Ngày nay công việc ngày càng nhiều nên càng có rất ít thời gian riêng, vậy phương pháp nào giúp quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống và công nghệ
Sức ép công việc đối với các lãnh đạo siêu thị là cực kỳ nặng nại, yêu cầu họ phải có khả năng phân bổ và tiêu dùng thời gian 1 cách tối ưu. Đa dạng CEO cho rằng cách thấp nhất để quản trị thời kì là lên một lộ trình khiến việc chi li đến từng phút. Tuy nhiên, qua khảo sát, chiến lược gia Porter cho rằng đây là 1 quan niệm sai lầm. Thực tại, một nhà quản trị tối ưu sẽ mang một lịch trình khiến cho việc linh hoạt, dựa vào kỹ năng bố trí trật tự ưu tiên kết hợp ứng dụng phương pháp kỹ thuật và vận dụng công nghệ hiện đại.
Khởi đầu mỗi sáng bằng brainstorming
Một buổi sáng của nhà lãnh đạo cần được bắt đầu bằng việc brainstorming và liệt kê ra giấy hoặc gõ trên điện thoại những đầu việc mình phải làm, buộc phải khiến hoặc hi vọng sẽ làm cho được trong ngày, đọc ra được vai trò của những đầu việc đấy cho mục tiêu rốt cuộc của công ty. Việc này sẽ giúp những sếp không phải bỏ sót bất cứ công tác nào và cũng dễ dàng hơn để họ mang thể so sánh tầm quan trọng, tính cần kíp và sắp xếp trật tự ưu tiên cho từng đầu việc.
Ba bí quyết quản trị thời gian hiệu quả
1 Ma trận Eisenhover
Từ lúc được Tổng thống vật dụng 34 của Hoa Kỳ (1953-1961) Dwight D. Eisenhower phát minh ra, ma trận quan trọng-khẩn cấp đã được coi là 1 phương pháp quản trị thời gian rất hiệu quả. Như tên gọi của mình, ma trận này giúp cá nhân, đặc biệt là những nhà lãnh đạo bận rộn, phân cái công tác dựa trên sự quan trọng và tính khẩn cấp, để xác định đâu là việc cần ưu tiên.
Theo cách này, lãnh đạo sẽ chia công việc thành 4 hạng mục quan trọng/khẩn cấp (1), quan trọng/không khẩn cấp (2), không phải quan trọng/khẩn cấp (3) và không phải quan trọng/không nguy cấp (4).
Để ma trận Eisenhower được hiệu quả, nhà lãnh đạo không phải liệt kê quá 3 đầu việc cho mỗi hạng mục để bảo đảm mình sở hữu đủ khả năng hoàn tất hết những gì đã đề ra. Phương pháp này không phải chỉ sở hữu thể giúp sếp hợp lý hoá thời gian khiến cho việc tại siêu thị mà còn mang thể áp dụng linh hoạt cho việc cá nhân (nên chia làm cho hai danh sách khác nhau).
2 Đặt thời gian định kỳ cho công việc
Do thuộc tính của công tác quản lý, những lãnh đạo công ty thường xuyên bị phân tán tư tưởng bởi những việc nảy sinh đột ngột, việc này chưa xong, việc kia đã đến. Để giảm thiểu bớt sự mất giao hội này, những sếp sở hữu thể đặt ra cho mình những lịch kiểm tra công việc định kỳ theo thời gian, sở hữu thể theo giờ, theo ngày, theo tuần, theo tháng…
Tỉ dụ như sở hữu việc đánh giá email, mang thể thực hiện mỗi 2 tiếng đồng hồ, bảo đảm không bị khiến phiền lúc đang trong quá trình xử lý công tác khác quan yếu và cần kíp hơn, mà vẫn không phải làm cho việc đọc và phúc đáp thư từ bị chậm trễ. Mỗi cuối tuần, chủ siêu thị sở hữu thể điểm lại trong tuần qua mình đã làm cho được những việc gì, đóng góp như thế nào cho mục đích marketing mình đã đề ra. Còn hàng tháng vào ngày đầu và giữa tháng, những sếp có thể đánh giá các đầu việc, những bản kế hoạch ở quy mô lớn hơn như doanh thu, mẫu tiền của doanh nghiệp…
3 Quả cà chua Pomodoro
Nghiên cứu do hai nhà khoa học Karen Wilson và James H. Korn thuộc trường đại học Saint Louis (Hoa Kỳ) công bố năm 2007 chứng minh rằng: tuỳ vào độ tuổi, con người chỉ sở hữu thể tập trung rẻ nhất trong khoảng thời kì từ 10-20 phút và phải ngơi nghỉ trong phút sau đấy để bình phục. Quá khoảng thời gian này, giả dụ vẫn cố ép bản thân khiến cho việc, cá nhân sẽ không thể đạt được hiệu suất khiến cho việc cao trong khi đầu óc, cơ thể lại cảm thấy mệt mỏi.
Trước đấy, vào cuối các năm 1980, chiến lược gia, nhà tư vấn người Ý Francesco Cirillo đã mẫu mã buộc phải “kỹ thuật quả cà chua Pomodoro” nhằm chia công tác thành những khoảng thời kì lặp lại, phổ biến nhất là 25 phút giao hội, kèm theo 5 phút giải lao. Mục tiêu chính của công nghệ này là nhằm giảm thiểu các tương tác chủ quan lẫn khách quan tương tác đến sự tập trung và chiếc chảy của công việc. Nhà lãnh đạo mang thể đặt ra cho mình các mục tiêu về thời gian cụ thể để xử lý xong 1 công tác nào đó như 55 phút (25 phút làm việc – 5 phút nghỉ – thêm 25 phút làm cho việc) hoặc 115 phút (4 khoảng thời gian làm việc 25 phút kèm 3 khoảng thời kì 5 phút nghỉ giải lao).
Bắt buộc quan tâm việc nghỉ giải lao chỉ phải dừng trong các hoạt động thư giãn đơn giản như đi lại, uống nước, buông lỏng người, hít thở chứ chẳng phải là đọc báo, chơi mạng xã hội, xem phim…
Biến công nghệ thành thư ký hữu dụng
Khối lượng công tác khổng lồ khiến không phải ít lãnh đạo công ty hình dung chuyện thuê thư ký riêng giúp xếp đặt lộ trình và hỗ trợ giải quyết các đầu việc. Đặt trong tình cảnh các siêu thị vừa và nhỏ đang còn cạnh tranh về nguồn lực tài chính, việc thuê thư ký riêng cho sếp phổ biến khi lại là một sự đầu tư chưa đích thực cần phải có.
Bù lại, các tiến bộ của cuộc cách mạng khoa học 4.0 ngày nay đã và đang sản xuất cho những lãnh đạo các giải pháp quản trị thời kì và theo dõi công việc hiệu quả. Mang thể kể tên 1 số ứng dụng nổi tiếng như Google Keep, Google Calendar, Business Calendar… đều với thể cài đặt ngay trên điện thoại và có thể được kiểm tra thường xuyên, tất cả lúc mọi nơi. Các phương tiện này đều sở hữu thể đồng bộ hoá sở hữu hòm thư điện tử, ứng dụng nói nhở một phương pháp hệ thống và khoa học, việc nhập đầu việc tay chân cũng được tối giản bằng công nghệ chuyển đổi lời nói thu âm thành văn bản… giúp sếp sở hữu được cái nhìn vừa bao quát, vừa cụ thể về lịch làm cho việc của mình theo ngày, tháng, quý, năm.
