Trong buổi phỏng vấn thôi việc, người nghỉ nên nói thật nhưng có chọn lọc: hai ba góp ý cụ thể, có ví dụ, hướng tới điều công ty có thể sửa, và giữ lại những lời phán xét về con người cụ thể. Đây không phải lúc trút hết bức xúc, cũng không nên nói cho có "mọi thứ đều tốt". Một góp ý được trình bày tử tế có thể giúp đồng nghiệp ở lại, và để lại hình ảnh một người chuyên nghiệp đến phút cuối.
Phỏng vấn thôi việc là buổi trò chuyện mà nhiều công ty tổ chức với người sắp nghỉ, thường do phòng nhân sự thực hiện, để tìm hiểu lý do rời đi và trải nghiệm làm việc. Bài này nhìn từ phía người ra đi: buổi này phục vụ ai, nên chuẩn bị gì, nói gì, những câu hỏi khó trả lời thế nào, và những điều tốt hơn là không nói.
Buổi này phục vụ ai, và vì sao vẫn đáng làm tử tế
Về phía công ty, phỏng vấn thôi việc là một nguồn dữ liệu: vì sao người ta đi, vấn đề nằm ở một người quản lý, một chính sách hay ở cả văn hoá. Về phía bạn, nó không thay đổi được quyết định đã đưa ra, và bạn cũng không có nghĩa vụ phải tham gia nếu công ty không bắt buộc. Vậy tại sao nên làm tử tế?
Lý do thứ nhất là những người còn ở lại. Một góp ý cụ thể về khối lượng việc của nhóm, về quy trình duyệt quá chậm, về việc thiếu đào tạo cho người mới, nếu được ghi nhận và lặp lại từ nhiều người, có thể dẫn tới thay đổi. Lý do thứ hai là quan hệ. Phòng nhân sự và ban lãnh đạo nhớ cách một người rời đi. Ngành nào cũng nhỏ; người phỏng vấn bạn hôm nay có thể chuyển sang công ty bạn muốn vào vài năm sau, hoặc được hỏi ý kiến khi bạn muốn quay lại.
Lý do thứ ba ít ai nghĩ tới: chuẩn bị cho buổi này buộc bạn tự trả lời rõ ràng vì sao mình đi. Câu trả lời đó sẽ hữu ích trong buổi phỏng vấn tiếp theo ở bất cứ đâu.
Khác gì cuộc nói chuyện nghỉ việc với sếp trực tiếp
Hai buổi này hay bị lẫn với nhau nhưng mục đích khác hẳn. Cuộc nói chuyện với sếp trực tiếp diễn ra khi bạn thông báo nghỉ: báo quyết định, thống nhất ngày nghỉ cuối, kế hoạch bàn giao. Nó thiên về công việc và tương lai gần của nhóm. Phỏng vấn thôi việc thường diễn ra muộn hơn, gần ngày cuối, với người của phòng nhân sự hoặc một quản lý cấp cao không trực tiếp quản lý bạn, và thiên về nhìn lại trải nghiệm của cả quãng làm việc.
Vì người phỏng vấn không phải sếp trực tiếp, đây là nơi bạn được nêu những chuyện liên quan tới sếp mà khó nói thẳng với họ. Nhưng chính vì vậy, cần cân nhắc: những gì bạn nói có thể được chuyển lại, dưới dạng tổng hợp hoặc nguyên văn. Nếu bạn đã từng góp ý trực tiếp với sếp trong lúc còn làm, hãy nhắc lại điều đó; nó cho thấy góp ý của bạn không phải được để dành tới phút cuối.
Ở một số công ty nhỏ, hai buổi này gộp làm một và do chính người sáng lập thực hiện. Khi đó hãy giữ phần góp ý ngắn gọn và tập trung vào những điều có thể sửa, vì người nghe vừa là người quyết định vừa là người chịu trách nhiệm.
Chuẩn bị trong mười lăm phút
Không cần chuẩn bị nhiều, nhưng đi vào buổi này mà không nghĩ trước dễ dẫn tới nói quá nhiều hoặc quá ít:
- Viết ra lý do chính bạn rời đi trong một câu, và phân biệt với lý do phụ.
- Chọn hai ba điều công ty có thể sửa, mỗi điều kèm một ví dụ cụ thể và một gợi ý. Không cần hơn; danh sách mười điều làm loãng điều quan trọng.
