Ở công ty nước ngoài, nhiều cơ hội như dự án khu vực, luân chuyển ra nước ngoài, lên cấp quản lý thường đi qua quan hệ với sếp và đồng nghiệp người nước ngoài, cả những người bạn chỉ gặp qua màn hình. Xây được quan hệ đó không cần giỏi ngoại ngữ như người bản xứ, mà cần hiểu vài khác biệt văn hoá làm việc phổ biến, chủ động tạo tin cậy từ xa, và để công việc của mình được nhìn thấy ngoài phạm vi văn phòng Việt Nam.
Bài này dành cho người đang làm ở công ty có vốn nước ngoài, văn phòng khu vực, hoặc nhóm đa quốc gia làm việc từ xa: những khác biệt hay gây hiểu lầm, cách làm việc với sếp người nước ngoài, xây tin cậy khi chỉ gặp qua video, mở rộng mạng lưới ra khu vực, và những điều cần giữ để không đánh mất quan hệ với đồng nghiệp người Việt.
Vì sao quan hệ ở đây ảnh hưởng nhiều tới cơ hội
Ở nhiều công ty đa quốc gia, quyết định quan trọng về người như chọn ai cho dự án khu vực, ai được đề cử lên cấp, ai được cử đi đào tạo thường có sự tham gia của quản lý ở văn phòng khu vực hoặc trụ sở. Những người này không gặp bạn hằng ngày. Họ biết bạn qua những cuộc họp trực tuyến, những báo cáo bạn gửi, và qua lời của sếp trực tiếp.
Vì vậy, người làm tốt mà ít được nhìn thấy ngoài văn phòng Việt Nam thường bị bỏ qua khi cơ hội khu vực xuất hiện. Ngược lại, một chuyên viên từng trình bày rõ ràng trong cuộc họp khu vực, từng giúp một đồng nghiệp ở nước khác giải quyết vấn đề, thường được nhớ tên khi có dự án mới.
Đây không phải chuyện lấy lòng người nước ngoài. Đó là thực tế của cấu trúc tổ chức trải trên nhiều quốc gia: người quyết định ở xa, và bạn phải chủ động để công việc của mình tới được họ.
Những khác biệt văn hoá làm việc hay gây hiểu lầm
Nhà nghiên cứu Erin Meyer trong cuốn "The Culture Map" (2014) mô tả các nền văn hoá khác nhau theo nhiều thang đo như cách giao tiếp, cách phản hồi tiêu cực, cách ra quyết định. Không nên áp khuôn theo quốc tịch, vì cá nhân và công ty còn khác nhau nhiều; nhưng vài điểm dưới đây hay gây hiểu lầm giữa người Việt và đồng nghiệp từ các nền văn hoá khác:
| Khía cạnh | Hiểu lầm thường gặp | Cách điều chỉnh |
|---|---|---|
| Nói thẳng hay nói khéo | Đồng nghiệp quen nói thẳng nghĩ người Việt không có ý kiến; người Việt thấy họ thô | Nói rõ ý chính trước, phần lịch sự sau; hỏi lại "anh chị có ý kiến khác không" |
| Im lặng trong họp | Bị hiểu là đồng ý hoặc không quan tâm | Chuẩn bị trước một ý để nói, hoặc gửi ý kiến bằng văn bản sau họp |
| Báo tin xấu | Báo muộn vì ngại, sếp nước ngoài thấy bị bất ngờ | Báo sớm kèm phương án, dù chưa chắc chắn |
| Nói "có" và "được" | Đồng ý để giữ hoà khí, sau đó không làm được | Nói rõ điều kiện: "được, nếu có thêm hai ngày" |
| Thứ bậc | Chờ sếp hỏi mới nói, bị coi là thiếu chủ động | Hỏi sếp mong đợi mức chủ động nào, rồi làm đúng mức đó |
Cột cuối không phải là bắt bạn đổi tính cách. Nó là những điều chỉnh nhỏ trong cách trình bày để ý định của bạn được hiểu đúng. Cũng nên nhớ chiều ngược lại: đồng nghiệp người nước ngoài có thể hiểu sai người Việt, và đôi khi giải thích nhẹ nhàng cho họ cũng là xây quan hệ.
Làm việc với sếp người nước ngoài
Hỏi rõ cách họ muốn được báo cáo. Họ thích tin nhắn ngắn hằng ngày hay bản tóm tắt cuối tuần, muốn biết mọi vấn đề hay chỉ vấn đề cần họ quyết. Hỏi một lần ở đầu, đỡ hiểu lầm cả năm.
