Email là một công cụ vô cùng hữu ích trong kinh doanh vì vậy việc sở hữu một kỹ năng viết email là vô cùng quan trọng để thành công trong kinh doanh
Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong các điểm sai lớn nhất mà số đông chúng ta đều mắc phải lúc trả lời email. Ấy chính là: viết quá nhiều.
“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan yếu như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng đa dạng câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Đa số người sẽ đang mong chờ vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ bắt buộc gửi rộng rãi email hơn. Rồi những phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình đàm luận ấy”, Weiner nhìn nhận.
Trong chuỗi email phản hồi hỗ tương ấy, theo Weiner, chúng ta đều cực kỳ dễ mắc phải 1 lỗi trong lúc giải đáp email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính “khiêu khích”. Ấy có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tiến công vì một điểm nội dung nào ấy trong mail. Và rồi chúng ta ngay tức thì biên soạn ra 1 bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, với khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tiến công tự nhiên nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.
Vậy giải pháp là gì?
“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner đề cập.
“Thông thường, với các tình huống găng tay xảy ra, toàn bộ người sẽ gửi email để biểu hiện quan điểm của bản thân. Ngoài ra, họ lại không phải đủ tỉnh ngủ để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì thế, rất với thể trong nội dung email gửi đi mang những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email bao tay tiếp tục được gửi hỗ tương, cho đến khi 1 trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp có nhau”. Trong các cảnh huống na ná, điều thấp nhất là trực tiếp đàm luận sở hữu nhau, thay vì qua email, để bạn với thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc găng. Từ ấy, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.
Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến phương pháp xử lý công việc thông minh, ấy còn là một yếu tố trong vững mạnh trí tuyệt vời cảm xúc nơi mỗi cá nhân.
Vậy, khi nào thì chúng ta buộc phải sử dụng email? Lúc nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ rẻ hơn? Giả dụ bạn còn băn khoăn mang những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:
1. Viết email và lưu nháp
Trong các tình huống găng tay, hãy soạn email nhưng không phải gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện mang bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn với thể nhìn nhận nghĩ suy của bản thân tốt hơn. Từ đấy, bạn với thể tậu ra bí quyết diễn giải xác thực ý định của mình trong email gửi đi.
2. Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn
Nếu cuộc trao đổi đang ở hồi cần thiết, hãy dành chí ít 5 phút nhất thời ngưng email. Bạn với thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút nhất thời ngừng giữa khi bao tay thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo buộc phải một khác biệt cực kỳ to.
Trong ví như không phải quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để tĩnh tâm lại.
3. Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận
Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:
• Tôi có đang viết dông dài không?
• Email này mang điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?
• Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu giải đáp xác đáng không?
• Liệu sở hữu thông báo nào trong email này mang thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, với thể làm cho người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?
• Có thông tin thừa nào tôi với thể xóa khỏi nội dung email không?
• Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được rẻ hơn không?
Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được với buộc phải gửi email đã biên soạn đi không phải. Hãy nhớ, email bắt buộc mang nội dung súc tích, minh bạch hết mức với thể. Thực tại, nếu bạn vẫn chưa quyết định được khi này nên thảo luận qua mail hay điện thoại thì chỉ buộc phải gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:
Chào (tên người nhận), chúng ta nên bàn thảo thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?
Kết
Bất nói bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là 1 hình thức giao thông thiết yếu. Bởi thế, hãy học bí quyết tiêu dùng chúng ưa thích, bạn sẽ tằn tiện được cho bản thân rất nhiều thời kì lẫn năng lượng khi khiến việc.
