Tuần đầu làm trưởng nhóm nên dành cho ba việc: một buổi gặp cả nhóm để nói ngắn mình là ai và mình sẽ làm việc thế nào, một cuộc nói chuyện riêng với từng người để nghe, và một buổi với cấp trên để chốt kỳ vọng. Việc nên tránh là đổi quy trình, đổi phân công hay hứa hẹn lớn khi chưa hiểu vì sao mọi thứ đang như hiện tại.
Bài này đi theo từng ngày của tuần đầu, có dàn ý buổi gặp nhóm, bộ câu hỏi cho cuộc nói chuyện riêng, những điều cần hỏi cấp trên, và danh sách những thứ dễ muốn đổi nhưng nên đợi. Đây là tuần ngắn nhưng để lại ấn tượng lâu; nhóm sẽ nhớ cách bạn bắt đầu rất lâu sau khi quên những gì bạn làm ở tháng thứ ba.
Lịch gợi ý cho năm ngày đầu
Lịch dưới đây cho nhóm khoảng năm đến tám người, có thể co giãn theo thực tế. Phần quan trọng là thứ tự: nghe trước, nói sau, đổi sau nữa.
| Ngày | Việc chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thứ Hai | Gặp cấp trên buổi sáng; buổi gặp cả nhóm ngắn buổi chiều | Gặp cấp trên trước để không nói với nhóm điều sai kỳ vọng |
| Thứ Ba | Nói chuyện riêng với hai ba người | Bắt đầu với người có thể đang khó xử nhất, ví dụ người từng ứng cử vị trí này |
| Thứ Tư | Nói chuyện riêng với số còn lại; xem lại các việc đang dở | Ghi chép, chưa hứa gì |
| Thứ Năm | Gặp các bộ phận làm việc nhiều với nhóm | Hỏi họ thấy nhóm mạnh ở đâu, vướng ở đâu |
| Thứ Sáu | Tổng hợp những gì nghe được; gặp lại cấp trên ngắn | Chọn một hai việc nhỏ có thể làm ngay, phần còn lại để sau |
Nếu nhóm đông hơn hoặc có người làm việc ở nơi khác, các cuộc nói chuyện riêng có thể kéo sang tuần thứ hai. Không nên rút ngắn mỗi cuộc xuống vài phút cho kịp; một cuộc nói chuyện vội để lại ấn tượng rằng bạn không thật sự muốn nghe.
Buổi gặp cả nhóm đầu tiên: nói gì trong mười lăm phút
Buổi gặp đầu không phải lúc trình bày kế hoạch lớn. Mục tiêu là để nhóm biết bạn sẽ làm việc theo cách nào và họ có thể trông đợi gì:
- Vài câu về bản thân liên quan đến công việc. Đã làm gì, vì sao nhận vai trò này. Không cần kể thành tích dài.
- Điều bạn chưa biết. Thừa nhận bạn còn đang tìm hiểu nhóm, và trong vài tuần đầu sẽ hỏi nhiều hơn quyết định.
- Cách bạn muốn làm việc. Hai ba điều cụ thể, ví dụ: muốn nghe tin xấu sớm, thích được hỏi khi chưa rõ thay vì đoán, sẽ nói chuyện riêng với từng người đều đặn.
- Những gì giữ nguyên trong thời gian tới. Nói rõ các việc đang chạy vẫn tiếp tục như cũ cho đến khi có trao đổi. Điều này giúp nhóm bớt lo.
- Lịch nói chuyện riêng. Thông báo bạn sẽ gặp từng người trong tuần, mỗi người khoảng bốn mươi lăm phút, để nghe.
Nếu bạn được đề bạt từ chính nhóm này, nên nói một câu ngắn và thật về chuyện đó: quan hệ giữa mọi người vẫn vậy, nhưng vai trò đã khác, và bạn sẽ cố gắng công bằng với tất cả. Né tránh chủ đề này thường khiến nó thành điều mọi người bàn sau lưng.
Bộ câu hỏi cho cuộc nói chuyện riêng đầu tiên
Cuộc nói chuyện đầu nên là để nghe, bạn nói ít hơn một phần ba thời gian. Không cần hỏi hết; chọn năm sáu câu phù hợp:
- Công việc hằng ngày của bạn gồm những gì, phần nào chiếm nhiều thời gian nhất?
- Điều gì đang chạy tốt trong nhóm mà mình không nên làm hỏng?
- Điều gì làm bạn mất thời gian nhất mà không tạo ra giá trị?
- Bạn muốn phát triển theo hướng nào trong một hai năm tới?