Chủ động đề xuất. Nhiều quản lý từ các nền văn hoá đề cao chủ động mong nhân viên đến với một phương án, không chỉ với câu hỏi. "Em đề xuất làm A vì lý do X, anh thấy sao" thường được đánh giá cao hơn "anh muốn em làm thế nào".
Giải thích bối cảnh Việt Nam. Sếp mới sang thường chưa hiểu quy định, thói quen thị trường, cách làm việc với cơ quan nhà nước. Người giải thích được những điều này rõ ràng, không phàn nàn, nhanh chóng trở thành người họ tin cậy.
Phản hồi hai chiều. Nếu sếp hỏi ý kiến, đó thường là hỏi thật. Góp ý có ví dụ, giọng xây dựng, được đón nhận ở nhiều môi trường quốc tế hơn bạn nghĩ.
Họ cũng sẽ rời đi. Quản lý người nước ngoài thường luân chuyển sau vài năm. Giữ liên lạc khi họ đi; họ có thể trở thành người giới thiệu bạn cho cơ hội ở nước khác hoặc ở công ty khác.
Xây tin cậy khi chỉ gặp qua màn hình
Với đồng nghiệp ở văn phòng khu vực, phần lớn quan hệ diễn ra qua họp trực tuyến và tin nhắn. Tin cậy từ xa được xây bằng những việc nhỏ lặp lại:
- Bật camera khi phù hợp, đến đúng giờ, chuẩn bị trước nội dung mình phụ trách.
- Dành vài phút đầu cuộc họp hỏi han như người ta vẫn làm ở văn phòng, nếu văn hoá nhóm cho phép.
- Giữ đúng lời hứa nhỏ: gửi tài liệu đúng hẹn, trả lời đúng thời gian đã nói. Ở xa, người ta đánh giá bạn chủ yếu qua những điều này.
- Viết rõ ràng. Tin nhắn và thư điện tử có ý chính ở đầu, câu ngắn, tránh viết tắt nội bộ. Người đọc ở múi giờ khác cần hiểu ngay mà không phải hỏi lại.
- Gặp trực tiếp khi có dịp: chuyến công tác, hội nghị khu vực. Một bữa tối với đồng nghiệp nước ngoài thường làm được điều mà mười cuộc họp trực tuyến không làm được.
Múi giờ cũng là một phần của tôn trọng. Khi xếp lịch họp với nhiều nước, luân phiên giờ khó chịu thay vì để một nhóm luôn phải họp sớm hoặc muộn.
Mở rộng mạng lưới ra khu vực
Mạng lưới khu vực mở ra những cơ hội mà văn phòng trong nước không có. Vài cách chủ động:
- Nhận các dự án liên văn phòng, nhóm làm việc khu vực, kể cả khi thêm việc. Đây là cách tự nhiên nhất để quen người ở nước khác.
- Chia sẻ một cách làm tốt của nhóm Việt Nam trong cuộc họp khu vực. Người ở nước khác thường đang gặp vấn đề tương tự.
- Tham gia các cộng đồng nội bộ theo chuyên môn của công ty, nhóm trao đổi kiến thức toàn cầu.
- Khi đi công tác, hẹn gặp riêng một hai người ở văn phòng đó ngoài lịch họp chính.
- Hỏi sếp về những người ở khu vực bạn nên biết, và nhờ họ giới thiệu.
Khi đã có quan hệ ở khu vực, nói với sếp trực tiếp mong muốn của bạn về các cơ hội luân chuyển hay dự án khu vực. Nhiều cơ hội được trao cho người đã nói ra mong muốn đó từ trước, vì quản lý biết họ quan tâm.
Đừng quên đồng nghiệp người Việt
Một cái bẫy ít người nói tới: người mải xây quan hệ với sếp và đồng nghiệp nước ngoài đôi khi bị đồng nghiệp người Việt nhìn như người "chỉ lo làm đẹp với sếp Tây". Nếu điều đó xảy ra, bạn mất sự hỗ trợ của chính những người làm việc với bạn hằng ngày, và uy tín khi lên quản lý cũng bị ảnh hưởng.
Cách giữ cân bằng là ghi nhận công khai đóng góp của nhóm khi báo cáo lên trên, giúp đồng nghiệp chuẩn bị khi họ phải trình bày bằng ngoại ngữ, và chia sẻ thông tin từ khu vực về cho nhóm. Người làm cầu nối thật sự là người đi cả hai chiều.
Cũng nên nhớ rằng đồng nghiệp người Việt ở công ty đa quốc gia sẽ tản ra nhiều nơi trong ngành sau vài năm. Họ là một phần quan trọng của mạng lưới nghề nghiệp lâu dài của bạn, không kém gì những người ở văn phòng khu vực.
