Chuyển từ nhân viên giỏi lên trưởng nhóm là đổi nghề nhiều hơn là lên một bậc: thước đo thành công chuyển từ "mình làm được gì" sang "nhóm làm được gì nhờ mình", thời gian chuyển từ làm sản phẩm sang làm việc với người, và nguồn tự tin chuyển từ tay nghề sang khả năng giúp người khác làm tốt. Người không đổi thước đo thường vừa mệt vừa thấy mình kém đi, dù thật ra đang làm đúng việc.
Bài này đi vào phần bên trong của cuộc chuyển vai: những gì người mới lên hay cảm thấy trong vài tháng đầu, vì sao cảm giác "mình không còn giỏi" là bình thường, những thói quen của chuyên viên giỏi cần bỏ, và cách tự đo tiến bộ khi công sức của mình không còn hiện ra thành sản phẩm cụ thể.
Vì sao cảm giác "mình kém đi" xuất hiện
Khi còn là chuyên viên, một ngày làm việc tốt rất dễ nhận ra: xong một bản thiết kế, đóng một hợp đồng, sửa được một lỗi khó. Bạn được khen vì những sản phẩm đó, và sự tự tin của bạn được xây trên chúng qua nhiều năm.
Lên trưởng nhóm, ngày làm việc tốt trông khác hẳn: một cuộc nói chuyện giúp một người bớt rối, một quyết định phân việc giúp nhóm không phải làm thêm giờ, một lời từ chối khéo với bộ phận khác giúp nhóm giữ được ưu tiên. Không có cái nào để cầm lên khoe. Cuối ngày, bạn có thể thấy mình bận rộn mà không làm ra gì.
Nghiên cứu của Linda Hill tại Harvard Business School, kể lại trong cuốn Becoming a Manager, mô tả đúng giai đoạn này: những người mới lên quản lý mà bà theo dõi phải mất nhiều tháng mới chấp nhận rằng công việc của họ không còn là làm, mà là tạo điều kiện cho người khác làm. Nhiều người trải qua giai đoạn hoài nghi bản thân, thậm chí muốn quay lại vai trò cũ.
Biết trước điều này có ích theo một cách rất thực tế: khi cảm giác đó đến, bạn sẽ không vội kết luận mình không hợp, mà nhận ra mình đang ở đúng giai đoạn nhiều người khác đã đi qua.
Thước đo cũ và thước đo mới
Thay vì cố gắng làm giỏi theo thước đo cũ, cần chủ động chọn thước đo mới để tự đánh giá. Bảng dưới so sánh hai vai trò trên cùng những câu hỏi:
| Câu hỏi | Khi là chuyên viên giỏi | Khi là trưởng nhóm |
|---|---|---|
| Hôm nay làm tốt không? | Mình xong được bao nhiêu việc, chất lượng ra sao | Có ai trong nhóm bị kẹt quá một ngày mà mình không biết không |
| Mình giỏi ở đâu? | Tay nghề, tốc độ, độ chính xác | Khả năng làm cho người khác làm tốt việc của họ |
| Thời gian quý nhất dành cho gì? | Khối thời gian dài tập trung làm việc khó | Thời gian rảnh để người khác tìm được mình khi cần |
| Ai khen mình? | Sếp, khách hàng, đồng nghiệp nhìn thấy sản phẩm | Ít ai; tín hiệu là nhóm ổn định, người trong nhóm tiến bộ |
| Thất bại trông thế nào? | Sản phẩm của mình hỏng | Nhóm trễ, người giỏi nghỉ, ai đó bị bất ngờ khi đánh giá |
| Học từ đâu? | Tài liệu chuyên môn, người giỏi hơn trong nghề | Trưởng nhóm khác, cấp trên, phản hồi từ chính nhóm |
Cột bên phải không có nghĩa chuyên môn hết quan trọng. Trưởng nhóm vẫn cần đủ hiểu nghề để đánh giá chất lượng, gỡ vướng kỹ thuật và được nhóm tôn trọng. Thay đổi nằm ở chỗ chuyên môn trở thành công cụ để giúp nhóm, không còn là sản phẩm chính của bạn.
Những thói quen của chuyên viên giỏi cần bỏ
Những thói quen dưới đây từng giúp bạn được đề bạt. Ở vai trò mới, chúng thường kéo bạn và nhóm chậm lại:
- Ôm khối thời gian dài để làm việc khó. Khi bạn khoá cửa ba tiếng để tự làm, người trong nhóm bị kẹt không có ai hỏi. Giữ một khối tập trung là cần, nhưng không thể chiếm cả ngày như trước.