- Bạn thích được nhận góp ý theo cách nào: ngay lúc đó, riêng, viết ra hay nói trực tiếp?
- Có điều gì trước đây bạn muốn nói với trưởng nhóm cũ mà chưa có dịp?
- Nếu bạn là mình, việc đầu tiên bạn sẽ làm là gì?
Ghi chép trong lúc nói chuyện, nói trước rằng mình ghi để nhớ chứ không phải để đánh giá. Sau tuần đầu, đọc lại toàn bộ ghi chép một lượt: những ý lặp lại ở nhiều người thường là vấn đề thật của nhóm.
Với người từng ứng cử vị trí bạn đang ngồi, cuộc nói chuyện nên có thêm một phần: ghi nhận năng lực của họ, hỏi họ muốn đóng góp ở đâu, và nếu phù hợp, giao cho họ một mảng có trách nhiệm rõ. Không nên giả vờ như không có chuyện gì.
Với cấp trên: chốt kỳ vọng trước khi nói với nhóm
Buổi gặp cấp trên đầu tuần quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Nếu bạn nói với nhóm "tháng đầu mình chỉ quan sát" trong khi cấp trên kỳ vọng một thay đổi rõ trong ba tuần, bạn sẽ phải đổi giọng giữa chừng và mất uy tín.
Những câu nên hỏi: trong ba tháng tới, điều gì là quan trọng nhất với nhóm; cấp trên đánh giá nhóm hiện đang mạnh ở đâu, yếu ở đâu; có vấn đề con người nào đang treo cần biết; quyền của bạn trong việc phân công, duyệt nghỉ, tham gia đánh giá đến đâu; và hai bên sẽ gặp nhau định kỳ thế nào.
Cuối tuần, một buổi gặp ngắn để báo lại những gì đã nghe được từ nhóm, ở mức tổng hợp, không nêu tên người nói điều nhạy cảm. Đây là cách cho cấp trên thấy bạn đang nắm tình hình, đồng thời kiểm tra xem hình dung của hai bên về nhóm có khớp không.
Những thứ dễ muốn đổi nhưng nên đợi
Người mới lên thường mang theo một danh sách điều mình từng thấy chưa hợp lý khi còn là thành viên: cuộc họp thứ Hai quá dài, cách chia việc chưa công bằng, công cụ theo dõi việc rườm rà. Một số điều trong danh sách đó đúng. Nhưng tuần đầu không phải lúc đổi.
Lý do thứ nhất là bạn chưa nhìn thấy toàn cảnh từ vị trí mới. Cuộc họp dài có thể là nơi duy nhất một thành viên ở xa được cập nhật; cách chia việc có thể do một thoả thuận với bộ phận khác mà bạn chưa biết. Lý do thứ hai là thay đổi nhanh trong tuần đầu khiến nhóm cảm thấy bạn đến để sửa họ, không phải để làm việc cùng họ.
Một quy tắc dễ nhớ: với mỗi điều muốn đổi, tự hỏi đã hiểu vì sao nó đang như vậy chưa. Nếu chưa, hỏi trước. Nếu đã hiểu và vẫn thấy cần đổi, bàn với nhóm trước khi quyết. Ngoại lệ duy nhất là chuyện ảnh hưởng an toàn, pháp lý hoặc khách hàng nghiêm trọng, cần xử lý ngay.
Một cách giữ danh sách muốn đổi mà không vội làm là ghi nó vào một trang riêng, mỗi dòng kèm câu hỏi "vì sao nó đang như vậy". Sau ba bốn tuần, đọc lại: nhiều dòng đã có câu trả lời và không cần đổi nữa, vài dòng còn lại thành chương trình bàn với nhóm.
Cũng nên cẩn thận với những việc nhỏ có ý nghĩa biểu tượng: đổi chỗ ngồi, đổi giờ họp, bỏ một thói quen chung của nhóm. Chúng có thể vô hại với bạn nhưng lại là thứ nhóm gắn bó.
Một hai việc nhỏ nên làm ngay
Không đổi lớn không có nghĩa là không làm gì. Cuối tuần đầu, chọn một hai việc nhỏ mà nhiều người cùng nhắc tới và bạn có quyền giải quyết: một quyền truy cập bị kẹt lâu ngày, một yêu cầu thiết bị bị treo, một việc lặp lại ai cũng ghét mà có thể bỏ ngay.
Giải quyết được một việc như vậy trong tuần đầu cho nhóm thấy hai điều: bạn thật sự nghe, và nói chuyện với bạn có tác dụng. Đó là nền tốt cho những thay đổi lớn hơn về sau.