- Chọn hai điều bạn thấy công ty làm tốt. Đây không phải phép lịch sự; công ty cũng cần biết điều gì nên giữ.
- Xác định ranh giới: những chuyện bạn không muốn nói, như chi tiết về một đồng nghiệp hay chuyện cá nhân, và chuẩn bị một câu chuyển hướng nhẹ nhàng.
- Hỏi trước hình thức: gặp trực tiếp, phiếu khảo sát, hay cả hai; nội dung có được giữ kín với sếp trực tiếp không.
Nếu buổi phỏng vấn là phiếu khảo sát viết, hãy nhớ rằng văn bản tồn tại lâu hơn lời nói. Viết như thể người được nhắc tới sẽ đọc nó, vì đôi khi đúng là như vậy.
Biến bức xúc thành góp ý có ích
Cùng một vấn đề có thể được nói theo cách khiến người nghe phòng thủ, hoặc theo cách họ ghi lại được. Bảng dưới là vài ví dụ:
| Bức xúc nguyên văn | Góp ý dùng được | Vì sao tốt hơn |
|---|---|---|
| Sếp em không biết quản lý | Trong năm qua nhóm không có buổi trao đổi riêng nào về phát triển, em không rõ mình cần làm gì để lên bậc | Mô tả hành vi, không phán xét con người |
| Ở đây ai cũng làm quá giờ | Ba tháng gần nhất nhóm thường làm tới tối vì một người phụ trách hai mảng sau khi đồng nghiệp nghỉ | Chỉ ra nguyên nhân có thể sửa |
| Lương quá thấp | Mức lương của vị trí này thấp hơn các lời mời em nhận được, và lần đề xuất năm ngoái không có phản hồi rõ | Nói về chính sách và quy trình, không về cảm xúc |
| Không ai đào tạo người mới | Tuần đầu của em không có tài liệu hướng dẫn, em mất khoảng một tháng để tự tìm hiểu hệ thống | Có thời gian cụ thể, dễ ghi nhận |
Điểm chung của cột thứ hai là có quan sát cụ thể, có khung thời gian, và hướng tới một việc người khác có thể làm. Người nghe có thể không đồng ý, nhưng không thể gạt đi như một lời than.
Những câu hỏi khó và cách trả lời
"Bạn sẽ đi đâu, mức lương bao nhiêu?" Bạn không có nghĩa vụ nói tên công ty mới hay mức lương. Có thể trả lời ở mức chung: "Em chuyển sang một vị trí cùng nghề với phạm vi rộng hơn." Nếu thấy thoải mái và không có thoả thuận bảo mật với nơi mới, nói tên công ty cũng không sao, nhưng mức lương thường nên giữ.
"Điều gì có thể khiến bạn ở lại?" Trả lời thật, nhưng hiểu rằng câu này có thể mở ra một đề nghị giữ lại. Nếu đã quyết, nói rõ: "Ở thời điểm này em đã nhận lời nơi mới, nhưng nếu trước đây có được điều này thì có lẽ em đã không tìm việc."
"Bạn đánh giá người quản lý trực tiếp thế nào?" Đây là câu quan trọng nhất với công ty và nhạy cảm nhất với bạn. Mô tả hành vi cụ thể, cả tốt lẫn chưa tốt, tránh tính từ chung chung. Nếu có chuyện nghiêm trọng như quấy rối hay vi phạm, phỏng vấn thôi việc không phải kênh duy nhất; nên dùng kênh khiếu nại chính thức và giữ bằng chứng.
"Bạn có giới thiệu công ty cho người quen không?" Trả lời trung thực kèm điều kiện, ví dụ: "Có, với người thích môi trường ổn định và quy trình rõ; với người muốn lên nhanh thì em sẽ nói thêm về tốc độ lên cấp ở đây."
Những điều tốt hơn là không nói
Có những thứ, dù đúng, nói ra trong buổi này thường gây hại nhiều hơn lợi cho bạn và cho người ở lại:
- Tin đồn, chuyện cá nhân của đồng nghiệp, những gì bạn nghe kể mà không tự chứng kiến.
- Danh sách tên những người khác cũng đang tìm việc. Đó là chuyện của họ.
- Lời lẽ xúc phạm, kể cả khi bạn rất bức xúc. Người ghi chép sẽ ghi nhận cảm xúc thay vì nội dung.
- Những lời hứa bạn không chắc giữ được, như "em sẽ quay lại giúp bất cứ lúc nào".