- Tự sửa lại sản phẩm của người khác cho vừa ý. Bạn có thể làm đẹp hơn, nhưng người làm không biết mình sai ở đâu, lần sau vẫn vậy. Thay vào đó, chỉ ra một hai điểm quan trọng nhất và để họ sửa.
- Đo mình bằng số việc tự tay làm xong. Thước đo này làm bạn thấy có lỗi mỗi khi dành thời gian nói chuyện với nhóm, trong khi đó mới là việc chính.
- Trả lời mọi câu hỏi chuyên môn ngay lập tức. Người trong nhóm sẽ quen hỏi thay vì tự nghĩ. Đôi khi câu trả lời tốt nhất là một câu hỏi ngược lại.
- Giữ thông tin như một lợi thế. Chuyên viên giỏi đôi khi được trọng dụng vì biết điều người khác không biết. Trưởng nhóm giữ thông tin khiến nhóm phụ thuộc và không ai thay được mình.
- Tránh xung đột để tập trung làm việc. Trước đây có thể lờ đi chuyện hai đồng nghiệp không ưa nhau. Giờ đó là việc của bạn.
Bỏ thói quen không có nghĩa là bỏ hẳn. Thường cách bền hơn là giảm dần và thay bằng thói quen mới cụ thể: thay vì "không tự sửa bài nữa", đặt quy tắc "chỉ góp ý tối đa ba điểm, người làm tự sửa".
Kế hoạch một tháng để đổi thước đo cho thật
Hiểu rằng thước đo đã đổi là một chuyện, sống theo thước đo mới là chuyện khác. Kế hoạch bốn tuần dưới đây giúp biến nhận thức thành thói quen, phù hợp với nhóm từ ba đến mười người:
- Tuần một: ghi lại, chưa sửa. Cuối mỗi ngày ghi ba dòng: hôm nay mình dành thời gian nhiều nhất cho việc gì, có ai trong nhóm phải chờ mình không, mình đã giúp ai gỡ được vướng mắc nào. Chỉ ghi, chưa cố thay đổi.
- Tuần hai: chọn một việc chuyên môn để buông. Nhìn danh sách việc mình còn giữ, chọn một việc mà một người trong nhóm làm được ở mức bảy phần mười so với mình. Giao hẳn, kèm hướng dẫn và một mốc xem lại.
- Tuần ba: dời lịch tập trung. Giữ một khối làm việc riêng mỗi ngày nhưng đặt vào giờ nhóm ít cần mình nhất, thường là đầu buổi sáng trước khi mọi người bắt đầu hỏi. Phần còn lại của ngày để ngỏ.
- Tuần bốn: hỏi nhóm. Trong các cuộc nói chuyện riêng, hỏi mỗi người một câu: tháng này có lúc nào em cần mình mà không tìm được không. Câu trả lời cho biết thước đo mới của bạn đã chạy hay chưa.
Sau bốn tuần, đọc lại ghi chép tuần một và so với tuần bốn. Thay đổi thường nhỏ hơn mong đợi, và điều đó bình thường. Chuyển vai là việc của nhiều tháng; kế hoạch này chỉ giúp bạn bắt đầu bằng hành động thay vì chỉ bằng ý định.
Nếu đến tuần thứ tư mà bạn vẫn không buông được việc nào vì "không ai làm được", đó là thông tin quan trọng để mang tới cấp trên: nhóm có thể thiếu người ở một mảng, hoặc cần kế hoạch đào tạo, chứ không chỉ là chuyện thói quen của bạn.
Dùng thời gian thế nào khi không còn chủ yếu là làm
Một bài tập đơn giản giúp thấy rõ cuộc chuyển vai: trong hai tuần đầu làm trưởng nhóm, ghi lại cuối mỗi ngày mình đã dành thời gian cho những nhóm việc nào, ước theo nửa giờ. Không cần chính xác; chỉ cần đủ để thấy tỷ lệ.
Nhiều người mới lên sẽ thấy phần lớn thời gian vẫn là làm chuyên môn như cũ, cộng thêm các việc quản lý chồng lên vào buổi tối. Đó là dấu hiệu chưa thực sự chuyển vai, và cũng là đường ngắn nhất dẫn đến kiệt sức.
Không có tỷ lệ chuẩn cho mọi nhóm. Một nhóm năm người làm dự án kỹ thuật có thể cần trưởng nhóm vẫn làm chuyên môn khá nhiều; một nhóm mười người làm dịch vụ khách hàng thì gần như toàn bộ thời gian của trưởng nhóm là điều phối và kèm cặp. Điều quan trọng là tỷ lệ đó được bạn chọn có chủ ý, thống nhất với cấp trên, chứ không phải trôi theo thói quen.