Điều quan trọng là chọn việc nhiều người nhắc tới, không phải việc một người thân với bạn đề nghị. Việc đầu tiên bạn làm sẽ được nhóm đọc như tín hiệu về việc bạn ưu tiên ai.
Khi đã giải quyết xong, báo lại ngắn gọn cho những người đã nêu vấn đề, kể cả khi chỉ giải quyết được một phần. Một tin nhắn "việc cấp quyền thư mục chung đã xong, phần thiết bị mình đang chờ bộ phận mua hàng, hẹn thứ Tư báo tiếp" đủ để người nêu thấy lời họ nói không rơi vào khoảng không.
Những sai lầm hay gặp trong tuần đầu
Phần lớn sai lầm của tuần đầu không đến từ thiếu hiểu biết mà đến từ mong muốn chứng tỏ mình xứng đáng với vị trí. Một số dạng hay gặp:
- Nói quá nhiều trong buổi gặp nhóm. Trình bày tầm nhìn, kế hoạch năm, những điều mình sẽ cải tổ. Nhóm nghe xong chỉ nhớ một điều: sắp có nhiều thay đổi.
- Biến cuộc nói chuyện riêng thành buổi kiểm tra. Hỏi dồn về tiến độ, số liệu, lý do chậm. Người trong nhóm sẽ trả lời phòng thủ và giấu những điều quan trọng.
- Chỉ nói chuyện với người dễ nói chuyện. Dành nhiều thời gian cho người cởi mở và lướt qua người kiệm lời. Người kiệm lời thường là người có nhiều điều cần nói nhất nhưng cần được hỏi đúng cách.
- Chê trưởng nhóm trước. Dù người đó đã chuyển đi, nhóm từng làm việc với họ, có người còn quý họ. Chê người cũ là cách nhanh nhất để mất thiện cảm.
- Hứa giải quyết mọi điều được nêu. Trong tuần đầu bạn sẽ nghe nhiều phàn nàn. Hứa hết rồi không làm được làm mất lòng tin trước khi kịp xây.
- Quên ghi lại. Sau sáu bảy cuộc nói chuyện, những điều nghe được trộn vào nhau. Ghi chép ngay sau mỗi cuộc, khi còn nhớ ai nói gì và nói trong hoàn cảnh nào.
Nếu lỡ mắc một trong những lỗi này, cách sửa thường đơn giản: nói thẳng với nhóm ở buổi gặp tiếp theo rằng mình đã nói hơi nhiều, hoặc đã hứa vội, và giờ sẽ làm khác thế nào. Nhóm thường dễ tha thứ cho người mới biết tự sửa hơn là người cố tỏ ra không sai.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tổ chức một buổi liên hoan ra mắt nhóm không?
Có thể, nếu đó là thói quen của công ty và nhóm. Nhưng không thay được các cuộc nói chuyện riêng. Một buổi ăn trưa cả nhóm đơn giản trong tuần đầu thường đủ; tránh tổ chức quá cầu kỳ khiến nhóm thấy bạn đang lấy lòng.
Người trong nhóm hỏi ngay "anh/chị định thay đổi gì" thì trả lời sao?
Trả lời thật: trong vài tuần đầu bạn sẽ nghe là chính, các việc đang chạy vẫn tiếp tục, và mọi thay đổi lớn sẽ được bàn với nhóm trước. Có thể nêu một hai điều bạn chắc chắn giữ, như nhịp nói chuyện riêng.
Có nên đọc hồ sơ đánh giá cũ của nhóm trước khi nói chuyện riêng?
Nếu được phép, có thể đọc để biết bối cảnh, nhưng đừng để nó định hình ấn tượng trước. Nhiều đánh giá cũ phản ánh cách nhìn của người quản lý trước. Nghe trực tiếp từng người trước, đối chiếu sau.
Tuần đầu đã có việc gấp, không đủ thời gian nói chuyện riêng thì sao?
Vẫn nên giữ ít nhất một cuộc ngắn với mỗi người trong hai tuần đầu, dù chỉ hai mươi phút. Nói rõ với nhóm rằng tuần này gấp và hẹn lịch cụ thể. Bỏ hẳn các cuộc này khiến lần đầu nhóm nói chuyện riêng với bạn là khi có vấn đề.
Có nên nói với nhóm những gì cấp trên kỳ vọng?
Nên nói phần kỳ vọng chung với nhóm: ưu tiên ba tháng tới, những gì nhóm được giao. Phần liên quan đến đánh giá cá nhân hay vấn đề con người thì giữ riêng. Nhóm biết rõ mục tiêu chung sẽ dễ cùng bạn sắp xếp việc hơn.