- Thông tin về điều kiện ở công ty mới để so sánh chi tiết; điều đó không giúp gì cho ai và có thể vi phạm cam kết bảo mật với nơi mới.
Nếu có chuyện nghiêm trọng mà bạn thấy công ty cần biết, như vi phạm pháp luật hay an toàn, hãy cân nhắc nêu bằng văn bản qua kênh chính thức, ngoài buổi phỏng vấn thôi việc, và giữ một bản cho mình.
Khi công ty không tổ chức buổi này
Nhiều công ty, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, không có phỏng vấn thôi việc. Nếu bạn có những góp ý mà bạn nghĩ có ích cho người ở lại, có thể gửi một thư ngắn tới người phụ trách nhân sự hoặc người quản lý cấp trên sếp trực tiếp, sau khi đã bàn giao xong. Thư nên ngắn, vài đoạn, nêu hai ba điều cụ thể với giọng xây dựng, và không yêu cầu phản hồi. Mở đầu bằng lời cảm ơn về những gì bạn học được, rồi mới đến phần góp ý, để người đọc không gạt thư đi như một lời than của người đã rời đi.
Cũng có lựa chọn không gửi gì. Nếu quan hệ đã căng hoặc bạn thấy góp ý sẽ không được nghe, im lặng rời đi một cách lịch sự không có gì sai. Điều đáng tránh là kể lể trên mạng xã hội hoặc các trang đánh giá nơi làm việc bằng giọng tức giận ngay khi vừa nghỉ; nhà tuyển dụng tương lai cũng đọc được những nơi đó.
Sau buổi phỏng vấn: khép lại cho gọn
Khi buổi trò chuyện kết thúc, cảm ơn người phỏng vấn và hỏi xem còn thủ tục gì cần hoàn tất: giấy tờ, trả tài sản, xác nhận bàn giao, lịch thanh toán các khoản còn lại. Đây cũng là lúc hỏi về các giấy xác nhận bạn cần mang sang chỗ mới.
Trong những ngày cuối, gửi lời chào tới đồng nghiệp và các phòng ban từng làm việc cùng, kèm một cách liên lạc cá nhân nếu bạn muốn giữ quan hệ. Một tin nhắn riêng cảm ơn sếp trực tiếp, kể cả khi quan hệ không hoàn hảo, thường được nhớ lâu hơn bạn nghĩ.
Cuối cùng, ghi lại cho chính mình vài dòng về những gì bạn học được ở công ty này và những điều bạn không muốn gặp lại. Đó là danh sách hữu ích khi bạn chọn bước tiếp theo, và khi vài năm sau có ai hỏi bạn về nơi này.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải tham gia phỏng vấn thôi việc không?
Thường đây là hoạt động công ty tổ chức để lấy ý kiến, không phải nghĩa vụ pháp lý của người lao động. Bạn có thể từ chối lịch sự, nhưng tham gia và góp ý tử tế thường có lợi cho quan hệ lâu dài và cho đồng nghiệp còn ở lại.
Nói thật trong phỏng vấn thôi việc có ảnh hưởng đến thư giới thiệu không?
Có thể, nếu nói theo cách công kích. Góp ý cụ thể, có ví dụ và giọng bình tĩnh hiếm khi gây hại. Nếu lo ngại, hãy xin thư giới thiệu hoặc xác nhận cần thiết trước buổi phỏng vấn, và giữ phần góp ý ở mức chính sách, quy trình.
Nội dung phỏng vấn thôi việc có được giữ bí mật không?
Tuỳ công ty. Một số tổng hợp ẩn danh, một số chia sẻ với quản lý trực tiếp. Hỏi rõ trước buổi gặp. Kể cả khi được hứa giữ kín, nên nói như thể người được nhắc tới có thể biết.
Nên nói lý do nghỉ việc thật hay lý do chung chung?
Nên nói lý do thật, ở mức cụ thể vừa phải. Lý do chung chung như "muốn thử thách mới" không giúp công ty và không giúp bạn. Lý do thật, được trình bày bình tĩnh, là thông tin có giá trị nhất của buổi này.
Nếu bị đối xử bất công thì có nên nói trong buổi này?
Có thể nêu, nhưng nếu là chuyện nghiêm trọng như quấy rối, phân biệt đối xử hay vi phạm pháp luật, nên dùng thêm kênh khiếu nại chính thức bằng văn bản và giữ bằng chứng. Phỏng vấn thôi việc thường không phải nơi giải quyết vụ việc.