Một mẹo thực tế: chuyển những việc chuyên môn mình còn giữ sang dạng ít bị gián đoạn cũng được, ví dụ việc kiểm tra cuối hay việc có hạn dài, và nhường việc gấp, việc cần phản hồi nhanh cho người trong nhóm. Như vậy bạn vẫn giữ tay nghề mà không thành nút thắt.
Tự đo tiến bộ khi công sức không hiện ra thành sản phẩm
Đếm số lần người trong nhóm tự xử lý được việc trước đây phải hỏi bạn. Đây là tín hiệu rõ nhất của một trưởng nhóm đang làm tốt việc kèm cặp. Ghi lại mỗi tháng một lần.
Theo dõi tốc độ gỡ vướng. Khi ai đó bị kẹt, mất bao lâu để vướng mắc được giải quyết. Trưởng nhóm tốt rút ngắn khoảng này, dù chính họ không gỡ.
Hỏi nhóm một câu đều đặn. "Có điều gì mình có thể làm khác để công việc của em dễ hơn?" Câu trả lời thay đổi theo thời gian cho biết bạn đang tiến bộ ở đâu.
Nhìn vào những bất ngờ. Số lần cấp trên biết chuyện xấu trước bạn, số lần người trong nhóm bất ngờ khi nhận đánh giá. Con số này giảm là dấu hiệu tốt.
Nhìn lại sau một quý. So nhóm bây giờ với lúc bạn nhận: ai đã nhận được việc khó hơn, quy trình nào chạy trơn hơn, ai đã nói ra điều trước đây không dám nói.
Khi nào là lúc nên nghĩ lại
Giai đoạn hoài nghi bản thân trong năm đầu là bình thường, nhưng không phải mọi cảm giác không hợp đều sẽ tự qua. Một số dấu hiệu đáng để nhìn nghiêm túc: sau nhiều tháng, bạn vẫn né mọi cuộc nói chuyện khó; bạn thấy nhẹ nhõm thật sự mỗi khi được giao lại việc chuyên môn thuần tuý; nhóm liên tục có người giỏi xin chuyển hoặc nghỉ; bạn kiệt sức dù đã giảm việc chuyên môn.
Những dấu hiệu này không tự động có nghĩa là phải bỏ vai trò. Có thể bạn cần thêm hỗ trợ, một người kèm, hoặc một nhóm khác phù hợp hơn. Nhưng cũng có thể đây là lúc cân nhắc quay về vai trò chuyên môn, và đó là một lựa chọn sự nghiệp hợp lý chứ không phải thất bại.
Điều nên tránh là tiếp tục nhiều năm trong vai trò mình không muốn chỉ vì ngại quay lại. Cái giá của việc đó không chỉ bạn trả mà cả nhóm cùng trả.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu thì quen với vai trò trưởng nhóm?
Không có thời hạn chung. Nhiều người kể rằng phải sau khoảng một năm mới thấy tự nhiên, sau khi đã đi qua một chu kỳ đánh giá, một lần tuyển người, một vài tình huống khó. Năm đầu khó chịu là bình thường, không phải dấu hiệu chọn sai.
Có nên giữ một phần việc chuyên môn để không mất tay nghề?
Nên, nếu nhóm nhỏ và việc đó không làm bạn thành nút thắt. Chọn phần việc có hạn dài, ít bị gián đoạn. Nếu thấy mình thường xuyên phải chọn giữa việc chuyên môn và việc của nhóm, đó là lúc giảm phần chuyên môn.
Cấp trên vẫn đánh giá mình theo sản phẩm cá nhân thì sao?
Nên nói chuyện rõ về kỳ vọng: cấp trên muốn bạn dành bao nhiêu phần cho chuyên môn, bao nhiêu cho nhóm, và sẽ nhìn vào điều gì khi đánh giá. Nếu kỳ vọng là làm cả hai như hai người, cần nói thẳng về giới hạn thời gian.
Làm sao để vẫn được ghi nhận khi công sức không hiện ra thành sản phẩm?
Ghi lại kết quả của nhóm và vai trò của bạn trong đó: dự án nào xong đúng hạn nhờ gỡ vướng gì, ai đã lên tay nhờ được kèm. Báo cáo theo hướng kết quả của nhóm, không nhận công riêng, nhưng cũng không để công sức điều phối biến mất.
Người trong nhóm giỏi chuyên môn hơn mình thì có sao không?
Không sao, thậm chí là điều tốt. Việc của trưởng nhóm không phải là giỏi nhất ở mọi mảng mà là giúp người giỏi làm tốt hơn và nhóm làm tốt hơn tổng các cá nhân. Thừa nhận thẳng chỗ họ giỏi hơn giúp bạn được tôn trọng nhiều hơn.