Khi đồng nghiệp người nước ngoài sang làm ở Việt Nam
Chiều ngược lại cũng là cơ hội xây quan hệ. Khi một quản lý hay chuyên gia nước ngoài mới sang văn phòng Việt Nam, họ thường bỡ ngỡ với nhiều thứ: thủ tục hành chính, giao thông, cách làm việc với đối tác địa phương, những thói quen nhỏ ở văn phòng. Người giúp họ hoà nhập trong những tuần đầu thường được nhớ rất lâu.
Giúp không có nghĩa là làm thay việc riêng của họ. Đó có thể là giải thích vì sao một hồ sơ phải nộp bản giấy, gợi ý một quán ăn gần văn phòng, nói trước những ngày lễ Tết ảnh hưởng tới tiến độ, hay mời họ tham gia một bữa trưa của nhóm. Những việc nhỏ này giúp họ hiểu bối cảnh nhanh hơn, và tạo một quan hệ dựa trên sự tin cậy chứ không chỉ trên cấp bậc.
Khi họ quay về nước hoặc chuyển sang văn phòng khác, bạn đã có một người ở đó hiểu bạn và hiểu thị trường Việt Nam.
Ngoại ngữ: mức cần cho quan hệ, không phải mức hoàn hảo
Rõ ràng quan trọng hơn hay. Đồng nghiệp quốc tế phần lớn cũng dùng ngoại ngữ không phải tiếng mẹ đẻ. Câu ngắn, ý rõ, không dùng thành ngữ khó hiểu giúp mọi người theo kịp hơn câu văn cầu kỳ.
Chuẩn bị trước những lúc quan trọng. Trước buổi trình bày khu vực hay buổi đánh giá với sếp, viết sẵn ba bốn ý chính và tập nói to. Phần lớn sự lúng túng đến từ việc nghĩ ý và tìm từ cùng lúc.
Hỏi lại khi không hiểu. "Anh nhắc lại giúp em ý cuối được không" là câu hoàn toàn bình thường trong họp đa quốc gia. Đoán sai rồi làm sai tệ hơn nhiều so với hỏi lại.
Chuyện phiếm cũng là kỹ năng. Vài phút đầu họp, giờ giải lao ở hội nghị là nơi quan hệ được xây. Chuẩn bị vài chủ đề nhẹ như ẩm thực, thể thao, du lịch giúp bạn tự tin hơn ở những lúc này.
Câu hỏi thường gặp
Tiếng Anh chưa tốt có xây được quan hệ với đồng nghiệp nước ngoài không?
Được, nếu bạn giao tiếp rõ ràng, giữ đúng lời hứa và làm việc tốt. Nhiều đồng nghiệp quốc tế cũng không dùng tiếng mẹ đẻ. Đầu tư cải thiện ngoại ngữ vẫn đáng, nhưng đừng để nó ngăn bạn tham gia họp hay đề xuất ý kiến.
Sếp nước ngoài góp ý rất thẳng thì nên phản ứng thế nào?
Tách nội dung khỏi giọng điệu: nhiều người quen nói thẳng không có ý chê bai cá nhân. Hỏi lại để hiểu đúng điều cần sửa, cảm ơn, và cho thấy bạn đã điều chỉnh. Nếu thấy cách góp ý gây tổn thương, nên trao đổi nhẹ nhàng với họ về điều đó.
Có nên xin luân chuyển ra nước ngoài không?
Nếu bạn muốn phát triển ở môi trường khu vực và hoàn cảnh gia đình cho phép, nên nói với sếp mong muốn đó sớm. Luân chuyển thường được trao cho người đã có quan hệ với văn phòng khu vực và đã nói ra nguyện vọng.
Làm sao để được chú ý trong cuộc họp khu vực đông người?
Chuẩn bị trước một ý cụ thể liên quan đến phần của bạn, nói ngắn gọn khi có cơ hội, và theo dõi sau họp bằng một tin nhắn tóm tắt hoặc tài liệu bổ sung. Một đóng góp rõ ràng được nhớ hơn nhiều lần phát biểu dài.
Sếp nước ngoài chuyển đi thì có nên giữ liên lạc?
Nên. Họ có thể trở thành người tham chiếu, người giới thiệu cơ hội ở nước khác, hoặc sếp của bạn lần nữa ở công ty khác. Một tin nhắn cảm ơn khi họ đi và vài lần hỏi thăm mỗi năm là đủ để giữ quan hệ.