người giới thiệu rằng bạn sẽ đánh giá như mọi ứng viên khác. Nếu quan hệ quá gần, có thể nhờ người khác phỏng vấn thay.
Tuyển sai thì phải làm gì?
Nhận ra sớm, thường trong thời gian thử việc. Trao đổi rõ với người đó về khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế, cho cơ hội sửa nếu khoảng cách nhỏ. Nếu không phù hợp, kết thúc đúng quy định và trao đổi với nhân sự. Sau đó nhìn lại mình đã bỏ sót gì ở khâu xác định nhu cầu.
Bao lâu thì biết mình tuyển đúng người?
Thường cần ít nhất vài tháng, sau khi người mới đã nhận việc thật và đi qua vài tình huống khó. Tín hiệu sớm là họ có hỏi đúng câu, có báo sớm khi vướng, và người kèm có thấy họ tiến bộ qua từng tuần không.